" المحاضرة السابعة "
تابع وظائف الإدارة
-3 عناصر التنظيم الإداري
أ- الأهداف
هي الغايات المطلوب الوصول إليها ، والأهداف تتعلق بالمستقبل وبالآمال التي يراد تحقيقها في المستقبل ، والفرق بين الآمال والأهداف أن الأهداف تمثل نقطة وصول بينما الآمال هى مجرد رغبات .
والأهداف إما أن تكون قصيرة المدى أوتكون بعيدة المدى ،
الشروط الواجب توافرها في الأهداف
-أن تكون واضحة
- أن تكون مفهومة
- أن تكون عملية
- أن تكون قابلة للقياس
أهمية الأهداف
# تحدد الاتجاه العامل لجهود الجماعية
# تنسق بين مجهودات الأفراد
# تساعد الأهداف في وضع خطة متكاملة
# تعتبر الأهداف دافع لكل فرد للقيام بالعمل
# تساعد في عملية للرقابة ، لأنها تحدد المطلوب عمله
أنواع الأهداف:
# الأهداف العامة الإستراتيجية
- وهي أهداف آجلة بعيدة المدى والتي يعبر عنها بالسياسة العامة
- وتفيد السياسة في أنها تساعد المدير ينفي اتخاذ قرارات جديدة في المسائل المتشابهة ، كما تعد السياسة العامة وسيلة من وسائل الرقابة على المجهودات الجماعية للوصول للأهداف الموضوعة
#الأهداف الآجلة
وهي الأهداف المرحلية الخاصة بمرحلة من المراحل أو وحدة من الوحدات في فترة زمنية قصيرة الأجل
الاعتبارات التي يجب مراعاتها في تحديد الأهداف
# الاستقرار النسبي
وهذا لايعني جمود السياسة العامة بقدر ما يعني وجود المرونة الكافية التي تسمح بمراجعتها من حين إلى آخر
- الوضوح والتحديد الدقيق للأهداف
- الإعلان الصريح عن الأهداف على كل المستويات الإدارية والوحدات المتعددة
الاعتبارات التي يجب مراعاتها في تحديد الأهداف
- تسلل الأهداف قصيرة المدى من أعلى إلى أسفل في المنظمة الواحدة بمعنى تقسيم الهدف الواحد من القمة
إلى أهداف فرعية في المستوى التالي
-تحديد أهداف محددة لكل وحدة
- أن تكون الأهداف واقعية ومعقولة ؛ أي يمكن تحقيقها في ضوء الإمكانات والموارد المتاحة
الاعتبارات التي يجب مراعاتها في تحديد الأهداف
- أن ترتبط الأهداف ببعضها البعض , ولا تتناقض مع بعضها البعض
- أن يكون هناك اتفاق بين الأهداف وحاجات البيئة في داخل وخارج المنظمة
المستويات الإدارية التي يتم من خلالها تحقيق الأهداف
#الإدارة العليا :
- وتعمل على تحقيق الأهداف في إطار السياسة العامة للمؤسسة
- وتشترك في التخطيط طويل المدى
- كما تتلقى تقارير الإدارة الوسطى عن سير العمل في المؤسسة
#الإدارة الوسطى :
- تشارك في اتخاذ القرارات التنفيذية في حدود ما تقرره الإدارة العليا
- الاهتمام بالأداء اليومي
- متابعة التنفيذ
- التنسيق بين مختلف الأنشطة
- تقديم التقارير الدورية , والبيانات والمعلومات للإدارة العليا
# الإدارة المباشرة ) المشرفون (
- وتختص بأعمال التنفيذ اليومي في إطار أهداف سياسة المؤسسة
- رفع تقارير بأعمالها أولاً بأول للإدارة الوسطى
ب- تقسيم العمل
- لابد أن يوكل للموظف العمل الذي يستطيع القيام به , وأن يوضع في الاعتبار قدرات واهتمامات وكفاءة
العاملين عند توزيعهم على الأعمال
- كلما وصلنا إلى الأقسام المتخصصة داخل المؤسسة كلما ساعد ذلك في الحصول على العاملين أصحاب
الخبرة والمران المطلوب
- وكلما توافر أصحاب الخبرة والمران كلما زادت كفاءة المؤسسة
أسس تقسيم العمل
o التقسيم على أساس نوع العمل
o التقسيم على أساس نوع العملاء
oالتقسيم على أساس الموقع الجغرافي
oالتقسيم على أساس وقت العمل
وفقاً للبناء التنظيمي:
• التنظيم التنازلي ويناسب المنظمات الصغيرة التي يعمل فيها الموظفون مهام متماثلة تقريباً و يشرف عليهم
رئيس مباشر
• التنظيم التنازلي الاستشاري ويناسب المنظمات الكبيرة حيث تتشعب الأعمال وتتنوع وتلجأ المنظمات إلى
الخبراء واللجان الاستشارية
• التنظيم الموضوعي ويناسب المؤسسات المتخصصة التي تقوم بخدمة اجتماعية محددة
ج- نطاق التمكن
-ويعني نطاق التمكن المدى الذي يمكن فيه لفرد واحد أن ينسق بين جهود عدد من الأفراد ،
ويختلف الأفراد في نطاق إشرافهم أو استيعابهم لأداء الآخرين
د- التنسيق
- وتتمثل مهمة التنسيق داخل المؤسسة في ربط أجزاء المؤسسة ببعضها البعض لتوجيه جميع الجهود نحو
تحقيق الهدف
- وتتمثل مهمة التنسيق خارج المؤسسة في التنسيق مع المؤسسات الأخرى الموجودة في المجتمع
- هناك التنسيق الأفقي وهو التنسيق بين مختلف إدارات المؤسسة و التنسيق الرأسي بين المستويات الإدارية
المختلفة
ه- وحدة الأمر
فيجب أن يتلقى الموظف بالمؤسسة تعليماته من شخص واحد يكون مسئول عنه مباشرة
و- تفويض السلطة
وهو أن يوكل المديرين في المستويات العليا لمرؤوسيهم بعض السلطات دون التنازل عنها, ويؤدي تفويض السلطة
إلى رفع الروح المعنوية للمفوض إليهم
الاسئلة للمحاضرة السابعة
الأهداف - وحدة الأمر - التقسيم ) تقسيم العمل( - تفويض السلطة - نطاق التمكن - المسئولية -
التنسيق , تمثل ..
- الخطة
- خطوات التنظيم
- عناصر التنظيم الاداري
الغايات المطلوب الوصول إليها ولايكمن تصور مجرد أي جهد جماعي دونها ..
- وحدة الامر
- الاهداف
- التقسيم
لايكمن تصور أي جهد جماعي دون ..
- وحدة الامر
- الاهداف
- التقسيم
يجب أن يتوفر في الأهداف أن تكون ..
- واضحة و مفهومة
- عملية و قابلة للقياس
- كل ماذكر
وتقسم الأهداف إلى..
- قصيرة المدى
- بعيدة المدى
- كلاهما
تمثل نقطة وصول..
- الاهداف
- الامال
- كلاهما
هي مجرد رغبات..
- الاهداف
- الامال
- كلاهما
الأهداف المرحلية الخاصة بمرحلة من المراحل أو وحدة من الوحدات في فترة زمنية قصيرة الأجل ..
- الأهداف العامة الإستراتيجية
- الأهداف الآجلة
- الاهداف النسبية
أهداف بعيدة المدى وتعبر عنها السياسة العامة . .
- الأهداف العامة الإستراتيجية
- الأهداف الآجلة
- الاهداف النسبية
تحدد الاتجاه العام للجهود الجماعية وتُنسق بين مجهودات الأفراد. .
- الخطة
- الاهداف
- وحدة الامر
من الخطأ أن تبني فكرتك عن شخص مابناء على ماضيه لأن الناس تتغير وتنضج و تتعلـم فمن الإجحاف والظلم أن تجعل من الشخص صورة ثابتة لاتتغير نهائيآ