[ مذاكرة جماعية ] : ﬗ▁★☀مذاكرة جماعية لمادة (بناء وتنمية القدرات)☀★▁ﬗ

[تقوى الهجر!]

الله يوفقكم .. ويسهل عليكم ..
اتمنى تكون الاسئله .. سهله مثل توقعاتنا لها ..!!

تصبحون ع خير .. ورضى من الله ثم الوالدين ...

[تركي العاصمي]

/تصنيف الاتصال بناءً على عدد الأطراف المشاركة فيه

* الاتصال الذاتي

*الاتصال الشخصي

*الاتصال الجمعي

*الاتصال الجماهيري

تصنيف الاتصال حسب اللغة

1- الاتصال اللفظي (اللغوي):

2- الاتصال غير اللفظي

ويمكن حصر أهم أشكال الاتصال غير اللفظي فيما يلي

أ‌- الصمت

ب‌-الإشارة

ج- لغة الأشياء

[تركي العاصمي]

ينقسم الاتصال وفقًا للعلاقة بين أطراف عمليةالاتصال إلى صورتين:

1-الاتصال المباشر

2-الاتصال غير المباشر
أهمية الاتصال
*تمثلالاتصالاتجزءً كبيراًمن أعمالالمديرين اليومية في المنظمات والمؤسسات
*تتوقفالقدرة علىإنجازالأهدافعلىكفاءةالاتصالات
*تهتمالاتصالاتبتوحيدالجهود المختلفة فيالتنظيم
*يؤديالاتصال إلىممارسةالقوة
*يمثلالاتصالوسيلةلإحداث التغير فيالسلوك
*يعدالاتصالوسيلةفعالةإلى إحداثالتأثيرالمطلوب من أجلانجاز الأهداف

خصائص الاتصال الجيد
تتمثل خصائص الاتصال الجيد فيما يلي

1- السرعة

2- الدقة

3- وضوح المعنى

4- الحالة النفسية

5- انخفاض التكاليف

6- تيسير الإجراءات وتسهيل إنجاز الأعمال

مراعاة الفروق الفردية

[تركي العاصمي]

عناصر عملية الاتصال

1-المرسلوهوالقائمعلى إعدادالرسالة

2-المستقبلوهوالمستهدفمن عملية الاتصال

3-الرسالةوهي عبارة عن مجموعة من المفاهيم أو العبارات أوالتوجيهات أو القرارات أو التعليمات أو الاقتراحات

4-الوسيلةوهي الأداة أو القناة

5-التغذية العكسية المرتدة وهي التي تبين مدي نجاح أو فشل الرسالة

[تركي العاصمي]

أهداف الاتصال
يهدف الاتصال في الإدارة إلى:
1-تعريف أعضاء الجماعة بمجالات المنظمات والأهداف التي تسعى إلى تحقيقها
2- تداول المعلومات بين القادة ومختلف مستويات العاملين
3- تنسيق الجهود بين الأقسام المختلفة في المؤسسة وبين مختلف جهود الأعضاء
4-التعرف على المشكلات التي تواجه العاملين والعمل على حلها
5- نقل ردود أفعال العاملين ووجهات نظرهم فيما يتعلق بالأوامر التي يتلقونها

[تركي العاصمي]

مهارات التحدث

1- التعرف الجيد

2- تحديد الهدف

3- تحديد محتوى الحديث

4- التوقف عن الكلام بين لحظة وأخرى،

5- متابعة ردود أفعال

6- اختيار نبرة الصوت المناسبة

7- مراعاة الحالة النفسية للمستمعينومراعاةالمستوىالثقافيلهم

8- تحديد الشكل المناسب لعرض الحديثوالمكان المناسب له

مهارات الاستماع

من بين العناصر الواجب مراعاتها في الاستماع حتى يكون الاتصالجيداً وايجابياً وفعالاً ما يلي

1- التفرغ الكاملللمتحدث

2- إعطاء الفرصة للمتحدث

3- الانتباه إلى السلوك غير اللفظي

4- التركيز

5- تجنب تصنيف المتحدثوإطلاق الأحكام القطعية عليه

6- عدم التأثير السلبيعلى عملية الاتصال

7- تشجيع المتحدثعلى العرض والحديث

8- توجيه الأسئلة والاستفسارات في الوقت المناسب،فالأسئلة تثير الحيوية فيالاتصال

9- تقبل النقد والإنصات الجيد للاعتراضات ومحاولة تحليله بشكل منطقي وعقلانيدونانفعال

10- الإيمان بقيمة الإنصات وأهميتهوهو أحد وسائل الحصول على المعلومات

[تركي العاصمي]

أهمية الاجتماعات

ترجع أهمية الاجتماعات إلى:

1- أن الاجتماعات هيالوسيلةالمثلىللتوصل إلى القرارات الرشيدة

2- تُعد الاجتماعاتوسيلة لتبادل الآراء حولمشكلات التنظيم

3- يتم من خلال الاجتماعاتالتنسيقبين الجهودالمبذولةداخل المنظمةوالتنسيقبين جهودالمنظماتالمختلفة.

4- تتيح الاجتماعاتالفرصة لتبادل الخبراتبينأفراد التنظيم

5- تتيح الاجتماعاتالفرصة للقاء القادة بالعاملين

6- يترتب على الاجتماعاتمجموعة من الآثار الايجابيةمثل(بث روح التعاون بينالعاملين ، ورفع الروح المعنوية نتيجة المشاركة ، كما تؤدي إلى اكتساب المشاركينللخبرات والمهارات من خلال الاجتماعات)

7- يتم من خلال الاجتماعاتتقديم احدث وأوضحالمعلوماتمن المسئولين للعاملين

يتم من خلال الاجتماعات بث روح فريق العمل الذي يُعد ضروريا لانجاز الأعمال

[تركي العاصمي]

المبادئ العامة لتحقيق النجاح في إدارة الاجتماعات قراءه سريعه يكون احسن

1- التحديد الدقيق لمكان وزمان انعقاد الاجتماع

2- تحديد الأشخاصالمدعوين لحضور الاجتماع

3- إبلاغ الأشخاصالمدعوين بأهداف الاجتماع

4- إعلانجدول الأعمال وإبلاغ الأشخاص المدعوين بهوالحرص على وصول جدول الأعمال للمدعوين قبل زمن الاجتماع بوقت كاف ،والعمل على إحضار نسخ إضافيةمن جدول الأعمالأثناءعقد الاجتماع

5- إعدادمكان الاجتماع بشكل جيد حتى يكونمناسبا لأهدافالاجتماعومريحاًللأعضاءوكافياًلاستيعاب عدد المدعوين

6- تجهيزكافةالموادالمطلوبة واللازمةلعقد الاجتماعوتوزيعهافي الأماكن المعدة لاستقبال المدعوين حتى لايضيع الوقت في تجهيزها وتوزيعها أثناء عقد الاجتماع

7- تجهيزالخدمات الضرورية لعقد الاجتماع( المشروبات- الوجبات الخفيفة)

8- الالتزامببدء الاجتماع فيالتوقيت المحدد لهسلفاًومراعاة الثناء على الملتزمين بالحضور في الوقت المحدد

إنهاء الاجتماع بعد انقضاء الوقت المخصص له ( الالتزام بالفترة الزمنية المحددة للاجتماع وعدم تمديد الوقت إلا بموافقة جميع الأعضاء)
10- بدء الاجتماع بالترحيب بجميع الأعضاء وتقديم الأعضاء الجدد إذا كان هناك أعضاء جدد

11-عرض جدول الأعمال ومراجعته مع الأعضاء بصورة سريعة، ووضع تصور عن النتيجة المطلوب تحقيقها لكل بند من بنود الاجتماع حتى يعمل جميع الأعضاء في اتجاه تحقيق الأهداف المطلوبة

12- الانتقال من بند لأخر من بنود جدول الأعمال بالتسلسل الموضح فيه ، والعمل على توزيع وقت الاجتماع على بنود جدول الأعمال حسب الأهمية النسبية لكل بند من بنود جدول الأعمال

13- الالتزام بجدول الأعمال وعدم السماح للأعضاء الخروج عن بنود جدول الأعمال

14- عدم السماح لعضو أو مجموعة من الأعضاء السيطرة على المناقشات التي تدور داخل الاجتماع وحث الجميع على المشاركة واستخدام الوسائل المناسبة لتشجيعهم على المشاركة

15- الاهتمام بتسجيل كافة المناقشات التي تدور أثناء الاجتماعات

16- الاستماع باهتمام لكل ما يقال أثناء الاجتماعات

17-الاهتمام بكل ما يصدر عن الأعضاء من رسائل غير لفظية ، فهي تحمل معاني صادقة أكثر مما تحمله الكلمات

18- ضرورة وجود الاحترام المتبادل بين الأعضاء وتجنب الصراع

19-العمل على إيجاد الأجواء التي تسمح للأعضاء بالمشاركة بايجابية والتحدث بصراحة وصدق

20-اختتام الاجتماع بتلخيص ما تم انجازه خلال الاجتماع وتوضيح الخطوات التالية

21- تقديم الشكر لجميع الحاضرين وتثمين ما بذلوه من جهد أثناء الاجتماع والإشادة بما أنجزوه خلال الاجتماع

[تركي العاصمي]

الشروط الواجب توافرها في المدعوين للاجتماع:

1/ أن يكون المدعو للاجتماع له صلة بموضوعات الاجتماعات

2/ أن يكون المدعو للاجتماع لديه خبرة سابقة بموضوع الاجتماع وأن يكون ملماً به إلماماً كافياً.

3/ أن يكون المشاركين لديهم الرغبة للمشاركة في الاجتماع

4/ أن يكون المدعو للاجتماع قادرا على العمل الفريقي والعمل الجماعي

5/ أن يكون المدعو للاجتماع من النوع الذي يبدي رأيه ويتقبل آراء الآخرين

6/أن يكون المدعو للاجتماع لديه القدرة على الحديث أمام الآخرين

[تركي العاصمي]

المرحلة الأولى قبل الاجتماع

*التأكد من عدم وجود بدائل للاجتماع قبل الدعوة لعقد اجتماع

*وجود الحاجة لعقد الاجتماع

*التخطيط لعقد الاجتماع

*إعداد مكان الاجتماع

* التأكد من تغطية بنود جدول الأعمال

المرحلة الثانية أثناء الاجتماع

*الافتتاحية

*تحديد دور الأعضاء في الاجتماع

*تحديد دور المسئول عن إدارة الاجتماع

*التقييم

المرحلة الثالثة بعد الاجتماع

*كتابة محضر الاجتماع

*توزيع محضر الاجتماع

*المتابعة