التحرير الاداري
الوثائق المتعلقة بالاجتماعات
المقدمة
عرفت الادارة الحديثة توسعا كبير في نشاطها وتنوعت عمليتها وكثرة مشاكلها وتعقدت لسبب ما وزادت اتصالتها بزيادة علاقاتها مع بعضها البعض ومع الافراد لكثرة متطالباتهم اليومية و لايجاد حل للمشاكل المطروحة كان من الضروري تنظيم اجتماعات لدراسة تلك القضايا فا نشئات لذلك هيئات متخصصة من مجالس ادارية
ومجالس علمية ومجالس تربوية وهيئات استشارية ولجان الى اخرة ولتنظيم اجتماع ما كان على الادارة المعنية ان تحضر نفسها مادي وبشري وقانوني بان تهيا الظروف المادية وتستدعي بصفة نظامية من له علاقة بالاجتماع و تعلمه بموضوعة
حتى تكون المناقشة جدية ونتائج والحلول المتخذه جيدة وعليه فان هذه الاجهزة مهما كانت تسمياتها فهي بحاجة الى ثلاث من وثائق الاستدعاء وجدول العمل
وعرض الحال
1- الاستدعاء\تعريفه رسالة ادارية مختصرة تتضمن طلب حضور شخص ما لاجتماع معين وذلك لدراسة موضوع محدد بتاريخ ومكان ثابت
أ- شكله\بما ان الاستدعاء عبارة عن رسالة فانه نفسه يخضع للعناصر الشكلية المطلوبة في الرسالة وقد يكون الاستدعاء فرديا وهنا يمكن ان يتخذ شكل الرسالة الادارية المرافقيه او ذات طابع شخصي وقد يكون الاستدعاء جماعيا وهنا يتخذ شكل الاعلام
ب- موضوعه\ان موضوع الاستدعاء مختصر جدا اذ يحتوي على ذكر البيانات الاساسية التالية
1-موضوع الاجتماع حتى تكون المشاركة المدعوين فعالة
2-تاريخ الاجتماع
3-القاعة التي يعقد فيها مكان الاجتماع مثل الاجتماع في كلية الاداب جامعة الملك فيصل
4-الشخص الذي سيرئس الجلسة و احيانا حتى الاشخاص المدعوين
ان لموضوع الاجتماع عدة صور فيمكن ان يتناول بدراسة مشروع قرار ما فحص الحالات الشخصية او توزيع الاعتمادات المالية لتطبيق منهجية معينة لمادة معينة و ايجاد حل لمشكلة مطروحة وهكذا
ج- شروطه و أطرافه\
1-ان الشرط الاساسي في الاستدعاء ان يكون مكتوبا لا شفويا
2-ان يرسل في المدة الكافية لتحضير الشخص نفسه وذلك الى مقر اقامته وعمله وضرورة مراعاة نص قانون مرفق بجدول العلم
3-من يتولى الاستدعاء فان نميز بين حالتين بالنسبة للجمعيات المنصوص عليها لقانون او التنظيم لمجالس المنتخبه او للجان فان القانون الذي يحدد عادة عدد الاجتماعات ومدتها ويعين شخص يتولى الاستدعاء ويكون مسئول عنه مثل امين السر
اما بنسبة لمجموعات العمل الاخرى مثل المجالس الادارية فان الاجتماعات تنظم كل ما دعت الحاجة الى ذلك وقد تحدد تاريخ الاجتماعات في اول دورة مثال اجتماعات قسم دراسات الاسلامية كلية الاداب
اما من يتولى الاستدعاء الرئيس الاداري الاعلى على مستوى الجهة الادارية او الذي يملك سلطة اتخاذ القرار
اما من يستدعي الاشخاص الطبيعيون المعنيون بالاجتماع او الاشخاص المعنيون وذلك بواسطة ممثليها
د- أمثلته
الجهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
ولاية معسكر 00000 معسكر في 00000 0
مديرية 00000000
مصلحة 0000000
الرقم00000000
السيد (ة) / الآنسة .................................................. .........
العنوان .................................................. ....................
الرجاءمنكمالحضورإلى .................................................. ....................
يوم .................................................. .. علىالساعة ..........................
الموضوع (سببالاستدعاء)................................................. ...................
.................................................. ..............................................
الرجاءإحضارالوثائقالتالية:................................................. .................
.................................................. .................
الصفةالوظيفيةوالاسمالشخصي
(ختمالمصلحة
2- جدول الأعمال
ان جدول الاعمال روزنامة العلم او جدول اليوم هو عبارة عن بيان مفصل لنقاط الاساسية التي ستدرس خلال الجلسة يعد الموظف الذي ارسل الاستدعاء بنفسه ويوجهه مرفق بالاستدعاء الى المعنين حتى يكون على علم بالموضوع وتجدر الملاحظة بان يمكن ادراج نقاط جديدة بعد الانتهاء من النقاط المحددة في جدول تحت اسم متفرقات او تحت اسم ما يجد من اعمال او ما يجد من موضوعات ولا عطاء صورة متكاملة عن الاجتماع مشروع النص محل دراسة عرض حال الاجتماع السابق وهكذا
مثال 1- اجتماع قرار مقرارت 2- مصادقة على المقررات
ويعلق جدول العمل عند مدخل قاعة المداولات اوالجلسات وقد يكون سري كمايجدر التذكير ان جوال الاعمال يمكن ان يحرر في ورقة خاصة ويمكن ان يكتب في ذات ورقة الاستدعاء جدول الاعمال المهم ان يرفق بالاستدعاء او الناس يطلعون عليه
3- سير الاجتماع و تحرير عرض الحال
أ- سير الاجتماع:
بعد ارسال الاستدعاء وحلول اجل الاجتماع على المسئول ان يهي الظروف المادية ماهي الظروف المادية للاجتماع هي التحضير للاجتماع من طاولات ومقاعد وللكتابة اوراق واقلام وكمبيوترات اواشياء للعرض الى اخره
والغالب ان المعنيون يجلبون الوسائل الازمة لكن احتيطا حتى لو احد نسي او لم يحضر وعمليا فان امنة المسئول التي تقوم بذلك وتحضر ملف الرئيس الذي يشمل القائمة الاسمية لمدعوين وبرنامج الاجتماع وبمعرفتنا بقائمة المدعوين نستطيع ان نقول هذا الاجتماع قانوني اوغير قانوني مثل اذا كانو المدعوين 30 وحضر15 اذا كان النصف او اكثر اجتماع قانوني واذا اقل من النصف يجل الاجتماع الموعد اخر ويكون القانون بالعدد الذي يحضر ويرئس الجلسة الرئيس الاداري الذي ارسل الاستدعاء وحدد جدول العمل اذا حصل له مانع او تغيب لسبب ما يخلفه مندوبه المعين لممارسة مهامه وتجدر الملاحظة بان الاجتماع المتعلق بمجالس المنتخبة لايكون صحيحا في دورته الاولى الى اذا حضر اغلبية الاعضاء الممارسين اما في باقي الاجتماعات الادارية فان عدد الاعضاء لا يؤخذ في غالب الاحيان بعين الاعتبار الى اذا كان هناك تصويتات على قرارات مهمه ومعينه
يعني كتابة الجلسة يكون لها عضو قد يعينه النص كلمدير في مصلحه اويختاره الرئيس الاداري وغالب يكون المسئول الفرعي لاحد المصالح او من ملحقين بديوانه او امانته ويتعين على المحرر ان يقدم في مستهل الجلسة ورقة لتوقيع تسجل فيها اسماء الحاضرين وصفاتهم وعند اقتضاء المصلحة التي كلفوا بتنفيذها
وقد يمسك دفتر لذلك كما يذكر الاشخاص المتغيبين بعذر او بغير عذر وسيظهر
ذلك من خلال عرض الحال
ب-عرض الحال:
لقد جرت العادة على تسميته بالمحضر خطاء ذلك لان المحضر كما راينا يحرر من طرف اعوان مؤهلين ومحددين بنص القانون واطلق عليه البعض تسميته بيانا مع الفارق الجوهري بينهما اذا يتصف البيان اكثر من اعلامي والبلاغي
ويمكن تعريفه بانه وثيقة ادارية تسجل فيه بصفة تحليله ما دار في اجتماع عمل ما وينقل ذلك حرفيا و با امانه من خلال التعريف نستنتج ان هناك نوعين من عرض الحال 1-عرض حال يقصد به محضر الاجتماع
2- وهناك من يسجل الوقائع ويسميه محضر
1. عرض الحال التحليلي\وهو يسجل فيه تدخلات الاعضاء بصفة تحليله بمعنى ان كاتب الجلسة يقتصر في قفل التدخلات على ماهو اساسي في المناقشات والحلول المقترحة ان هذا النوع يستعمل في سائر الاجتماعات ومنها الادارية و لا يخضع لشكليات معينه ثابته لكن يجب نقل التدخلات صحيحا كاملا وجيزا
2. عرض الحال الحرفي \وذلك يتميز بالنقل النوع الحرفي وسير الاجتماع يعني يكتب كل مادار في الاجتماع ان طبيعة الموضوع واهميته وكذا نوعية الجمعية هي التي تفرض على المحرر تلك التدخلات والمناقشات يكاملها ان هذا النوع من عرض الحال يستعمل اكثر في المؤتمرات والجمعيات والمجالس المنتخبه وكقاعدة عامة فان عرض الحال يتكون من البيانات التالية
1-الطابع 2-عنوان الوثيقة مكون من عرض الحال متبوع بنوع الاجتماع
3-مختوم بالسنه 4-الامضاء الذي عادة ما يتجسد في امضائين امضاء المسئول الرئيس الاداري الى اليسار وامضاء المحرر الكاتب الى اليمين
ويمكن ان يوضح ذلك اكثر بتصميم التالي .
تصميم لعرض الحال
الجمهورية الجزائرية الشعبية الديمقراطيه
ولاية 0000000000 معسكر في 0000000
مديرية 00000000
مصلحة 000000
.........................................الى السيد
الموضوع:عرض حال عن حادث سير
وقعحادثسيريوم ............. علىالساعة.......علىالطريقالوطني
رقم............... بينسيارةسياحيةمننوع ............... وشاحنةلنقلالبضائعمن
نوع.................. ،وأدىالحادثإلىعطبجسيمبالسيارةوانقلابالشاحنةعلى
جانبالطريق،ممانتجعنهجروحخطيرةلسائقالسيارةوأحدمرافقيه،وتلفالبضاعة
............التيكانتمحملةفيالشاحنة.
نقلالجريحانإلىمستشفى .................. بينماتولتمصالحالبلديةبالتعاونمع
أعوانالخدمةالمدنيةإعادةتهيئةالطريقلتسهيلحركةالمرور.
وقدقمنابمعاينةالحادثوالاستماعإلىالشهود،وتأكدلنابعدالتحريأنالحادث
ناجمعنالإفراطفيالسرعةمنطرفالسائقين،وعدماحترامقواعدالمرور؛غيرأنه
ينبغيالتأكيدعلىأنمكانوقوعالحادثعبارةعنمنعرجضيقيشكلخطراعلىالمارة،
لاسيماوأنهوقعتحوادثشبيهةسابقافينفسالمكان.
الاسموالصفةالوظيفية
(الختموالتوقيع)
عناصره
1- التمهيد\و هو عبارة من مدخل نذكر فيه تاريخ الاجتماع الساعة ومكان انعقاد الاجتماع واسم رئيس الجلسة وصفته وموضوع الاجتماع اسماء وصفات الحاضرين والغائبين بعذر او بغير عذر
2- العرض \نشير الى النصاب القانوني اذا كان هناك نصاب متوفر لانعقاد الاجتماع ام لا اذا اشترط القانون حضور نصاب منعين ولا فلا داعي لذلك ونسجل كيفية اتخاذ القرار و اذا كان ذلك بالاجماع او بالنسبة معينه فقط
وفي حالات الاخيرة نذكر عدد الموافقين والمعترضين والممتنعين وكل ذلك بحسب طبيعة موضوع الاجتماع
3- العبارة الختامية ينتهي عرض الحال بعبارة معينة والعبارة الجارية هي رفع رئيس الجلسة على الساعة الفلانيه ثم ترسل نسخة لمعنين حضروا او تغيبوا وذلك بعد مراجعتها وتبيضها وتجدر الاشارة الى ان هناك نوع اخر من عرض الحال الواقعي\الذي يخص التربصات والمهمات والذي يكتفي بسرد الاحداث اوصفها كما لوقعت
نموذج
المدرسة الوطنية الادارة
عرض حال اجتماع مجلس اساتذة السنة الثانية 25جان 1994
عقد اجتمتع يوم الثلاثاء 25 جان 1994 على الساعة 9 صباحا في قاعة الاجتماعات تحت رئسة السيد 000000ولقب0000مدير المدرسة
وذلك لدراسة الوسائل المتعلقة00000000
او الموضوع المتعلق بي000000000
حضر الاجتماع السادة
السيد00000 مدير المدرسة
السيد 000000نائب مدير الدراسات
السيد 000000 استاذ الرياضيات
اعتذر عن الحضور السادة
السيد 00000
السيد 00000
تغيب بدون عذر
السيد 0000
السيد 0000
افتتح الرئيس الجلسة ورحب بالحاضرين وذكر مذكرة بالموضوع واهميته وطريقة معالجته بالنقاط المدرجة في جدول الاعمال وكيفية التدخلات واعطي الرئيس الكلمة لسيد نائب مدير الدراسات فلاحظ كذا واشار الى كذا ثم احيل الكلمة الى السيد000استاذ الرياضيات وبخصوص النقطة الفلانيه ابرز اهميتها وقال كذا و كذا واقترح الموضوع التالي وتابع التسجيل التدخلات وبعد الانتهاء من جدول الاعمال شكر الرئيس الحاضرين ورفع الجلسة في الساعة الفلانية
كاتب الجلسة الاسم مدير المدرسة الاسم
الامضاء الامضاء