ملتقى طلاب وطالبات جامعة الملك فيصل,جامعة الدمام - السنة التحضيــرية مبادئ ادارة :)

الرقابة
سبق تحدثنا عن عناصر العملية الادارية وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه وأخيرا الرقابة , الوظيفة الرابعة والأخيرة ولا يكتمل أي عمل اداري بدون الرقابة للتأكد من تحقيق الأهداف والنتائج المرجوة لذلك سنتناول ماهية الرقابة وأهميتها وفوائدها وأساليبها:

•تعريف الرقابة:

•الي ماذا تهدف الرقابة ؟

تهدف الرقابة الي تشخيص نقاط الضعف والاخطاء وتصحيحها ومنع حدوثها في المستقبل وتمارس الرقابة علي الأشياء والناس والاجراءات

•وهكذا يمكن القول بأن الرقابة هي وسيلة وليست غاية ,

•وسيلة تحسين أداء المنظمة من خلال متابعة ومراقبة مستوي الأداء والانجاز الفعلي ومقارنة هذا الانجاز بالمعايير الادائية المستمدة من الأهداف

•واكتشاف مواطن الضعف والنقاط الايجابية وتعزيزها .

• ثم أتخاذ الاجراءات التصحيحية للانحرافات ومنع تكرار الانحرافات مستقبلا.

أذن الرقابة هي مرآة تعكس واقع الأداء

•الحاجة للرقابة :

•تبرز أهمية الرقابة من ارتباطها الوثيق بالوظائف أو العناصر الإدارية الأخرى ولا سيما التخطيط وهكذا هنالك عوامل وتحديات كثيرة تواجه منظمات اليوم وتجعل عملية الرقابة قي غاية الاهمية لضمان حسن سير العمل ومن الأمور التي تسهم في أهمية الرقابة هي :

•لايمكن مساءلة فرد/جماعة عن أعمالها ومسؤولياتها بدون عملية الرقابة

•2.سرعة التغيير.

•3.تزايد حجم وتعقد منظمات اليوم.

من سلوك الصحابه

•روى ابن أبي حاتم بإسناده، عن يزيد بن الأصم، قال: ''كان رجل من أهل الشام ذا بأس، وكان يوفد إلى عمر بن الخطاب، ففقده عمر، فقال: ما فعل فلان؟ فقالوا: يا أمير المؤمنين تتابع في هذا الشراب، فدعا عمر كاتبه، فقال: اكتب: من عمر بن الخطاب إلى فلان بن فلان، سلام عليك، أما بعد، فإني أحمد الله الذي لا إله إلا هو ''غافر الذنب وقابل التوب شديد العقاب ذي الطول لا إله إلا هو إليه المصير'' غافر: 03
ثم قال لأصحابه:ادعوا الله لأخيكم أن يُقبِل بقلبه ويتوب عليه. فلما بلغ الرجل كتاب عمر، جعل يقرأه ويردده، ويقول: ''غافر الذنب وقابل التوب شديد العقاب'' غافر: 03، قد حذرني عقوبته ووعدني أن يغفر لي.
فلم يزل يرددها على نفسه، ثم بكى، ثم نزع فأحسن النزع ـ أي تاب فأحسن التوبة ـ فلما بلغ عمر خبره قال: ''هكذا فاصنعوا إذا رأيتم أخاكم زلّ زلة فسدّدوه ووفقوه وادعوا الله أن يتوب عليه، ولا تكونوا أعوانا للشيطان عليه''.
رواه أبو نعيم في حلية الأولياء 4/97، وأورده القرطبي في التفسير 15/291 والسيوطي في الدر المنثور 5/346 وعزاه لعبد بن حميد.

فوائد الرقابة واستخداماتها

•.تنميط الداء

•2.المحافظة علي موجودات المنظمة

•3.تنميط الجودة

•4.تقييد السلطة.

•5.قياس الأداء أثناء العمل

•.6وضع معايير الأداء .

•مراقبة وقياس الاداء

•3.مقارنة الاداء الفعلي مع المعايير.

•أنواع الرقابة: أولا: من حيث تطبيق وممارسة الرقابة :

•1.رقابه وقائية /سابقة.

•2.الرقابة المتزامنة.

•3.الرقابة اللاحقة .

•ثانيا: من حيث مصدر الرقابة:

•الرقابة الداخلية .

الرقابة الخارجية .

•ثالثا: الرقابة من حيث مدي تكرارها وانتظامها :

•1.الرقابة .الدورية .(هذه الرقابة تتم كل فتره زمنية محدده مثل فتره في الاسبوع أو الشهر)

•2.الرقابة المفاجئة العرضية. (تتم بشكل مفاجئ دون انذار مسبق مثل الجولات الميدانية والتفتيشية التي يقوم بها المسؤولون)

•3.الرقابة المستمرة.(فيه تتم المراقبة والمتابعة المستمرة والتقييم المستمر).

•مجالات الر قابة :

كما سبق الذكر الرقابة هي الوظيفة او العنصر الرابع والأخير وبه تتم أو تكتمل العملية الادارية ,وتعتبر ضرورية وهامة في جميع المنظمات مهما اختلفت طبيعة أعمالها وأهدافها ,ولا تقتصر علي قطاع المنظمات الصناعية ,بل تمتد لتشمل جميع أنواع المنظمات وجميع نشاطات وظائف المنظمة .ونكر فيما يلي أهم مجالات استخدام الرقابة في منظمات الأعمال كالآتي

•.في مجال الا نتاج

•2.في مجال التسويق

•3.في مجال الموارد المالية.

•4.في مجال الموارد البشرية

•5.في مجال الشراء

6.في مجال المخزون.
أمثلة لأساليب الرقابة

•هناك أساليب وأدوات رقابية عديدة يناسب كل منها نوعا معينا من أنواع الرقابة, علي سبيل المثال الأساليب المستخدمة في الرقابة المستمرة :

•1.الرقابة الذاتية .

•2.الرقابة الجماعية .

3.السياسات /الاجراءات /القواعد.

•أساليب الرقابة الدورية :

•1.نظم المعلومات.

•2.الرقابة الخارجية.

•أساليب الرقابة العرضية :

•1..الملاحظة الشخصية.

•2.التقارير الخاصة.

3.رقابة المشاريع

•خريطة جانت:Gantt chart

•تنسب هذه الخريطة الي العالم الذي طورها ويطلق عليه أيضا خريطة الأعمدة وتستعمل لمراقبة تنفيذ المشروع ولمتابعة وضبط البرامج /المشاريع التي تتضمن عدة نشاطات متتابعة ويستغرق تنفيذها وقتا طويلا نسبيا, وأهم جانب في هذا الاسلوب والخريطة/الرسم الذي يوضح ما هي الاحداث التي يجب أن تتم لا كمال كل نشاط.

انتهت على كذا واتمنى لك التوفيق :love080:
عاد ادعيلي مو تنسين :biggrin: