[S.O..B]

بسم الله الرحمن الرحيم

اللهم علمنا ماينفعنا وانفعنا بما علمتنا وزدنا علما نافعا يقربنا إليك

المحاضرة الثالثة

(مهارات إدارة الاجتماعات)


تختلف الاجتماعات التي تتم في المؤسسة عن أي نوع من أنواع الأحاديث والمناقشات الفردية والجماعية بین الأفراد ، فاجتماعات العمل يُعد لها مسبقاً ويكون لها أهداف محددة . ويتم الإعداد للاجتماعات قبل انعقادها بفترات زمنية طويلة ، كما يتم التحضير والإعداد لها كما يتم إرسال الدعوات للمشاركين في الاجتماع وإعلامهم بموعد ومكان انعقاد الاجتماع ، كما أن هناك أنواع متعددة من الاجتماعات تختلف باختلاف الهدف من الاجتماعات


مفهوم الاجتماع


* تعرف الاجتماعات بأنها تجمع من الأشخاص تربطهم علاقة مشتركة وهدف واحد ويناقشون موضوعاً أو موضوعات متعددة من أجل الوصول إلى تقديم مقترحات أو الوصول إلى قرارات حول الموضوعات التي تمت مناقشتها في الاجتماع

* ويعرف الاجتماع أيضا بأنه الوسيلة التي يلتقي من خلالها الإفراد في المؤسسات من أجل تبادل الآراء والأفكار حول موضوعات الاجتماعات من أجل التوصل إلى قرارات جماعية تتعلق بالموضوعات التي تم إقامة الاجتماع من أجلها

*ويعرف الاجتماع أيضاً بأنه الفترة التي يجتمع فيه مجموعة من الأشخاص في تنظيم معين بشكل رسمي وجهاً لوجه في فترة زمنية محددة تختلف تلك الفترة باختلاف طبيعة الاجتماع ، وفي مكان محدد، ويتم داخله تناول الموضوعات التي تطرح بطريقة نظامية حتى يتم تكوين رأياً معيناً أو موقفاً محدداً

*أما مفهوم إدارة الاجتماعات فيشير إلى أحد الوسائل المهمة للاتصال الذي يتيح الفرصة لجميع الأعضاء المشاركين لإبداء مقترحاتهم ، وهو الوسيلة التي يتم من خلاها تحقيق أهداف الاجتماع وجعله فعالاً ، وهو الوسيلة التي تجعل من وقت الاجتماع مهماً ، والتي تؤدي إلى الاستفادة من جميع خبرات المشاركين



أهمية الاجتماعات

ترجع أهمية الاجتماعات إلى :

1- أن الاجتماعات هي الوسيلة المثلى للتوصل إلى القرارات الرشيدة ويأتي ذلك من خلال تنوع خبرات المجتمعين، ومن خلال تبادل الآراء ووجهات النظر بين المجتمعين

2- تُعد الاجتماعات وسيلة لتبادل الآراء حول مشكلات التنظيم

3- يتم من خلال الاجتماعات التنسيق بين الجهود المبذولة داخل المنظمة والتنسيق بين جهود المنظمات المختلفة.

4- تتيح الاجتماعات الفرصة لتبادل الخبرات بين أفراد التنظيم

5- تتيح الاجتماعات الفرصة للقاء القادة بالعاملين ، كما تتيح الاجتماعات الفرصة للعاملين لطرح مشكلاتهم .

6- يترتب على الاجتماعات مجموعة من الآثار الايجابية مثل (بث روح التعاون بين العاملين ، ورفع الروح المعنوية نتيجة المشاركة ، كما تؤدي إلى اكتساب المشاركين للخبرات والمهارات من خلال الاجتماعات)

7- يتم من خلال الاجتماعات تقديم احدث وأوضح المعلومات من المسئولين للعاملين

8- يتم من خلال الاجتماعات بث روح فريق العمل الذي يُعد ضروريا لانجاز الأعمال

مبررات عقد الاجتماعات

هناك عديد من مبررات عقد الاجتماعات :


*يمكن من خلال الاجتماعات توزيع المهام والواجبات على الأفراد والتنسيق فيما بينهم

*تعد الاجتماعات من اللقاءات المباشرة بين الأعضاء، والتي يمكن من خلالها تدريبهم ، وزيادة مهارتهم وإمكانياتهم

*تنشيط الأفكار والمقترحات والخبرات بين العاملين في المنظمة من فترة زمنية لأخرى

*ظهور مشكلات تتطلب المتابعة والمناقشة ، وتبادل وجهات النظر بشأنها


العناصر الأساسية للاجتماعات

*وجود مجموعة من الأشخاص لهم مجموعة من الأهداف المشتركة يسعون إلى مناقشتها والوصول إلى قرارات أو توصيات بشأنها

*وجود درجة من التفاعل بين هؤلاء الأشخاص تمكنهم من مناقشة الموضوعات والوصول إلى قرارات أو توصيات بشأنها

*وجود قواعد محددة تنظم عمل الاجتماعات

*وجود التزام من الأشخاص بالموعد المحدد للاجتماع وكذلك مكان الانعقاد


المبادئ العامة لتحقيق النجاح في إدارة الاجتماعات


1-التحديد الدقيق لمكان وزمان انعقاد الاجتماع والتحديد الدقيق للمكان يعني تحديد المكان الذي سيتم فيه الانعقاد والمكان الذي سيجلس فيه كل عضو من الأعضاء المشاركين والمدعوين
للاجتماع، أما تحديد الزمان فيعني تاريخ الانعقاد وساعته (البداية والنهاية)

2- تحديد الأشخاص المدعوين لحضور الاجتماع

3- إبلاغ الأشخاص المدعوين بأهداف الاجتماع ، وما يتوقع الوصول إليه من عقد الاجتماع

4- إعلان جدول الأعمال وإبلاغ الأشخاص المدعوين به والحرص على وصول جدول الأعمال للمدعوين قبل زمن الاجتماع بوقت كاف ، والعمل على إحضار نسخ إضافية من جدول الأعمال أثناء عقد الاجتماع

5- إعداد مكان الاجتماع بشكل جيد حتى يكون مناسبا لأهداف الاجتماع ومريحاً للأعضاء وكافياً لاستيعاب عدد المدعوين

6- تجهيز كافة المواد المطلوبة واللازمة لعقد الاجتماع وتوزيعها في الأماكن المعدة لاستقبال المدعوين حتى لا يضيع الوقت في تجهيزها وتوزيعها أثناء عقد الاجتماع

7- تجهيز الخدمات الضرورية لعقد الاجتماع ( المشروبات- الوجبات الخفيفة)

8- الالتزام ببدء الاجتماع في التوقيت المحدد له سلفاً ومراعاة الثناء على الملتزمين بالحضور في الوقت المحدد

9- إنهاء الاجتماع بعد انقضاء الوقت المخصص له ( الالتزام بالفترة الزمنية المحددة للاجتماع وعدم تمديد الوقت إلا بموافقة جميع الأعضاء)

10- بدء الاجتماع بالترحيب بجميع الأعضاء وتقديم الأعضاء الجدد إذا كان هناك أعضاء جدد

11- عرض جدول الأعمال ومراجعته مع الأعضاء بصورة سريعة، ووضع تصور عن النتيجة المطلوب تحقيقها لكل بند من بنود الاجتماع حتى يعمل جميع الأعضاء في اتجاه تحقيق الأهداف المطلوبة

12- الانتقال من بند لأخر من بنود جدول الأعمال بالتسلسل الموضح فيه ، والعمل على توزيع وقت الاجتماع على بنود جدول الأعمال حسب الأهمية النسبية لكل بند من بنود جدول الأعمال

13- الالتزام بجدول الأعمال وعدم السماح للأعضاء الخروج عن بنود جدول الأعمال

14- عدم السماح لعضو أو مجموعة من الأعضاء السيطرة على المناقشات التي تدور داخل الاجتماع وحث الجميع على المشاركة واستخدام الوسائل المناسبة لتشجيعهم على المشاركة

15- الاهتمام بتسجيل كافة المناقشات التي تدور أثناء الاجتماعات

16- الاستماع باهتمام لكل ما يقال أثناء الاجتماعات

17- الاهتمام بكل ما يصدر عن الأعضاء من رسائل غير لفظية ، فهي تحمل معاني صادقة أكثر مما تحمله الكلمات

18- ضرورة وجود الاحترام المتبادل بين الأعضاء وتجنب الصراع

19- العمل على إيجاد الأجواء التي تسمح للأعضاء بالمشاركة بايجابية والتحدث بصراحة وصدق

20- اختتام الاجتماع بتلخيص ما تم انجازه خلال الاجتماع وتوضيح الخطوات التالية

21- تقديم الشكر لجميع الحاضرين وتثمين ما بذلوه من جهد أثناء الاجتماع والإشادة بما أنجزوه خلال الاجتماع


أنواع الاجتماعات

هناك تصنيفات متعددة لأنواع للاجتماعات ومنها؛

اجتماعات تبادل المعلومات والهدف منها تبادل المعلومات بين العاملين ،

وهناك اجتماعات اتخاذ القرار ويكون اتخاذ القرار هو موضوع وهدف الاجتماع ،

وهناك اجتماعات البحث والدراسة وفيها يتم بحث ودراسة مجموعة من الموضوعات من خلال الأعضاء أو من خلال مجموعات عمل ،

وهناك الاجتماعات الطارئة وهي التي يتم فيها مناقشة حدث طارئ غير مخطط له ،

وهناك الاجتماعات الروتينية والتي تكون جزء من خطة عمل المؤسسة

ومن الأنواع الأخرى للاجتماعات

الاجتماع الفوضوي وهو الاجتماع الذي يسمح فيه لكل عضو أن يتصرف كما يريد ويتحدث كيفما شاء ، وفي أي موضوع وفي أكثر من موضوع في وقت واحد ، أو التحدث دون انقطاع ،

وهناك الاجتماع الناجح وهو الذي يتم الإعداد له بعناية ، والذي يتم فيه انجاز الأهداف المحددة له سلفاً.

ومن أنواع الاجتماعات أيضاً

هناك اجتماعات النظام الأساسي وهى التي يحددها التنظيم في نظامه الأساسي ، ويحدد مواعيد انعقادها ، والمدعوين إليها وطريقة دعوتهم ،

وهناك اجتماعات العمل والتي يتم من خلالها إدارة العمل ،

وهناك الاجتماعات الدورية وهي التي يتم عقدها بصفة دورية ومنتظمة ؛ أسبوعيا أو شهرياً أو بأي صفة دورية

*اسئلة المحاضرة الثالثة


س1/ الفترة التي يجتمع فيه مجموعة من الأشخاص في تنظيم معين بشكل رسمي وجهاً لوجه في فترة زمنية محددة تختلف تلك الفترة باختلاف طبيعة الاجتماع

*الإتصال

*الاجتماع

*إدراة الاجتماعات

س2/مفهوم إدارة الاجتماعات يشير إلى أحد الوسائل المهمة للاتصال الذي يتيح الفرصة لجميع الأعضاء المشاركين

*لإبداء مقترحاتهم

*مراعاة الفروق الفرديه

*لتنمية القدرات


س3/يترتب على الاجتماعات مجموعة من الآثار الايجابية منها

*مفهوم الإجتماع

* بث روح التعاون بين العاملين ، ورفع الروح المعنوية

*عدم قدرة المشاركين على إكتساب الخبرات والمهارات

س4/يُعد ضروريا لانجاز الأعمال

*الإتصال

*الوضوح

*بث روح فريق العمل

س5/عدم السماح لعضو أو مجموعة من الأعضاء السيطرة على المناقشات التي تدور داخل الاجتماع من

* المبادئ العامة لتحقيق النجاح في إدارة الاجتماعات

* مبررات عقد الاجتماعات

*أهمية الاجتماعات

س6/هو لاجتماع الذي يسمح فيه لكل عضو أن يتصرف كما يريد ويتحدث كيفما شاء ، وفي أي موضوع وفي أكثر من موضوع في وقت واحد ، أو التحدث دون انقطاع

*الاجتماع الناجح

*الاجتماع الفوضوي

*الاجتماعات الطارئة

س7/ماصحة العبارة التالية(الاجتماعات الدورية هي التي لايتم عقدها بصفة دورية ومنتظمة ؛ أسبوعيا أو شهرياً أو بأي صفة دورية)

*صحيحة

*خاطئة

*ركزوا وفالكم الــA+