ملتقى طلاب وطالبات جامعة الملك فيصل,جامعة الدمام

لماذا نستخدم التخطيط في تقويم المشروعات ؟

المقدمة :

لا يتوقع أحد أن ينجح عمل ما بدون خطة محددة ,ويمكن أن نطلق هذا القول ونعممه على جميع الأعمال, فإذا كان الأمر على هذا النحو, فإن من الأهمية بمكان أن يكون تخطيط المشروع أولى بالتركيز والاهتمام وبذل كل ما بوسعنا أن يتم بالصورة التي تكفل نجاح المشروع وانتهائه بالصورة التي تحقق الأهداف.

إن الإشكال الذي يواجه مدير المشروع هو الكيفية التي يضع من خلالها خطة المشروع بما فيها من جدول زمني , وتكلفة , ومهام , وعاملين , ومتابعة سير الخطة , وغير ذلك من الأسس التي يرتكز عليها تخطيط المشروع, وكثيرا من المشروعات فشلت أو تأخرت عن موعد انتهائها أو سببت ضغطا للعاملين , وكل ذلك يعود لسوء التخطيط وعدم الاعتناء به بصورة كافية.

ولا يمكن لمدير المشروع أن يحسب حجم الموارد والميزانية وعدد العاملين اللازمة للمشروع دون أن يعرف حجم المشروع أولا , الأمر الذي على ضوئه يكون التخطيط , وإذا أخطأ مدير المشروع التقدير في ذلك , فإنه قد يتفاجأ باستهلاك الميزانية كاملة وهو ما يزال في منتصف المشروع , أو قد يتفاجأ بأن المهام أكبر حجما من عدد العاملين , أو أن مدة المشروع قد شارفت على الانتهاء وهو ما يزال في بدايته أو في المنتصف .

مفهوم التخطيط :

لتخطيط عملية خلق نوع من النظام من حالة واضحة من الفوضى التي خلقت تعقيدا في البيئة التي تعمل فيها , بحيث تواجه تغير دائم, ويصفها بأنها نشاط جماعي يشارك فيها الجميع من أجل تحفيز الفريق وتدعيم تماسكه وخلق فريق يبذل قصارى جهده لتنفيذ الخطط الموضوعة , مثل هذا الالتزام يكون ضروري لنجاح المشروع, أما إعدادك للخطة بنفسك ثم محاولة الحصول على موافقة الجميع عليها تكون عملية طويلة ولا تخلق إحساسا بالالتزام بين أفراد الفريق

تعريف المشروع بصفه عامه:

يعرّف المشروع بأنّه عمل يقوم به الفرد لينفّذ فكرةً معيّنة، سواء أكانت عبارةً عن منتج أو خدمة، ويستخدم المشروع لتنفيذ هذه الفكرة بعض الموارد الرئيسيّة؛ كالموارد الماليّة، والمعرفيّة، وكادر العمل. كما أنّ المشروع يقدّم خدمةً؛ أي أنّه يحلّ مشكلةً مجتمعيّةً، ويكون ذلك مقابل شيء ماديّ. ومن الأمثلة على المشاريع الخدمية توفير وسيلة نقل في المناطق الّتي يحتاج قاطنيها إلى هذه الخدمة، كما أنّ هناك أمثلةً عديدة على المشاريع الإنتاجيّة، منها المخبز والّذي يقدّم منتجات الخبز لفئة مستفيدة، وهناك العديد من الأفكار والمشاريع التي تعود على الفرد والمجتمع بالفائدة سواء كانت بقيمتها وحاجتها الخدميّة، أو أن تكون فائدتها اقتصاديّة على الفرد والمجتمع.

وهنالك مفاهيم اخرى تطلق ع المشروع منها :

المشروع نشاط تستخدم فيه موارد معيّنة، وتنفق فيه الأموال للحصول على منافع خلال فترةٍ متّفق عليها.

المشروع هو استمرار لفعاليّة تبدأ بسؤالٍ يثير حبّ الاستطلاع .

المشروع الصّغير تكون له صفة قانونيّة، وهي البطاقة الضريبيّة، ويكون له سجلٌّ تجاريّ وترخيص.

المشروع نشاطٌ تلقائيّ من أجل تحقيق غرض، ويتمّ في بيئة اجتماعيّة عاديّة. المشروع عملٌ مقصود متّصل بالحياة.

المشروع نشاطٌ مقيّد بزمن، يتمّ القيام به من أجل تقديم منتجٍ أو خدمة لتحقيق تغييرٍ مقصود

مرحلة تحديد المشروع :

وفي هذه المرحلة يتمّ خلق فكرة المشروع، والقيام بتطويرها؛ حيث إنّ فكرة المشروع غالباً ما تكون نابعةً عن حاجة بشكل عام, ومن الطّبيعي الوصول إلى عدد من الأفكار الّتي تتم غربلتها للوصول إلى الصّالح منها، والّذي يسهل تنفيذه على أرض الواقع.

مرحلة اعداد المشروع :

وفي هذه المرحلة يتمّ وضع الإطار العام للمشروع، ونأتي هنا إلى ما يسمّى بدراسة الجدوى، والّتي بدورها تقسم إلى: الدراسة السوقيّة والتسويقيّة. الدّراسة الفنيّة. دراسة الهيكل الإداري والتّنظيمي. الدراسة الربحيّة أو الماليّة.

مرحلة تنفيذ المشروع :

وفي هذه المرحلة يتمّ تطبيق المشروع والإشراف عليه، وتسجيل ما تمّ تنفيذه.

مرحلة تقييم المشروع :

ويكون تقييم المشروع أثناء التّنفيذ للمقارنة بين الوضع الحالي ومسار المشروع, ويتمّ التقييم أيضاً بعد التّنفيذ للمقارنة ما بين النّتائج النهائيّة، ومدى وصول المشروع لهذه النتائج.

المشروعات الاجتماعية :

المشروعات الاجتماعية تعني مشروعات التنمية بصفة عامة و مشروعات التنمية الاجتماعية بصفة خاصة ، ويعني هذا أن المشروعات تستهدف تحسين الأوضاع الحياتية للناس سواء كانت اقتصادية أو سياسية أو اجتماعية أو ثقافية .

فوائد التخطيط :

حقق لنا التخطيط عدة مزايا بإمكاننا توضيحها بالنقاط التالية :

1-مواجهة التغيرات الطارئة حيث أن التخطيط يتعلق بالمستقبل الذي يتصف بالتغير وعدم التأكد ومن ثم من خلال التخطيط يمكن معرفة المشكلات المتوقع حدوثها وعمل اللازم لتلاقيها أو الاستعداد لها قبل وقوعها .

2-يوضح التخطيط أهداف المنشاة بوضوح حتى يستطيع كل أفراد الجماعة العمل على تحقيقها . 3

-يساعد التخطيط على توجيه كافة الأنشطة الهادفة والمنظمة نحو تحقيق النتائج المرجوة مع تحقيق التتابع الفعال للجهود المبذولة .

4-يعمل التخطيط على الاستغلال الأمثل للإمكانيات المتاحة مما يؤدي الى تخفيض التكاليف الى أدنى حد .

5-يساعد التخطيط الجيد المشروع على مواجهة المنافسة والبقاء في حلبة السباق مع المشاريع الأخرى .

6-يعمل التخطيط الجيد على زيادة فعالية التنسيق بين كافة الأقسام والإدارات المختلفة .

7- يقدم التخطيط الأساس الضروري للرقابة ، لأنه كما قلنا سابقا أن هناك علاقة وثيقة بين التخطيط والرقابة وان وظيفة الرقابة لا يمكن أن تتم دون أن يكون هناك تخطيط مسبق .

8-من خلال المزايا السابقة الذكر يتضح لنا أن التخطيط يعمل على زيادة الكفاءة والفاعلية الإدارية.

الخاتمة :

إن تخطيط المشروع واحد من أهم الخطوات التي ينبغي الاعتناء بها, باعتبارها المنهجية التي يسير بها العمل بصورة متزنة , وباعتباره الخط الذي يسهل الإنجاز فيما بعد, ويجعل الفكرة سهلة التنفيذ, وخطة المشروع تعمل كخريطة للعمل بها تفاصيل كافية لما يجب أداؤه من مهام وأعمال , وهي مفيدة حتى لا يضيع العاملين في فوضى المهام والتفاصيل الدقيقة ووجهات النظر الراهنة والآراء الانطباعية.

انا حليت هذا واخذت 9/10