[S.O..B]

بسم الله الرحمن الرحيم

اللهم علمنا ماينفعنا وانفعنا بما علمتنا وزدنا علما نافعا يقربنا إليك

المحاضرة الرابعة
(مهارات إدارة الاجتماعات)


مراحل الاجتماعات

المرحلة الأولى قبل الاجتماع

المرحلة الثانية أثناء الاجتماع

المرحلة الثالثة بعد الاجتماع



المرحلة الأولى قبل الاجتماع

*التأكد من عدم وجود بدائل للاجتماع قبل الدعوة لعقد اجتماع

يجب من التأكد من أنه لا يوجد بدائل يمكن أن تؤدي الغرض من الاجتماع ، ويمكن أن تحقق الأهداف التي يمكن أن يحققها الاجتماع ، ويرجع ذلك إلى أن الاجتماعات تستغرق وقتا وجهدا كبيرا ، ويجب البحث عن البدائل المناسبة التي يمكن أن تحقق نفس النتائج التي يمكن أن يحققها الاجتماع وألا يكون الهدف من الاجتماع هو تجنب تحمل المسئولية

*وجود الحاجة لعقد الاجتماع

1/وتعد من الخطوات الأساسية في عقد الاجتماعات فيجب على المسئول عن عقد الاجتماع التأكد من أن الاجتماع هو الوسيلة المثلى لتحقيق الأهداف المطلوب تحقيقها ، فكثير من الاجتماعات يتم الدعوة لانعقادها ولا يوجد لها جدول أعمال واضح من جانب الداعين للاجتماع مما يضطرهم لوضع بنود ليس لها أهمية في جدول الأعمال

2/لذا يجب على الداعي إلى الاجتماع التفكير جيداً في الهدف من وراء الاجتماع ، ثم التفكير في الاجتماع وهل يعتبر هو أفضل وسيلة لتحقيق هذا الهدف


*التخطيط لعقد الاجتماع

1/يعد التخطيط من أهم عوامل نجاح أي عمل ، وتزداد أهمية التخطيط في في التحضير لعقد الاجتماعات ، ويعد التخطيط من أهم عوامل نجاح الاجتماعات

2/ وكلما كان الاجتماع كبيراً أو تضمن العديد من الموضوعات كلما استغرق التخطيط له وقتاً طويلاً
3/ويرى بعض العلماء والعاملين في مجال الإدارة أن نجاح الاجتماع يتحدد بدرجة كبيرة قبل انعقاده ويتوقف ذلك النجاح على التخطيط

*تحديد الأهداف فيجب قبل بدء الاجتماع تحديد الأهداف تحديداً دقيقاً

*توجيه الدعوة الخاصة بعقد الاجتماع لكافة المشاركين وأن تكون الدعوة متضمنة كافة التفاصيل الضرورية، ولابد من إخطار أي شخص أخر لابد من إخباره ، وإذا كانت الدعوة تمت قبل فترة زمنية طويلة من عقد الاجتماع فلابد من تأكيد الموعد عندما يقترب تاريخ الاجتماع

الشروط الواجب توافرها في المدعوين للاجتماع:

1/ أن يكون المدعو للاجتماع له صلة بموضوعات الاجتماعات

2/ أن يكون المدعو للاجتماع لديه خبرة سابقة بموضوع الاجتماع وأن يكون ملماً به إلماماً كافياً.

3/ أن يكون المشاركين لديهم الرغبة للمشاركة في الاجتماع

4/ أن يكون المدعو للاجتماع قادرا على العمل الفريقي والعمل الجماعي

5/ أن يكون المدعو للاجتماع من النوع الذي يبدي رأيه ويتقبل آراء الآخرين

6/أن يكون المدعو للاجتماع لديه القدرة على الحديث أمام الآخرين

*إعداد التقارير والأوراق التي ترتبط ببنود جدول الأعمال ، كما يجب توزيع هذه الأوراق في أقرب وقت ممكن

*الاستعداد للاجتماع بقراءة بنود جدول الأعمال بعناية وقراءة كل الأوراق التي تتعلق ببنود جدول الأعمال ودراسة بنود جدول الأعمال مع الآخرين ، والاطلاع على كل ما يتعلق بموضوعات الاجتماع

*إعداد مكان الاجتماع

*ويتم ذلك من خلال تجهيز مكان الاجتماع قبل الاجتماع

ولابد من توافر عدة شروط في المكان الذي يتم اختياره للاجتماع منها؛

أن يكون المكان كافيًا لعدد المدعوين للاجتماع

وان يكون مريحًا

وان يكون جيد التهوية

وأن يكون بعيدًا عن مصادر الإزعاج

أن يكون جيد الإضاءة

وأن تتوافر فيه الأدوات المساعدة اللازمة لعقد الاجتماع

وأن يتم إعداد المكان بشكل يسمح بمواجهة الأعضاء لبعضهم البعض
( الجلوس بشكل دائري ، أو بيضاوي مما يتيح فرصة للتفاعل بين المشاركين )

* التأكد من تغطية بنود جدول الأعمال لكافة الأهداف التي يسعى الاجتماع لتحقيقها
ويجب أن يُراعى في جدول الأعمال ما يلي:

1- ترتيب الموضوعات حسب أهميتها النسبية

2- تحديد وقت لمناقشة كل موضوع

3- اقتصار بنود جدول أعمال الاجتماع على (الموضوعات ذات الصلة بالهدف من الاجتماع)


المرحلة الثانية أثناء الاجتماع

ويتم في تلك المرحلة مراعاة كل الإجراءات الواجب إتباعها منذ بداية الاجتماع وحتى نهايته ، ويتوقف النجاح في هذه المرحلة (أثناء الاجتماع) على ما تم فعله في المرحلة السابقة وهى مرحلة ما قبل الاجتماع، كما يعتمد أيضاً على مدى تفهم المشاركين لأدوارهم
وتتمثل أهم الإجراءات التي يجب اتخاذها في أثناء الاجتماع ( المرحلة الثانية ) ما يلي :

*الافتتاحية

وبداية يجب أن يبدأ الاجتماع بالترحيب بالمجتمعين والتعبير عن الشكر والتقدير للمشاركين في الاجتماع

ثم البدء في عرض الهدف من الاجتماع

وإتاحة الفرصة لكل الأعضاء للتعريف بأنفسهم قبل بدء الاجتماع

وتذكير المشاركين بأهمية الاجتماع و استعرض نتائج الجلسة السابقة

وعرض الموضوعات المطروحة للمناقشة

*اختيار لجنة للقيام بتسجيل وقائع الجلسة بالاتفاق بين الأعضاء

*إتاحة الفرصة للأعضاء للتحدث ، ولابد من التأكد من أن كل الأعضاء المشاركين في الاجتماع لديه الفرصة لعرض رأيه والتعبير عن وجهة نظره

*عدم تجاوز الوقت المحدد للجلسة مع انجاز ما تم تحديده سلفاً من أهداف للاجتماع

*تحديد دور الأعضاء في الاجتماع

لابد أن يكون كل عضو من الأعضاء على دراية بدوره في الاجتماع

وتتمثل أهم الأدوار التي ينبغي أن يقوم بها الأعضاء في ؛

معرفة الهدف من الاجتماع والدور الذي سيلعبه في الاجتماع

الاطلاع على المعلومات المرتبطة بموضوع الاجتماع

الحضور إلى مكان الاجتماع قبل بدايته بفترة كافية تسمح له باستعادة نشاطه خصوصا إذا كان العضو سيأتي من مكان بعيد عن مكان عقد الاجتماع

أو الاعتذار أو إنابة من يحضر الاجتماع مكانه إذا كان لا يستطيع الحضور

عدم مغادرة مكان الاجتماع أثناء الانعقاد دون استئذان رئيس الجلسة

الاستئذان للحديث

الالتزام بآداب الحديث

وتقبل الآخرين

وأن تكون مشاركته في الجلسة وإبدائه للرأي تتم بشكل موضوعي


*تحديد دور المسئول عن إدارة الاجتماع

* يقع على المسئول عن إدارة الاجتماع العبء الأكبر أثناء إدارة الاجتماع فعليه أن يدير المناقشات ، وأن يقوم بتوجيه المناقشات نحو تحقيق أهداف الاجتماع ، ومنع انحراف النقاش عن موضوع الاجتماع ، كما يجب على المسئول عن إدارة الاجتماع إيقاف أية أحاديث جانبية قد تتم بين الأعضاء المشاركين في الاجتماع ، كما يجب على المسئول عن إدارة الجلسة أن يمنع استئثار بعض الأعضاء بالحديث لفترة طويلة ، كما يجب عليه حفظ النظام داخل الجلسة ، والتصدي لأي محاولات من الأعضاء للخروج عن موضوع الاجتماع وأهدافه ، وإلزام الأعضاء المشاركين في الحديث بآداب الحديث.


* وعلى المسئول عن إدارة الاجتماع أن يختار الأسلوب المناسب للتعامل مع المشاركين كل حسب نمط شخصيته بشكل يؤدي إلى استيعاب جميع المشاركين والاستفادة القصوى من إمكاناتهم دون استبعاد أياً منهم من المشاركة ، وعليه أيضا أن يقوم بتجميع الأفكار الأساسية للحوار ، وعليه أن يقوم ببلورة كل الأفكار التي يتم طرحها ، والتوصل إلى نقاط اتفاق وتدوينها أولا بأول ، والحصول على موافقة بشأنها ، وعليه أيضاً محاولة الوصول إلى حل توافقي فيما يتعلق بالنقاط المختلف عليها.


*وعليه أيضا الإعلان عما تم التوصل إليه خلال الاجتماع والإعلان عن القرارت التي تم التوصل إليها ، والإعلان عن اللجان التي تم تشكيلها لتنفيذ ومتابعة ما تم الاتفاق عليه ،وما تم التوصل إليه من قرارات خلال الاجتماع
وعلى المسئول عن إدارة الاجتماع أن يقوم بتوجيه الشكر للمشاركين والثناء على مجهوداتهم ومشاركتهم أثناء عقد الاجتماع ، وعليه أيضا الإعلان عن موعد الاجتماع القادم .


*التقييم

بعد انتهاء الاجتماع وقبل مغادرة الأعضاء المدعوين للجلسة ، يجب التعرف على مدى تحقيق الاجتماع لأهدافه والمشكلات التي واجهت الاجتماع والتعرف على الجوانب الايجابية والجوانب السلبية فيه لتلافي الجوانب السلبية وتدعيم الجوانب الايجابية في الاجتماعات القادمة،ويتم ذلك من خلال توزيع استمارة تقييم على المشاركين في الاجتماع للتعرف على مدى رضاهم عن الاجتماع وعن طريقة إدارته ، وعما حققه الاجتماع من الأهداف التي انعقد من أجلها ، وعن الفائدة التي حصلوا عليها من خلال المشاركة.

المرحلة الثالثة بعد الاجتماع

بعد انتهاء الاجتماع هناك مجموعة من الإجراءات التي يجب اتخاذها حتى يحقق الاجتماع أهدافه وتتمثل تلك الإجراءات في

*كتابة محضر الاجتماع

*ويتم فيه تسجيل كل ما يتعلق بالاجتماع في محضر الجلسة ويجب أن يتضمن المحضر مجموعة من النقاط منها (موضوع الاجتماع ، وبنود جدول الأعمال والمكان الذي تم فيه انعقاد الاجتماع والتاريخ الذي تم فيه الانعقاد )

*كما يتم الإشارة أيضاً إلى أسماء المشاركين في جلسات الاجتماع وكذلك الأعضاء الذين تمت دعوتهم للحضور للاجتماع وتخلفوا عن الحضور لسبب أو لأخر

*وتوضيح ما تم اتخاذه من قرارات وتوصيات ومقترحات بخصوص كل بند من بنود جدول الأعمال

*وبعد الانتهاء من كتابة محضر الاجتماع وقبل طباعته وتجهيزه للتوزيع يجب مراجعة المحضر مراجعة لغوية دقيقة




*توزيع محضر الاجتماع

بعد إعداد محضر الاجتماع ومراجعته مراجعة لغوية دقيقة ، ومراجعة إخراجه من ناحية الشكل، يجب القيام بطباعة محضر الاجتماع ، وبعد المراجعة والطباعة يجب إرسال نسخة من المحضر إلى كل المشاركين في الاجتماع


*المتابعة

يجب متابعة الموضوعات التي تم طرحها خلال الاجتماع ، ويجب مراقبة ومتابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماعات، كما يجب إحاطة الأعضاء علماً بما يتم تنفيذه من القرارات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع


مهارات إدارة الاجتماعات

*يرى بعض العلماء والباحثين أن نجاح الاجتماعات يعتمد على توافر مجموعة من المهارات منها ما يلي:

مهارة التخطيط للاجتماعات والإعداد لها

مهارات تنظيم الاجتماعات من حيث الموضوع والمكان وطريقة النقاش

مهارة القيادة في المسئولين عن إدارة الجلسات ، وقدرتهم على إدارة الاجتماع وما فيه من حوارات وأحداث

مهارات إدارة الوقت ، وذلك من خلال توزيع وقت الاجتماع على الموضوعات حسب أهميتها وإعطاء كل بند من البنود وقته المحدد

مهارات الإنصات والاستماع لكل الأفكار التي يطرحها المشاركون

مهارات التعامل مع الاختلافات الموجودة بين المشاركين في الاتجاهات والأفكار ومكونات الشخصية





*اسئلة المحاضرة الرابعة


س1/تمر الاجتماعات....مراحل

*خمسة مراحل

*ثلاثة مراحل

*اربعة مراحل

س2/ويرى بعض العلماء والعاملين في مجال الإدارة أن نجاح الاجتماع يتحدد بدرجة كبيرة قبل انعقاده ويتوقف ذلك النجاح على!!

*التنسيق

*التدريب

*التخطيط


س3/أن يكون المدعو للاجتماع قادرا على العمل الفريقي والعمل الجماعي من

*الشروط الواجب توافرها في المدعوين للاجتماع

*من مراحل الإجتماعات

*من مهارات إدارة الاجتماعات




س4/لنتمكن من التعرف على الجوانب الايجابية والجوانب السلبية في الاجتماع ولتلافي الجوانب السلبية وتدعيم الجوانب الايجابية في الاجتماعات القادمة،يتم ذلك من خلال توزيع

*التقويم

*التقييم

*استمارة تقييم



س5/بعد انتهاء الاجتماع هناك مجموعة من الإجراءات التي يجب اتخاذها حتى يحقق الاجتماع أهدافه وتتمثل تلك الإجراءات في

*كتابةو توزيع محضر الاجتماع و المتابعة

*التقييم

*المقابلة


س6/من مهارات إدارة الاجتماعات مهارات

*التعامل مع الاختلافات الموجودة بين المشاركين

*القيادة في المسئولين عن إدارة الجلسات

*جميع ماذكر صحيح


س7/ماصحة العبارة التالية(على المسئول عن إدارة الاجتماع أن يختار الأسلوب الغير المناسب للتعامل مع المشاركين كل حسب نمط شخصيته )

*خاطئه

*صحيحة

*الله يسعدكم وفالكم الـA+