-




| المحاضره السابعة | ،


تابع السلوك التنظيمى
خامسا : عملية الاتصالات
سادسا : حوافز العمل داخل التنظيمات


- تلعب عملية الاتصالات دورا حيويا في رفع الكفاءة الإنتاجيـة للمشروعات من خلال تأثيرها على اتجاهات وسلوك الأفراد من جهة ، ودوافعهم للعمل وتقبلهم لأهداف وسياسة الإدارة من جهة أخرى .

أ - مفهوم عملية الاتصالات :
يقصد بعملية الاتصالات ( تنظيم تدفق المعلومات بين أجزاء المشروع ) .


ويعرف ( براون ) الاتصال بأنه :
- قدرة فرد أو جماعة على نقل مشاعره لشخص أخر أو جماعة أخرى .


كما يمكن تعريف الاتصال بأنه :
- العملية التي يتم بها نقل المعلومات بين مرسل ومرسل إليه سواء كان نقل المعلومات شفويا أو تحريريا .


* ب - أنواع الاتصالات :
هناك عدة أنواع من الاتصالات منها :
الاتصالات الرسمية وغير الرسمية ، والاتصالات الرأسية والأفقية .

الاتصالات الرسمية :
- وهي تلك الاتصالات المخططة مسبقا والمنطقية
- تمر عن طريقها الحقائق والمعلومات في المنظمة
- أي هي تلك الاتصالات التي تستخدم خطوط السلطة الرسمية .


الاتصالات غير الرسمية :
- وهى تلك الاتصالات التي تقوم علـى أساس العلاقات الشخصية والاجتماعية بين العاملين داخل المنظمة .
- وتلعب الجماعات غير الرسمية دورا هاما في عملية الاتصالات غير الرسمية ، فهي تعد بمثابة أداة الاتصال .


الاتصالات الرأسية ( الصاعد والهابط ) :
- يقصد بها تلك الاتصالات التي تتم بين الرئيس والمرؤوسين داخل المنظمة ،
- حيث تهبط التعليمات والأوامر من الرئيس وترفع إليه التقارير والتوصيات والشكاوى والاقتراحات عن طريق المرؤوسين .


الاتصالات الأفقية :
- وهى تلك الاتصالات التي تتم بين طرفين في نفس المستوى سواء داخل المنظمة أو خارجها


ج - قواعد وأسس عملية الاتصال :
هناك أسس رئيسية لابد من أخذها في الاعتبار حتى نتأكد من فاعلية عملية الاتصالات داخل المنظمة وهى :
1- يجب أن تكون خطوط الاتصال محددة ومعروفة .
2- يجب أن يكون خط الاتصال مباشرا وقصيرا كلما أمكن ذلك .
3- يجب عدم تخطى بعض المستويات الرئاسية عند الاتصال بالمستويات الأدنى
4- يجب أن يتصف كل اتصال بالرسمية ، بمعنى أن يكون مضمون عملية الاتصال ( التعليمات ) داخلا في اختصاصه .
5- يجب التأكد من أن مراكز الاتصال على مستوى مرتفع من الكفاءة والفاعلية


أسس نجاح عملية الاتصال :
1- يجب أن تكون الإدارة العليا مقتنعة بأهمية العلاقات مع العاملين داخل المنظمة وعلى استعداد لمشاركتهم في المعلومات المختلفة
2- يجب استخدام لغة بسيطة يفهمها العاملون بأسلوب يناسب مستواهم الفكري
3- يجب مراعاة الأمانة والاعتماد على الحقائق دائما وعدم المغالاة
4- يجب عدم إعطاء المعلومات دفعة واحدة حتى لا يصعب فهمها ، بل يجب أن تعطى على دفعات متعددة .
5- يجب اختيار الوقت المناسب لتوصيل المعلومات إلى العاملين حتى لا تفقد قيمتها


د- معوقات عملية الاتصال :
1- اتساع حجم المنظمة : عندما تنمو المنظمات ويزداد عدد العاملين فيها تتعقد عملية الاتصالات نتيجة لاتساع المسافة بين طرفي الاتصال ( المرسل والمستقبل ) .
2- المعوقات اللغوية أو اللفظية : وتظهر هذه المعوقات عندما يتم الاتصال بين طرفين لا يتحدثان بلغة واحدة
3- عدم توافر الرغبة والاستعداد لدى بعض الرؤساء في نقل المعلومات إلي المرؤوسين ، وقد يضطر بعض الرؤساء إلي الاحتفاظ لأنفسهم ببعض المعلومات حتى يظهروا أمام مرؤوسيهم بمظهر العالمين ببواطن الأمور .
4- قد يكون اختلاف السن والدخل والثقافة والبيئة والمنزلة الوظيفية من بين معوقات عملية الاتصالات .
5- عوامل الزمان والمكان : يحدث ضعـف الاتصال الراجع إلي الزمان في المنظمات التي تتبع نظام الورديات أو النوبات .

فقد لا يحدث أي نوع من الاتصال بين أفراد النوبات المختلفة وتتمثل أسباب ضعف الاتصال الراجع إلي عامل المكان في التشتت الجغرافي لوحدات العمل الذى يؤدى إلي صعوبة عملية الاتصال ، وخاصة عندما تكون وحدات التنظيم منعزلة إلي حد كبير ، أو مشتتة في مناطق مختلفة


سادسا : حوافز العمل داخل التنظيمات :
أ - المقصود بحوافز العمل :
يمكن تعريف حوافز العمل بأنها :
- مجموعة العوامل أو الظروف التي تتوفر في جو العمل والتي تعمل على إثارة تلك القوى الحركية في الإنسان والتي تؤثر على سلوكه وتصرفاته .


ب- أنواع الحوافز :
يمكن تصنيف حوافز العمل إلى نوعين : حوافز مادية وحوافز غير مادية .

- الحوافز المادية :
- وهى تلك الحوافز التي تشبـع حاجات الإنسان المادية
مثل / الحاجة إلي الطعام والملبس والمأوى وغيرها .
ومن هذه الحوافز المادية الأجر ، وضمان استقرار العمل ، وظروف وإمكانيات العمل .


الحوافز غير المادية :
- وهى الحوافز التي تشبع حاجات الإنسان الاجتماعية والذاتية ،
مثل / الحاجة إلى الأصدقاء والانتماء للجماعة ، والحاجة إلى التقدير والاحترام والثناء على جهوده ، ومن هذه الحوافز المادية فرص الترقية ، العلاقات الاجتماعية بين الزملاء في العمل ، والعلاقات الطيبة مع الرؤساء ، والاعتراف بأهمية الفرد وتقدير جهوده في العمل .


ج - الأهمية النسبية لحوافز العمل :
- تشير كثير من الدراسات إلي أن الحوافز المادية قد لا تكون هي الحوافز المثالية والوحيدة للعمل .


وقد أشار ( براون ) إلى :
- أنه ليس هناك باعث واحد مثالي .
- فالبواعث على العمل تختلف من ثقافة إلي أخرى ، ومن منظمة إلي أخرى ، ومن فرد إلى آخر ،


فقد يمثل الأجر أهم الحوافز بالنسبة لشخص معين ، بينما يكون توفير فرصة للترقية والتقدم من أهم الحوافز بالنسبة لفرد آخر .