|
رد: ملخصات التحرير الاداري من الاولى الى الحادية عشر
المحاضرة الثامنة
الوثائق الادارية غير الرسالة
جدول الارسال
تعريفها\كشف اوراقة الارسال هو وثيقة ارسال تسجل فيها بعض الاوراق او الوثائق المرسلة مع تحديد موضوعها و الاشارة الى عددها ثم الملاحظات المتعلقة بها وتبادل بين المصالح الادارية لمتابعة سير قضية ما درستها ثم ايجاد حل لها
شكلها
يتضمن جدول الارسال كرسالة الادارية لبيانات التالية
الدمغة-الطابع-المكان والتاريخ-رقم الترتيب-بيان المرسل الية في الوسط والى اليسار عنوان الوثيقة –جدول الارسال-و اخيراً الامضاء
يتم جدول الارسال في الجزء السفلي الى ثلاثة اعمدة
1-الاول الوثائق المرسلة من خلال تحديد نوعه ورقمه وتاريخه وموضوعها عبارة عن بيان مفصل للوثائق
2-نشير في العود الثاني الى عددها (1-2-3-000)
3-الملاحظات التي تنوع بحسب طبيعة الموضوع المعالج
الملاحظات\ان تحديد الملاحظة الخاصة بالمراسلة تمكن المرسل الية من معرفة السبب الذي ادى الى ارسال المستندات المشار اليها في البيان وذلك
من استخدام عبارات معينة والتي من بينها
1- الاعلام\وتستخدم هذه العبارة اذا كان الهدف من الارسال وثائق محضا بمعنى ان الوثائق التي ارسلت لا تتطلب اعطاء رأي فيها و انما مجرد ل لا طلا ع والحفظ يصبح عند الانسان علم بهذه الوثيقة
2- التبليغ\تستعمل من الجهة المرسل اليها الوثيقة لا طلا ع عليها و ارجعها و امكان المرسل اليها ان يرجعها مرفقة برسالة يتضمنها ملاحظاته
3- قصد تزويد بعناصر الجواب\تستخدم عندما يطلب من المرسل الية معلومات او ايضاحات في مسائلة عرضت على المرسل لكن لا تتوفر لدية المعلومات الكافية لدرستها
4- قصد الامضاء\تستعمل حينما يتعلق الامر عمل ما يتطلب عرضة على جهة عليا لتوقيع علية او ان الوثيقة تتطلب الامضاء من عدة جهات ادارية مثل حالات التحويل والنقل المكاني
5- قصد التخصيص\تستعمل هذه العبارة حينما يكون المستند من اختصاص المصلحة المرسل اليها لتأخذ ما تراه مناسب من قرار بحقها في الغالب هي الجهة المرؤوسة الى غير ذلك من العبارات مثال
لتنفيذ-لا بدئ الريْ كلها تتعلق بالملاحظات
الاشعار بالوصول و الأفادة بالاستلام \
القاعدة العامة ان الرسائل الادارية المصلحيه لا تكون محل اشعار بالاستلام وربما يعود ذلك لعوامل اقتصادية او زمانية ولكن قد يكون من الضروري الاشعار بالاستلام في حالات معينة حالة ما اذا كانت طبيعية الاجابة تتطلب دراسات او تحريات او اجراء ت معينة وحالة ما اذا بدئي المرسل رغبته في ذلك لسبب ما
في نموذج راح يصوره الاستاذ في احدى المحاضرات
البطاقة الهاتفية
تستعمل البطاقة الهاتفية كوثيقة لتسجيل المكلامات الهاتفية التي تصل الى ادارة المؤسسة ولم يكن المعني بها حاضر وقت المكالمة ان هذا النوع من البطاقات تستعمل بكثرة في المؤسسات الكبرى خاصة في حالة وجود هاتف مشترك ويمكن استخدامها حتى في الادارات الصغيرة لتنظيم الاتصال ومراقبة الهاتف وقد تخصص بطاقات للهاتف لمكالمة واحدة
كنموذج التالي راح تنزل في محاضرة مستقلة
المذكرة\هي وثيقة ادارية داخلية تستعمل داخل نفس الجهة الادارية التي يتتبعها محرر الوثيقة بهدف قضية جارية يمكن ان تتوجة الى سلطة راسية او الى اعلى رتبة وذلك عند طلب توضيحات وتعليمات او ترسل الى جهة ادارية مرؤوسة نازلة الى اسفل عند تقديم معلومات او توجيهات وقد توجه الى فرد معين رئيس مصلحة مثلا او مجموعة من الافراد اساتذة وموظفين وهي من
أجرات التنظيم الداخلي ولاكن تختلف عن بعض الصور المشابهة مثل المنشور الذي له اهمية مستمرة وصفة العمومية تخرج عن دارة الداخل في حين ان المذكرة اهمية مؤقتة و داخلية ولكن المنشور صفة من عدد التوجيهات وتعليمات دائمة
شكلها \ من الشكليات الموجودة في المذكرة
1-الطابع الذي يجسد الجهة الادارية مصدرة المذكرة مثل الدولة
2-التاريخ وبيان المرسل اليه مسبوقا بلفظ الى مثل مذكرة الى سيد-والى سعادة رئيس القسم 000000الخ
مذكرة الى –اذا كان المرسل الية مرؤوس نازلة
مذكرة لا جل –اذا كان المرسل الية جهة عليا صاعدة لا على
وقد تكون مرقمة وتحمل موضوع وفي المقابل لا تجد فيها بيانا لمرجع او وثائق مرفقة ولا تتضمن صيغ للمجاملة
المضمون\يختص النص على ذكر الاساس فيها فعليه فان اسلوبه وجيز ودقيق ومعبر والمطلوب في المذكرة اهمية بما يتعلق بتكيف طبيعتها وتحديد صورها التي يمكن ترتيبها على النحو الاتي
1-المذكرة العادية 2-المذكرة التوجيهية
3-المذكرة الأعلامية\ تشبه الاعلام
4-المذكرة المصلحيه \بين المصالح الادارية
وهي وثيقة علاقات تسلسلية تربط الرئيس الاداري بالمرؤوس وتكون نازلة دائما من الاعلى الى الاسفل وتوجه الى مجموعة من الافراد المرؤوسين و اخيرا
المذكرة الدبلوماسية \المتبادلة بين الهيئات الدبلوماسية لتوضيح بعض المسائل مثل التبليغ او معلومات او تلخيص او مقابلة
الذاكرة\وثيقة يحررها شخص اجنبي عن الادارة ويغلب عليها الطابع الذهني وغالبا ما يكون موضوع دراستها توجيه تحرك او عمل السلطات العامة في مجال معين كتجارة العمران و الصناعة و الثقافة 0000 الخ
شكلها وموضوعها
ليست لها شكليات معينة و انما تخضع لرغبة محررها الذي عادة ما يلتزم المنهج العلمي في دراستها وتحريرها وهي عبارة عن دراسات او استشارات لمقدمها خبير او صاحب تجربة لتخصص معين الخبرة في الجهة الادارية المعينة لافتقاد ذو الخبرة في الجهة الادارية المعينة
نص المادة 26 من قانون البلدية الجديد رقم13 نص على انه يمكن لرئيس اللجنة ان يستعين بأي شخص يستطيع بحكم اختصاصه تقديم معلومات مفيدة لا شغال اللجنة فل الوسيلة المستعملة هنا تقديم المعلومات وهي الذاكرة مهما اختلفت تسميتها وطريقة تقديم المعلومات مع الملاحظ ان النص استخدم اختصاصه ويبدو كلمة تخصصه الاصح
المحضر \ هي ثيقة ادارية رسمية من خلالها يروي عون الدولة أي احد افردها مارى او سمع او عاينه وينقل الوقائع والتصريحات الى رؤوس الا دارين او الجهة التي طلبته دون ابدئ رائي ب شانها
والقاعدة المحضر يحرر من سلطة الادارية او القضائية
طبيعتها\ تتمثل في عرض الوقائع بدقة او نقل التعريفات بدون تقديم
ملاحظات او اقتراحات او استخلاص نتيجة وبذلك يتميز عن التقرير وعن عرض الحال في نقطتين اساسيتين
1-يعتبر المحضر تصرف له دلالة في الاثبات ان قوة الاثبات لا تكون صحيحة اكتمال شكلها ويكون قد حرره وضعه اثناء مباشرة عملة وعلية فان المحضر لا يمرر كقاعدة الى من طرف اشخاص مؤهلين لذلك والى المكلفين بالضبط القضائي المذكورين المادة رقم 14الى28 من قانون الاجرات الجنائية من هولاء ضباط الشرطة القضائية و اعوان الضبط القضائي وكذلك الموظفون و اعوان المنوط بهم القانون والضبط القضائي كا لوالي و رئيس المجلس الشعبي او البلدي او مفتش العمل وغيرهم ويقتصر دور المحرر لمحضر على سرد الوقائع او نقل التصريحات كما هي دون زيادة او نقصان
شكلها \يحتوي المحضر في الجزء الاول على البيانات التالية
1-الدمغة 2-الطابع 3-العنوان و هو عبارة عن ذكر كلمة محضر في الوسط مع بيان نوعه \1-محضر تحقيق \الشرطة تحقق مع الجاني
2-محضر معاينه \يعاين موقع الجناية او الحادث او يعمل ضبط لحادث وعمل كروكي
4- الاسم ولقب المحرر بالكامل
6- صفته 7-الامضاء
وفي الواقع يكون المحضر مطبوعا سلفا في استمارات وما على العون الى يدون الشيء المطلوب منه في المكان المخصص له تسهيلا لمهمته
8-الموضوع\يحرر المحضر دائما في جمع المتكلم و يبتدا بكتابة التاريخ با لأحرف لا با لأرقام مثال في الثاني جان الف و اربع مئة وتسعين في التاسعة صباحا نحن 00000و لقب وصفة المحرر ومكان عمله انتقلنا الى 00000ثم تسجيل الوقائع المشاهدة ثم التصريحات المسموعة و الاطراف المعنيه ثم ذكر الشهود ان و جدو في الاجراءت المتخذة وينتهي المحضر عادة بعبارات معينه مثال لقد حررنا هذا المحضر طبقا لاجراءت المعمول بها ووقعناها مع الشهود بعدما تم قرائتها عليهم و اثبتو ان ليس لهم شيء بالزيادة والنقصان وذلك في اليوم 00والشهر00 المذكور اعلاه ويمكن نجمع تلك الجوانب من خلال التصميم التالي سيفرد بمحاضراه مستقلة 1-هيكل المحضر
2-بلورت المحضر
1-الطالب للمحضر جهة قضائية
2-عون الدولة مؤهل قانوني
3-يصف الواقع وصف دون اقتراح
4-يقتصر دوره على ملئ نموذج في الفراغات التي فيه
5-يرفعه للجهة الطالبة للمحضر
تلك كانت القاعدة لكن العمل في الادارة على اجراء عداد من المحاضر اعداد محاضر مختلفة منها
1-محضر تنصيب الموظفين
2-محضر مباشرة العمل
3-محضر استلام المهام
4-محضر استلام ادوات
5- محضر الاجتماع\يطلق عليه عرض حال اجتماع الذي نعالجه عند دراستنا للوثائق المتعلقة بالاجتماع
نموذج محضر تنصيب سيعرض في محاضرة مستقلة
6-الاعلام والتبليغ\ينبغي التميز بين الاعلام والبلاغ لكثرة ما يقع الخلط بينهما ولقد يطلق عليهم البيانات لتودي نفس المعنى ونفس المهمة كا اجراء اعلامي خبري ونظريا البلاغ يوجه للجميع ام الاعلان يخص فئة معينه من الفئات الاجتماعية مثل الكتاب او الأساتذة او الطلاب او التجار ويتكون الاعلان الذي يمكن ان نعرفه با نه وثيقة او نص اعلاني من خلال ما تنقل السلطة الادارية او سياسية نتائج مؤتمر ما او دراسة معينه طرق العمل باجراء قانوني معين او يخبر الفئات الاجتماعية المعينه
شكله ووسيلة تبلغيه\
ليست هناك شكليات معينه ما عاد الطابع الذي يشار اليه في عنوان الوثيقة مثال اعلان من وزارة التربيه والتعليم العالي والبحث العلمي وقد يلحق عنوان الوثيقة صفة المخاطب به مثال اعلان الى طلبة السنة الثانية او اعلان الى اساتذة السنه الثانية كما ان الامضاء يتوقف على كيفية التبليغ في حال استعمال ملصقات يتعين الامضاء مع بيان صفة الممضي وان جرت العادة على كتابة كلمة اداره مع وضع الختم لأطفاء الرسمية عليه اما كانت وسائل التبليغ هي الصحافة المكتوبة المسموعة او المرئية جر ايد او اذاعه او تلفزه فيتعذر ذلك عمليا
موضوعه\ يجب ان يكون الاعلان موجزا واضحا دقيقا شاملا لجميع المعلومات الازمة تساعد المعنين على فهمه بسهوله ومواضيع الاعلان متعددة منها\1-الاعلان عن التوقيت الجديد في العمل 2-الاعلان على المداوات المصالح الطبية 3- الاعلان عن سير نتائج مؤتمر ما 4-الاعلان عن تاريخ مسابقة معينه او اجتماع معين ويؤدي هنا دور الاستدعاء الجماعي اننا نجد في التمهيد عبارة تحدد الجهة مصدرة للاعلان مثال يعلن مدير ادارة مدرسة انا وهكذا 7-تحرير الغلاف ان الغلاف هو حافظ الوثيقة المرسلة ولهذا ادرجنا ضمن دراسة الوثيقة الادارية كما ان تقديم الغلاف كتقديم الرسالة يعكس شخصية المرسل فعلى المرسل ان يكتب البيانات الدالة على المرسل اليه بوضوح سواء اكانت باليد او بالألة الراقنه وكقاعدة عامه لا نكتب اسم ولقب الشخص على ظهر الغلاف اذا كانت المراسلة من طبيعة ادارية مرفقيه اذا كانت ذات طابع شخصي يمكن ذلك ان اهمية التفرقة تبان من فتح الظروف من عدمه ان كانت الرسالة طابع شخصيه بحته لا تفتح و انما يحتفظ بها كما هي لحين حضور المعني بها ليفتحها بنفسه اما ان كانت ادارية بحته يمكن لا مانة الجهة الادارية فتحها مع التوجيهات المتقدمة 1-نشير الى وضع الوثيقة داخل الظرف حتى لا تظهر محتوى الرسالة يستحسن ان يكون الغلاف نفس لون الورقة الداخلية وحتى لا تقسم المراسلة الى جزئين يجب ان نراعي وضعها داخل الغلاف بان يكون الامضاء والطابع بالجهة العلوية التي يغلف بها الظرف مثل اذا كانت الرسالة ادارية مرفقية ان يقتصر على صفة المرسل اليه فقط مثل الى سيد مدير المدرسة وان كانت ذات طابع شخصي فالعنوان يكون كتالي الى سيد حاتم اسماعيل مدير المدرسه
|