ملتقى طلاب وطالبات جامعة الملك فيصل,جامعة الدمام - تجميع اختبار مهارات الاتصال ليوم السبت

[ أســــئـلـة الـمـنــاقـشـــة ]

السؤال الأول: ما هي الحالات التي تكون فيها الاتصالات الشفهية أكثر أهمية والاتصالات الكتابية والعكس؟
الاتصالات الكتابية: تشمل الرسائل ، المذكرات ، التقارير ، النشرات : تمثل بمستندات دائمة, أداة للتوثيق, تتضمن كم غزير من المعلومات, تسمح بالقراءة في الوقت المناسب, اقل تكلفه, تمنح الوقت لتخطيط الرسالة وتنظيمها جيداً.
الاتصالات الشفهية: تشمل الاتصالات المباشرة وجها لوجه أو بالهاتف والنقاشات الجماعية أول المؤتمرات : تتيح التعبير عن المشاعر أكثر, تسمح باستخدام الاتصال غير اللفظي, تسمح بالاستفسار الفوري, تتيح التعرف على رد الفعل فوراً, هي الأفضل في حالات ضرورة التفاعل, الوسيلة الوحيدة التي يمكن استخدامها م الأمين, تكون الأفضل في حالة المعلومات السرية.

السؤال الثاني: ما هو الدور الذي تلعبه الاتصالات في تشكيل ثقافة المنظمة؟
تساعد على تبادل المعلومات والأفكار والآراء والمشاعر والاتجاهات والمقترحات والمشورة والخطط والسياسات وغيرها.

السؤال الثالث: ما هي العوامل التي تجعل الرسالة جذابة؟ وتجعل قارئها لا يتوقف عن قراءتها حتى ينهيها كاملة.
الموضوع: صياغته بشكل واضح ومشوق
بداية الرسالة: واضحة ومباشرة
وضع الاستنتاجات في البداية أو النهاية حسب اهتمامات وموقف القارئ، مصداقية المرسل
العناوين: توضح العلاقة بين الأفكار، المعنى والأدلة وتوازي العناوين
الوسائل الفـنـية: ومنها :- (استخدام المسافات البيضاء - التفاصيل غير الضرورية - كل جملة تتضمن فكرة واحدة - الحرص على ترابط الجمل والأفكار والفقرات القصيرة - استخدام النبرة واللهجة غير الرسمية وغير الجافة)
خاتمة الرسالة: يجب أن تكون ذات اثر قوي.
سلامة اللغـة واحترام قواعدها وتنوع المفردات.

السؤال الرابع: ما هي خصائص الرسالة الإدارية الناجحة؟
تخطيط الرسالة بتحديد الهدف من الرسالة وتحليل القارئ ( المرسل إليه ) وتحليل الموقف.جمع المعلومات تحليل وتنظيم المعلومات إما بالأسلوب المباشر الاستدلالي أو بالأسلوب الغير مباشر الاستقرائي صياغة وكتابة الرسالة مراجعه الرسالة وتنقيحها تدقيق وتحرير الرسالة تقييم الاستجابة والتغذية الراجعة.

السؤال الخامس: متى يفضل الأسلوب المباشر في الرسائل ومتى يفضل الأسلوب غير المباشر؟
الأسـلــوب المـبـــاشـر: يفضل في الرسائل الايجابية والتي تحمل أخبار سارة وفي رسائل الطلب
الأسلوب الغير مباشر: يفضل في الرسائل السلبية ورسائل الإقناع ورسائل الائتمان

السؤال السادس: ما هي محتويات الأجزاء الرئيسية في الرسائل الايجابية؟
تكتب الرسائل الإيجابية بالأسلوب المباشر:
-1 البداية :- تتضمن موضوع الرسالة, الفكرة الرئيسية او المعلومات المفضلة لدى القارئ .
-2 الوسط :- يشتمل على التوضيحات التي تناسب الحالة مثل : تفاصيل ضرورية , معلومات تعليمية إرشادية , معلومات تكرار البيع والترويج للرسالة.
-3 النهاية :- تكون ايجابيه ودية متضمنة عبارة واضحة عن الإجراء المرغوب من المستقبل وتحفيزه على العمل.

السؤال السابع: ما هي أوجه الاختلاف بين الرسالة الايجابية والرسالة السلبية؟
الرسائل الايجابية: هي التي تحمل معلومات إيجابيه أو أخبار سارة للقارئ يتوقع منه رد فعل ايجابي.
الرسائل الـسلبيـة: هي رسالة أو مذكرة داخليه تحمل أنباء سيئة للقارئ ويتوقع منها رد فعل سلبي وأن يشعر بالحزن والأسى وعدم السرور تتطلب قدرا كبيرا من الخيال والمواهب والمهارات.
في الرسائل الإيجابية :- نستخدم الأسلوب المباشر ... والرسائل السلبية :- نستخدم أسلوب غير مباشر.

السؤال الثامن: ما هي الأجزاء الرئيسية لبيان السيرة الذاتية؟ ولماذا ينصح بكتابة المعرفون؟
الأجزاء الرئيسية لبيان السيرة الذاتية , هي : 1. المعلومات الشخصية 2. تحديد الهدف من المسار المهني 3. التعليم 4. الخبرة العلمية 5. الانجازات 6. مؤهلات 7- مهارات خاصة. 8. شهادات التقدير والجوائز 9. عضوية الجمعيات المهنية 10. النشاطات 11. الاهتمامات 12. الرخص والتسجيل.
13- المعرفون:- ينصح بكتابة المعرفون حتى يؤكدوا ويدعموا ما أوردته في السيرة الذاتية, في حال احتاج صاحب العمل الرجوع إليهم وطلب معلومات أكثر.

السؤال التاسع: لماذا ينصح بعدم زخرفة بيان السيرة الذاتية؟
1- لكي لا تخرج عن طابع الرسمية .
2- لكي لا تقلل الزخرفة من وضوح السيرة الذاتية و سهولة قرأتها.
3- لكي يكون الخط واضح ومريح للنظر وسهل القراءة.
4- لأن السيرة الذاتية شيء رسمي أكثر من أن ينظر إلى الزخرفة أو غيرها .

السؤال العاشر: ما هو دور التقارير في المنظمة؟ ولماذا تصنف ضمن الرسائل الايجابية؟

للتقارير اهمية كبيرة ودرو كبير بالمنظمات فهو ساعد على التالي :
- اطلاع المسئولون على سير العمل والانجاز في المنظمة.
- تقييم مستويات أداء الأفراد والجماعات والإدارات والنشاطات المختلفة.
- عرض نتائج دراسة/ بحث موضوع معين أو مشكلة معينة تتعلق بالمنظمة.
-عرض مقترحات / توصيات / مشورة للمساعدة في التوصل إلى قرارات.
-تغيير اتجاهات وميول وسلوك الآخرين من خلال إقناعهم بتبني تطبيق ممارسات معينة في العمل.
-توفير المعلومات والبيانات اللازمة عن الأوضاع الحالية والمستقبلية للمساعدة في إعداد الاستراتيجيات والخطط والسياسات.
-تقديم الاقتراحات والتوصيات والمشورة الهادفة إلى مواكبة التطورات العلمية.
-تحقيق درجة عالية من التعاون والتنسيق والتكامل فيما بين الوحدات.

لماذا تصنف التقارير من ضمن الرسائل الإيجابية :
لكونها حيادي وتعمل فقط للإبلاغ عن الحقائق.

السؤال الحادي عشر: ما هو دور الإصغاء في عملية الاتصال بالمنظمة؟
للإصغاء دور مهم وفعال لعملية الاتصال بالمنظمة فالإصغاء ليس مجرد السمع وإعارة الأذن فقط بل هو عبارة عن إعارة الأذن وباقي الحواس والتركيز والاستفادة مما يقول الملقي.
فمهارة الاستماع هي الوجه الآخر لمهارة الحــديـث ويمثل الاستماع أو الإصغاء وسيلة أساسية للحصول على المنبهات الخارجية وترجع الأهمية فيه بأنه أسبق حواس العقل إلى وصل الإنسان بالكون ويتسم بالقدرة على الشمول والإحاطة ويساعد على حسن الكلام مع الآخرين.

السؤال الثاني عشر: لماذا ينصح بالتحكم في لغة الجسد؟ وما دورها في المنظمة؟
ويقصد بها الوسائل غير اللفظية مثل حركات الجسم والإيماءات، وحركات العينين واليدين، وطريقة الجلوس والمشي وغيرها، وهي مهمة جداً في عملية الاتصال، ويكون لها في بعض الأحيان تأثير أقوى من الرسائل اللفظية حيث يميل الناس إلى تصديقها عندما يتعارض الاثنان.