[ مذاكرة جماعية ] : بناء وتنمية القدرات

[طيف الا مل]

[gdwl]السلام عليكم والرحمه
هنا سوف يتم مذاكرة
بناء وتنمية القدرات ع كل محاضرة تنزل لنا [/gdwl]

[طيف الا مل]

المحاضرة الأولى
مهارات الاتصال الجيد
مقدمة:
يمثل الاتصال عملية اجتماعية Social Process على قدر كبير من الأهمية، وكونه عملية اجتماعية يعنى ـ من وجهة النظر العلمية ـ أنه يتسم بقدر هائل من المرونة والديناميكية، فهو ليس نمطًا جامدًا، بل إنه تفاعل اجتماعي مثمر ومتنامٍ عبر الزمان والمكان، تحكمه القواعد الاجتماعية، وهو بلا شـك انعكاس مباشر ـ أو غير مباشر ـ لدرجة التطور الاجتماعي التي بلغها المجتمع.
مفهوم الاتصال:
الاتصال هو العملية التي يتم من خلالها نقل وتبادل المعلومات والأفكار والعواطف والاتجاهات من شخص إلى أخر أومن جماعة إلى أخرى من خلال الرموز بصورة تهدف إلى تحقيق الأهداف المقصودة والمحددة سلفا في أي منشاة أو في إي جماعة لها نشاط محدد والاتصال هو أساس كل تفاعل اجتماعي، فهو يمكننا من نقل معارفنا، وييسر التفاهم بين الأفراد
ويرى بعض العلماء أن الاتصال لا يشير إلى مجرد نقل لفظي محدد وهادف للرسائل فقط، بل إن مفهوم الاتصال يشير إلى كل العمليات التي يؤثر الناس بمقتضاها في بعضهم البعض.
يوضح التعريف السابق أنه في كل عمل من الأعمال أو حدث من الأحداث توجد جوانب اتصالية, ذلك لأن الفرد حينما يدرك عملاً معينًا أو حدثًا معينًا، فإن هذا الإدراك سوف يسبب حدوث تغييرات في معلومات ذلك الفرد، وبذلك يكون الفرد قد تأثر بشكل أو بآخر.
إن الاتصال – بصورته العامة والبسيطة – يقوم على نقل واستقاء أو تبادل المعلومات بين أطراف مؤثرة، ومتأثرة، ويترتب عليه تغيير في المواقف والسلوك
تصنيف الاتصال بناءً على عدد الأطراف المشاركة فيه :
الاتصال الذاتي
هو ما يحدث داخل الفرد، حينما يتحدث الفرد مع نفسه، وهو اتصال يحدث داخل عقل الفرد، ويتضمن أفكاره وتجاربه ومدركاته
في هذه الحالة يكون المرسل والمستقبل شخصًا واحدًا. فالفرد قد يناقش مع نفسه ما إذا كان سيقرأ أو لا يقرأ كتابًا من الكتب، أو يشاهد برنامجًا في التليفزيون أو يسمع حديثًا في الراديو، ومن المهم أن نعرف أن الاتصال الذاتي يتضمن الجوانب والأنماط التي يطورها الفرد في عملية الإدراك, أي الأسلوب الذي يلاحظ الفرد بمقتضاه و يعطي معنى للأفكار والأحداث والتجارب المحيطة به.
والواقع أننا لا نعيش في عزلة عن الآخرين، فجزء هام من وجودنا يقوم على تفاعلنا مع بعضنا البعض. والاتصال يشكل جزءًا هامًا من عملية التفاعل هذه , ولكي نفهم عملية الاتصال مع الآخرين علينا أن نبدأ أولاً بدراسة ما يحدث داخلنا، لأن أنماط الاتصال التي تحدث داخلنا هي الأساس الذي سيحكم اتصالنا مع الاخرين.
ولكي نتعلم كيف نشارك بمشاعرنا وبملاحظاتنا وبآرائنا مع الآخرين علينا أن نتعرف أولاً كيف نتوصل إلى تلك المشاعر والملاحظات والآراء، وهي عملية ليست سهلة أو بسيطة
والخلاصة أن الاتصـال الذاتي هو تلك العمليات الشعورية التي تحدث داخل الفرد، أي اتصال الفرد مع نفسه،وطبيعة الرسائل التي يرسلها إلى ذاته، فبدون فهم أنفسنا، وبدون أن نكون صـورة واقعيـة عن أنفسـنا يصبح الاتصـال بين الأفـراد صـعبًا.
الاتصال الشخصي
الاتصال الشخصي هو العملية التي تحدث يوميًا حينما نعطي أوامر أو نتلقاها، أو ندخل في مناقشة أو نتبادل التحيات، ولا تختلف عملية الاتصال الذاتي عن عملية الاتصال الشخصي كثيرًا بل قد لا يمكن فصلهما تمامًا، فالاتصال ليس مجموعة من الوظائف المنفصلة التي لها حدود حاسمة، ولكنه يتضمن شبكات متداخلة ومتفاعلة.
ويرى "روس" أن الاتصال الشخصي يتضمن خمسة متغيرات أساسية، أو بمعنى آخر ـ خمس مراحل متتابعة ومتداخلة:
1- فالمرسل (أ) يحول المنبهات التي تأتي إليـه إلي أفكار.
2- ينقلها في شـكل رسـالة يوصـلها إلى المستقبل (ب).
3- يتم نقـل الرسـالة بواسـطة وسـيلة إلى (ب).
4- يستجيب (ب) بمحاولة فهم أو إعادة بناء فكرة المرسل.
5- توفر استجابة (ب) رجع صدى إلى المرسل (أ).
والمتغيرات السابقة متداخلة ولا يمكن فصلها على المستوى الواقعي.
الاتصال الجمعي
يعد الاتصال الجمعي Group Communication المستوى الثالث من مستويات الاتصال، وهو ذلك النوع من الاتصال الذي يتم بين فرد معين وجماعة بأسرها كالمحاضرة، والخطبة. فخطبة الجمعة، والمحاضرات، والدروس الدينية، والخطب، تمثل كلها نماذج للاتصال الجمعي. ويمكن للقائم بالاتصال أن يتعرف على رد فعل الجمهور لرسالته بصورة مباشرة وآنية.
الاتصال الجماهيري
يمكن تعريف الاتصال الجماهيري Mass Communication بأنه العملية التي يقوم فيها القائم بالاتصال (المرسل) ببث رسائل مستمرة ومتعددة من خلال الوسائل الآلية إلى عدد كبير من المتلقين في محاولة للتأثير عليهم بطرق متعددة، وأهم ما يميز جمهور المتلقين في هذا النوع من الاتصال هو ضخامة الحجم وانتشاره، وعدم تجانس خصائص أعضائه، بالإضافة إلى عدم معرفة القائم بالاتصــال بهم
تصنيف الاتصال حسب اللغة:
تمثل اللغة أساسًا جوهريًا للاتصال، واللغة في جوهرها بناء رمزي، وقد تعددت لغات الإنسان وتنوعت انعكاسًا لتطور البشرية وتنوعها.
ويقوم علماء الاتصال عادة بتصنيف الاتصال بناءً على اللغة إلى جانبين أساسيين مترابطين ومتكاملين وهما:
1- الاتصال اللفظي (اللغوي):
يتم الاتصـال ـ في أغلب صوره ـ عبر اللغة، فالإنسان يستخدم اللغة لكي يصف لنفسـه وللآخرين ما يراه من العالم الخارجي، وهي الوسيلة الأكثر شيوعًا ويسرًا في التواصل بين البشر. ولذلك تعد كل لغة بمثابة أداة أو وسيلة توجه المتحدثين بها إلى ملاحظة العالم الخارجي والاستجابة له، والتعبير عنه، وعن أنفسهم بطريقة خاصة
2- الاتصال غير اللفظي :
على الرغم من أهمية اللغة في عملية الاتصال، إلا أن الاتصال اللفظي ليس هو الشكل الوحيد للاتصال، فثمة شكل آخر يطلق عليه العلماء الاتصال غير اللفظي.
ويمكن حصر أهم أشكال الاتصال غير اللفظي فيما يلي:
أ- الصمت
يعد الصمت تعبيرًا منظمًا يشير إلى مجموعة معاني يستخدمها الإنسان أو يقصدها , ولذلك فإن الاتصال الفعال بين الأشخاص يعتمد إلى حد بعيد على الصمت، لأن الناس لا يتحدثون بصفة مستمرة، بل تتخلل أحاديثهم "وقفات" يفكرون خلالها فيما سوف يقولونه، كما يقومون فيها بصياغة عباراتهم واختيار ألفاظهم، وفضلاً عن ذلك فهم يصمتون عندما يستمعون إلى حديث الآخرين.
ب- الإشارة:
تعد الإشارة أول وسيلة طـورها الإنسـان في اتصاله مع الآخرين، وتنطوي كل ثقافة على نسق من الإشـارات الدالة على معانٍ معينة، وهذه الإشارات إما تصـاحب الكلام , أو تُؤدى بمفردها من أجل أن تعطي معنىً معينًا، أو ترسل رسالة خاصة. والمعني الذي يكمن خلف الإشارة فهو مسألة ثقافية خالصة، وبالتالي فهو نسبي بدرجة كبيرة، ومثال ذلك أن إيماءة الرأس تشير في بعض الثقافات إلى معنى الموافقة والتأييد، بينما تعنى الرفض في ثقافات أخرى
يلجأ الأشـخاص إلى عدد كبير من إشارات اليد أثناء حديثهم
ويرتبط بالإشارة أيضًا تعبيرات الوجه وحركات الجسم، وتسمى هذه التعبيرات والحركات لغة الجسد
ج- لغة الأشياء:
تعلق أغلب الثقافات أهمية كبيرة على المظهر الفيزيقي للأشياء، وعلى جاذبية هذا المظهر، تلك الجاذبية التي قد يختلف تعريفها من عصر إلى آخر، ويذكر أحد المهتمين بشئون الاتصال غير اللفظي العبارة التالية "إنك تعبر عن هويتك الخاصة وتنقلها إلى الآخرين بواسطة ذاتك المرئية".
تصنيف الاتصال حسب العلاقة بين أطرافه:
ينقسم الاتصال وفقًا للعلاقة بين أطراف عملية الاتصال إلى صورتين:
1- الاتصال المباشر:
وفيه تكون العلاقة بين المرسل والمستقبل علاقة مباشرة، أي وجهًا لوجه Face to Face وتلك هي الصورة التقليدية للاتصال في الحياة اليومية
2- الاتصال غير المباشر:
وهو الاتصال الذي يتم عبر وسيط بين المرسل والمستقبل، مثال ذلك الاتصال من خلال البرقية البريدية، أو الاتصال التليفزيوني، أو المحادثات عبر غرف "الدردشة" الإلكترونية، وتتضح صورة هذا الاتصال بصورة أكبر في الاتصال الجماهيري .. حيث يخاطب المرسل أفرادًا لا يعرفهم ولا يعرفونه معرفة شخصية، ولا يستطيع أن يتلقى منهم ما يفيد تقبلهم أو رفضهم لرسالته.

[طيف الا مل]

اسئله الامتحان في المحاضرة الاولى


المحاضرة الاولى




يرى بعض العلماء ان الاتصال :

- يشير الى انه مجرد نقل لفظي وهادف للرسائل فقط
- يشير الى العمليات التي تؤثر في الناس فقط
- يشير الى انه مجرد نقل لفظي وهادف والى كل العمليات التي تؤثر بالناس



يصنف الاتصال بناء على عدد الاطراف المشاركه الى :

- 3 اصناف
[- 4اصناف
5 اصناف


يرى ان الاتصال الشخصي يتضمن خمسة متغيرات أساسيه :

- روس

- بروس
- برويس

يصنف الاتصال الجماهيري حسب :

- عدد الاطراف المشاركه
- حسب اللغه
- حسب العلاقه بين الاطراف




يصنف الاتصال حسب اللغه الى :

- جانب واحد
- جانبين
- 3 جوانب

من امثله الاتصال الغير لفظي :
- الهاتف
- الصمت والاشاره
- الرسائل

[طيف الا مل]

http://www.ckfu.org/vb/t497406.html



http://www.ckfu.org/vb/t497484.html

[طيف الا مل]

المحاضرة الثانية
مهارات الاتصال الجيد
مقدمة:
بعد أن تحدثنا في المحاضرة السابقة عن مفهوم الاتصال وتصنيفاته المتعددة نواصل في هذه المحاضرة الحديث عن مهارات الاتصال الجيد.
ومهارات الاتصال الجيد هى مجموعة من المهارات اللازمة حتى تصبح الاتصالات فعالة ، وتحقق الأهداف المرجوة منها
وهى مهارات يجب أن يتمتع بها القائم على عملية الاتصال ، وتعد مهارات الاتصال الجيد من المهارات اللازمة لبناء وتنمية القدرات البشرية
أهمية الاتصال:
تمثل الاتصالات جزءً كبيراً من أعمال المديرين اليومية في المنظمات والمؤسسات
تتوقف القدرة على إنجاز الأهداف على كفاءة الاتصالات
تهتم الاتصالات بتوحيد الجهود المختلفة في التنظيم
يؤدي الاتصال إلى ممارسة القوة
يمثل الاتصال وسيلة لإحداث التغير في السلوك
يعد الاتصال وسيلة فعالة إلى إحداث التأثير المطلوب من أجل انجاز الأهداف
خصائص الاتصال الجيد:
تتمثل خصائص الاتصال الجيد فيما يلي:
1- السرعة : الاتصال الجيد يعمل على نقل الرسالة في الوقت المناسب الذي يحقق أهداف الاتصال
2- الدقة ويقصد بها نقل المعلومات والبيانات المراد نقلها دون تغيير لمضمون الرسالة المراد نقلها، أي وصول المحتوي المقصود للمستقبل كما هو دون تشويه
3- وضوح المعنى والمقصود به وصول الرسالة إلى الطرف المستقبل لها كما يراها المرسل وليس كما يراها المُرسل إليه ، ويتطلب ذلك عدم قابلية محتوى الرسالة للتفسيرات المتعددة ووضوح الكلمات التي تحتويها الرسالة
4- الحالة النفسية فالاتصال الجيد والفعال هو الذي يتم حينما يكون المرسل إليه مؤهل من الناحية النفسية لاستقبال الرسالة ، فكلما كانت الحالة النفسية للمستقبل جيدة كلما كانت استجابته أفضل وتحقق الهدف من الاتصال
5- انخفاض التكاليف الاتصال الجيد هو الذي يحقق الهدف المقصود منه بأقل تكلفة ممكنة في كافة الأدوات والآلات والأجهزة المستخدمة في عملية الاتصال
6- الإقناع ومن خصائص الاتصال الفعال أن يكون له القدرة على إحداث التأثير المطلوب في المستقبل ، أي يكون لعملية الاتصال رد فعل ايجابي من قبل المستقبل ، ويستطيع المستقبل تكوين فكرة كاملة عن موضوع الاتصال
7- يعمل الاتصال الجيد على تيسير الإجراءات وتسهيل إنجاز الأعمال من خلال تدفق المعلومات التي تيسر أداء الأعمال
8- مراعاة الفروق الفردية فدائما ما يكون هناك فروق فردية بين الأفراد المستقبلين للرسالة ، وتلعب هذه الفروق دوراً مهماً في عملية الاتصال وإذا لم تؤخذ هذه الفروق في الاعتبار لن تحقق عملية الاتصال المقصود منها
عناصر عملية الاتصال:
1- المرسل وهو القائم على إعداد الرسالة ، ويكون لديه بعض الأفكار أو القرارات أو القضايا التي يريد عرضها من أجل تحقيق مجموعة من الأهداف ، وفي سبيل ذلك يقوم بترجمة هذه الأفكار أو القرارات أو القضايا في رسالة، وقد يكون المرسل مديراً ، أو مرؤوساً ، أو زميلاً في العمل
2- المستقبل وهو المستهدف من عملية الاتصال سواء كان شخصا أو جماعة تصل إليه التعليمات والأوامر والتوجيهات
3- الرسالة وهي عبارة عن مجموعة من المفاهيم أو العبارات أو التوجيهات أو القرارات أو التعليمات أو الاقتراحات التي يرغب المرسل في توصيلها للمستقبل
4- الوسيلة وهي الأداة أو القناة التي تمر من خلالها الرسالة من المرسل إلى المستقبل والتي يتم من خلالها نقل الأفكار والمعاني والقرارات والاقتراحات إلي المقصود من عملية الاتصال ( المستقبل )، وفي العالم المعاصر تعددت وسائل الاتصال ؛ فقد يكون الاتصال عن طريق الحديث المباشر ، أو الحديث التليفوني ،أو الحديث التلفزيوني ،أو عن طريق الكتابة
5- التغذية العكسية المرتدة وهي التي تبين مدي نجاح أو فشل الرسالة، ومدي نجاحها في تحقيق أهدافها
أهداف الاتصال:
يهدف الاتصال في الإدارة إلى :
1- تعريف أعضاء الجماعة بمجالات المنظمات والأهداف التي تسعى إلى تحقيقها
2- تداول المعلومات بين القادة ومختلف مستويات العاملين
3- تنسيق الجهود بين الأقسام المختلفة في المؤسسة وبين مختلف جهود الأعضاء
4- التعرف على المشكلات التي تواجه العاملين والعمل على حلها
5- نفل ردود أفعال العاملين ووجهات نظرهم فيما يتعلق بالأوامر التي يتلقونها
أ- مهارات التحدث:
حتى يستطيع المرسل اكتساب مهارة العرض الجيد والتحدث بشكل فعال يجب مراعاة ما يلي:
1.التعرف الجيد على المستمعين من ناحية الخصائص ( السن – النوع – العدد – التعليم ) ، والتعرف على مدى معرفة الطرف الآخر بموضوع الحديث ، ومعرفة اتجاهاته نحو موضوع الحديث
2.تحديد الهدف من الحديث، فيجب على المرسل إخبار المستقبلين بالهدف من الحديث بشكل واضح
3.تحديد محتوى الحديث أي تحديد الموضوع الذي يمثل محور الحديث تحديداً دقيقاً وتحديد عناصره الأساسية ( المقدمة – صلب الموضوع – الخاتمة )
4.التوقف عن الكلام بين لحظة وأخرى، فعلى المرسل أن يتوقف عن الكلام من آن لآخر حتى يتيح الفرصة للمستقبل لتفهم الحديث والاستفسار عما يصعب عليه فهمه ، وجذب انتباهه ، وإعطائه الفرصة للتفكير ، والانتقال التدريجي من عنصر إلى آخر من عناصر الموضوع
5. متابعة ردود أفعال المستمعين من خلال تعبيراتهم غير اللفظية وحركاتهم لاكتشاف مدى اهتمامهم بالحديث، أو انصرافهم وانشغالهم عن الحديث
6. اختيار نبرة الصوت المناسبة ، ويتوقف اختيار نبرة الصوت على أهمية الموضوع ونوعيته
7. مراعاة الحالة النفسية للمستمعين ومراعاة المستوى الثقافي لهم ، ويتم ذلك من خلال انتقاء – واختيار- الألفاظ المناسبة للحالة النفسية لهم ، وبما لا يؤثر على المعنى الأصلي للرسالة ، وكذلك مراعاة المستوى الثقافي والذي ينعكس على أبعاد الحديث
8. تحديد الشكل المناسب لعرض الحديث والمكان المناسب له بمراعاة ما يلي: الوسائل المساعدة، والمكان الملائم من ناحية الهدوء والراحة والإضاءة الجيدة
ب- مهارات الاستماع والإنصات الفعال :
الاستماع هو فهم الكلام ، أو الانتباه إلى شيء مسموع ، ويختلف الاستماع عن السمع الذي يعد من حواس الإنسان والأذن هي وسيلة السماع
ومفردات الاستماع : هي عدد الكلمات التي يفهمها الإنسان عندما يستمع
وهناك فرق بين السماع والاستماع فالسماع هو مجرد استقبال الأذن للأصوات من مصدر ما دون إعارة هذه الأصوات الاهتمام الكافي لفهمها فهماً جيداً
أما الاستماع فهو مهارة معقدة ، وهى أكثر من مجرد سماع الأصوات ،فالاستماع عملية يعطي فيها المستمع اهتماما وتركيزاً وانتباها مقصودًا للأصوات والكلمات التي يسمعها . فسماع الأصوات وإعطائها معنىً محدداً يعد أمراً أكثر تعقيداً من مجرد السماع للأصوات دون إعطائها الاهتمام الكافي لفهم معانيها

صفات المستمع الجيد
من الصفات التي يجب أن يتمتع ﺑﻬا المستمع الجيد أن يجيد الاستماع إلى الآخرين، وأن ينوع من الأساليب التي يستمع بها إلى الأشياء حسب طبيعتها ودرجة أهميتها، ويجب على المستمع الجيد أن يكون له القدرة على انتقاء ما ينبغي انتقائه مما يستمع إليه حتى يستطيع تجميع الأفكار الرئيسية لما يستمع إليه ، كما يستطيع التمييز بين الأفكارالأولية ، وبين الأفكار الثانوية ، ويستطيع التميز بين الحقائق والأراء فيما يستمع إليه
من بين العناصر الواجب مراعاتها في الاستماع حتى يكون الاتصال جيداً وايجابياً وفعالاً ما يلي:
1- التفرغ الكامل للمتحدث وتركيز الانتباه على ما يقول
2- إعطاء الفرصة للمتحدث ليقول كل ما يريده وما يود التعبير عنه باسلوبه وبطريقته وعدم مقاطعته أثناء حديثه
3- الانتباه إلى السلوك غير اللفظي للمتحدث أي مراقبة الإشارات والحركات والنظرات التي تصدر عن المتحدث
4- التركيز على الأفكار والموضوعات والعناصر الرئيسية حتى لا يضيع تماسك الموضوع بالتفصيلات التي يعرضها المتحدث
من بين العناصر الواجب مراعاتها في الاستماع حتى يكون الاتصال جيداً وايجابياً وفعالاً ما يلي:
5- تجنب تصنيف المتحدث وإطلاق الأحكام القطعية عليه ، ويتطلب ذلك عدم السرعة في إطلاق الأحكام أو تعميمها فالمتحدث له الحرية في التعبير المتكامل عن الموضوع
6-عدم التأثير السلبي على عملية الاتصال: يجب على المتلقي ألا يسم في التشويش على عملية الاتصال ولا ينشغل عن المتحدث أو ينصرف عنه أو يقاطعه أو يعبر برسائل غير لفظية عن ملله وضجره
7-تشجيع المتحدث على العرض والحديث وذلك بمنحه الفرصة للحديث، واستخدام تعبيرات الوجه لإشعاره بمدى الاهتمام بالحديث والانتباه له
8-توجيه الأسئلة والاستفسارات في الوقت المناسب، فالأسئلة تثير الحيوية في الاتصال وتسهم في الحصول علىمعلومات أكثر دقة ووضوحاً ، كما أنها تشجع المتحدث على الاسترسال ، وهى دليل على الإنصات
9- تقبل النقد والإنصات الجيد للاعتراضات ومحاولة تحليله بشكل منطقي وعقلاني دون انفعال
10- الإيمان بقيمة الإنصات وأهميته وهو أحد وسائل الحصول على المعلومات، والمعرفة، والسمع هو أحد أهم حواس الإنسان ، والأذن هو أحد أعضاء جسم الإنسان المفتوحة دائماً ليس لها باب
معوقات الاستماع:
يؤدي ضعف القدرة عل الاستماع إلى عدم تحقيق عملية الاتصال لأهدافها وهناك العديد من العوامل التي تؤدي إلى ضعف عملية الاستماع ومنها عوامل ترجع إلى المتحدث ومنها عوامل ترجع إلى المستمع ومن بين هذه العوامل عدم قدرة المستمع على فهم ما يقوله المتحدث بسبب غموض المفاهيم التي يستخدمها المتحدث ،
وقد يرجع ضعف الاستماع إلى على عدم قدرة المتحدث على جعل الحديث مثيرا لاهتمام المستمعين ، وبالتالي يتشتت ذهن المستمع ، وقد يكون ضعف القدرة على الاستماع راجعاً إلى الطريقة التي يتحدث بها المرسل والتي تؤدي إلى ملل المستمع، وقد يرجع ضعف القدرة على الاستماع إلى عدم قدرة المستمع على التحمل ، كما قد يكون ضعف القدرة على الاستماع راجعا إلى تحامل المستمع على المتحدث، كما يؤدي التسرع في البحث عما هو متوقع إلى إعاقة عملية الاستماع.
ج -مهارات الكتابة
هى المهارات التي ترتبط بكتابة موضوع الاتصال في المؤسسات والتي تختلف عن الكتابة الأدبية، فالكتابات الأدبية ترتبط بإبداع الكاتب ، أما كتابة موضوع الاتصال فإنها تتأثر بالأسلوب العلمي في الكتابة وتتسم بالاختصار والبساطة والسهولة وعدم التعقيد والاختصار حتى تصل المعلومة إلى الآخرين ، ولها أشكال متعددة مثل الخطابات والتقارير والمذكرات
وذهب علماء الإدارة إلى أن الكتابة الإدارية لها عدة مبادئ أساسية وتتمثل تلك المبادئ في أن تتسم الرسالة المكتوبة باحتوائها على جميع الحقائق التي يحتاج إليها القارئ، والتي من خلالها يتم تحقيق الاستجابة التي يرغب فيها الكاتب ، كما يجب أن تتسم الكتابة بالتماسك والترابط والتناسق بين مكوناتها ، كما يجب الابتعاد عن العبارات والألفاظ غير المحددة ، كما يجب أن تتسم الكتابة بالوضوح ويتحقق ذلك بضرورة استخدام الكلمات المألوفة للقارئ ، واستخدام الجمل المعبرة والمؤثرة ومراعاة وحدة الكتابة ، كما يجب أن تتسم الكتابة بالدقة والصراحة ، ويتحقق ذلك بالاعتماد على الحقائق والأرقام .
د - مهارات القراءة
من بين المهارات الضرورية في عملية الاتصال المهارات المرتبطة بالقراءة ، ففي كثير من الاحيان يجب على المسئولين قراءة التقارير والمذكرات ، وكثير من الأشياء المكتوبة كالقرارات التي يوقع عليها، والخطط التي يعتمدها
ولكي يقوم بذلك يجب أن يقوم بقراءتها قراءة جيدة وفهم واستيعاب ما فيها في وقت قصير حتى لا يضيع وقته، وحتى يستطيع اتخاذ القرار المناسب،
وتتمثل أهم مهارات القراءة في ؛القدرة على قراءة أكبر كم من المكاتبات في أقصر وقت ممكن مع فهم هذه المكاتبات فهماً دقيقا ،ومن أهم المهارات أيضاً القدرة على الفهم والاستيعاب مع القراءة السريعة ويعني ذلك الدقة المتناهية ، وكذلك القدرة على التفكير والتحليل المنطقي لما يقرأ، ويجب أن يرتبط التحليل المنطقي بالقدرة على الربط بين الأفكار ، والقدرة على الاستنتاج
هـ - مهارات استخدام الاتصال غير اللفظي
وتعني استخدام بعض الحركات والإشارات والأشياء ، والتنغيم في عملية الاتصال ، وأحيانا ما يكون الاتصال غير اللفظي له تأثير يماثل تأثير الاتصال اللفظي إن لم يكن أكثر تأثيرا منه
وهناك الكثير من الحركات التي توصل معاني محددة فالابتسامة تعني الرضا ، ورفع الرأس وخفضه بشكل راسي يعني الموافقة ، وتحريك الرأس بشكل أفقي يعني الرفض، وان اختلفت أو اتفقت معاني الحركات والإشارات في الثقافات المختلفة
كما أن هناك لغة الأشياء وتعني الأشياء التي اتخذها الناس لتعبر عن معاني معينة ، وتمثل الأشياء المختلفة مثل الملابس والسيارات والحلي وكافة الأشياء التي يستخدمها الإنسان ماهية إلا رموز تٌستخدم للتعبير عن معاني محددة

[طيف الا مل]

اسئله الامتحان في المحاضرة 2
المحاضرة 2



من اهميه الاتصال الجيد
- السرعه في نقل الرسائل
- انخفاض التكاليف
[ - يؤدي الاتصال الى ممارسه القوه



من خصائص الاتصال الجيد :

-السرعه في نقل الرسائل
-يؤدي الاتصال الى ممارسه القوه
وسيله فعال لاحداث التغيير






تتكون عناصر عمليه الاتصال من :
-
3 عناصر
- 4 عناصر
[ - 5 عناصر


المرسل والمستقبل والرساله والوسيله تعتبر من :
اهداف الاتصال
خصائص الاتصال
عناصر الاتصال
اهميه الاتصال



يهدف الاتصال في الاداره الى :

- التغذيه العكسيه المرتده
- توضيح نجاح او فشل الرساله
- تداول المعلومات بين القاده ومختلف مستويات العاملين


مهارة السماع هي :

- مهاره معقده وهي اكثر من مجرد سماع الاصوات
- مجرد استقبال الاذن للاصوات من مصدر مادون الوعي
- اعطاء الفرصه للمتحدث ليقول مالديه
- التفرغ الكامل للمتحدث




مهارة االاستماع هي:


- مهاره معقده وهي اكثر من مجرد سماع الاصوات

- مجرد استقبال الاذن للاصوات من مصدر مادون الوعي
- اعطاء الفرصه للمتحدث ليقول مالديه
- التفرغ الكامل للمتحدث


من مهاره الكتابه الاداريه


- ان تكون مختصره
- ان نبتعد فيها عن العبارات والالفاظ غير المحدده
- ان تتسم بالدقه والصراحه
- جميع الاجابات خاطئه
- جميع الاجابات صحيحه

[طيف الا مل]

http://www.ckfu.org/vb/t497809.html

[طيف الا مل]

المحاضرة الثالثة:
مهارات إدارة الاجتماعات
مقدمة:
تختلف الاجتماعات التي تتم في المؤسسة عن أي نوع من أنواع الأحاديث والمناقشات الفردية والجماعية بین الأفراد ، فاجتماعات العمل يُعد لها مسبقاً ويكون لها أهداف محددة . ويتم الإعداد للاجتماعات قبل انعقادها بفترات زمنية طويلة ، كما يتم التحضير والإعداد لها كما يتم إرسال الدعوات للمشاركين في الاجتماع وإعلامهم بموعد ومكان انعقاد الاجتماع ، كما أن هناك أنواع متعددة من الاجتماعات تختلف باختلاف الهدف من الاجتماعات
مفهوم الاجتماع:
تعرف الاجتماعات بأنها تجمع من الأشخاص تربطهم علاقة مشتركة وهدف واحد ويناقشون موضوعاً أو موضوعات متعددة من أجل الوصول إلى تقديم مقترحات أو الوصول إلى قرارات حول الموضوعات التي تمت مناقشتها في الاجتماع
ويعرف الاجتماع أيضا بأنه الوسيلة التي يلتقي من خلالها الإفراد في المؤسسات من أجل تبادل الآراء والأفكار حول موضوعات الاجتماعات من أجل التوصل إلى قرارات جماعية تتعلق بالموضوعات التي تم إقامة الاجتماع من أجلها
ويعرف الاجتماع أيضاً بأنه الفترة التي يجتمع فيه مجموعة من الأشخاص في تنظيم معين بشكل رسمي وجهاً لوجه في فترة زمنية محددة تختلف تلك الفترة باختلاف طبيعة الاجتماع ، وفي مكان محدد، ويتم داخله تناول الموضوعات التي تطرح بطريقة نظامية حتى يتم تكوين رأياً معيناً أو موقفاً محدداً
أما مفهوم إدارة الاجتماعات فيشير إلى أحد الوسائل المهمة للاتصال الذي يتيح الفرصة لجميع الأعضاء المشاركين لإبداء مقترحاتهم ، وهو الوسيلة التي يتم من خلاها تحقيق أهداف الاجتماع وجعله فعالاً ، وهو الوسيلة التي تجعل من وقت الاجتماع مهماً ، والتي تؤدي إلى الاستفادة من جميع خبرات المشاركين
أهمية الاجتماعات:
ترجع أهمية الاجتماعات إلى :
1- أن الاجتماعات هي الوسيلة المثلى للتوصل إلى القرارات الرشيدة ويأتي ذلك من خلال تنوع خبرات المجتمعين، ومن خلال تبادل الآراء ووجهات النظر بين المجتمعين
2- تُعد الاجتماعات وسيلة لتبادل الآراء حول مشكلات التنظيم
3- يتم من خلال الاجتماعات التنسيق بين الجهود المبذولة داخل المنظمة والتنسيق بين جهود المنظمات المختلفة.
4- تتيح الاجتماعات الفرصة لتبادل الخبرات بين أفراد التنظيم
5- تتيح الاجتماعات الفرصة للقاء القادة بالعاملين ، كما تتيح الاجتماعات الفرصة للعاملين لطرح مشكلاتهم .
6- يترتب على الاجتماعات مجموعة من الآثار الايجابية مثل بث روح التعاون بين العاملين ، ورفع الروح المعنوية نتيجة المشاركة ، كما تؤدي إلى اكتساب المشاركين للخبرات والمهارات من خلال الاجتماعات
7- يتم من خلال الاجتماعات تقديم احدث وأوضح المعلومات من المسئولين للعاملين
8- يتم من خلال الاجتماعات بث روح فريق العمل الذي يُعد ضروريا لانجاز الأعمال
مبررات عقد الاجتماعات:
هناك عديد من مبررات عقد الاجتماعات :
يمكن من خلال الاجتماعات توزيع المهام والواجبات على الأفراد والتنسيق فيما بينهم
تعد الاجتماعات من اللقاءات المباشرة بين الأعضاء، والتي يمكن من خلالها تدريبهم ، وزيادة مهارتهم وإمكانياتهم
تنشيط الأفكار والمقترحات والخبرات بين العاملين في المنظمة من فترة زمنية لأخرى
ظهور مشكلات تتطلب المتابعة والمناقشة ، وتبادل وجهات النظر بشأنها
العناصر الأساسية للاجتماعات:
وجود مجموعة من الأشخاص لهم مجموعة من الأهداف المشتركة يسعون إلى مناقشتها والوصول إلى قرارات أو توصيات بشأنها
وجود درجة من التفاعل بين هؤلاء الأشخاص تمكنهم من مناقشة الموضوعات والوصول إلى قرارات أو توصيات بشأنها
وجود قواعد محددة تنظم عمل الاجتماعات
وجود التزام من الأشخاص بالموعد المحدد للاجتماع وكذلك مكان الانعقاد
المبادئ العامة لتحقيق النجاح في إدارة الاجتماعات:
1-التحديد الدقيق لمكان وزمان انعقاد الاجتماع والتحديد الدقيق للمكان يعني تحديد المكان الذي سيتم فيه الانعقاد والمكان الذي سيجلس فيه كل عضو من الأعضاء المشاركين والمدعوين
للاجتماع، أما تحديد الزمان فيعني تاريخ الانعقاد وساعته (البداية والنهاية)
2- تحديد الأشخاص المدعوين لحضور الاجتماع
3- إبلاغ الأشخاص المدعوين بأهداف الاجتماع ، وما يتوقع الوصول إليه من عقد الاجتماع
4- إعلان جدول الأعمال وإبلاغ الأشخاص المدعوين به والحرص على وصول جدول الأعمال للمدعوين قبل زمن الاجتماع بوقت كاف ، والعمل على إحضار نسخ إضافية من جدول الأعمال أثناء عقد الاجتماع
5- إعداد مكان الاجتماع بشكل جيد حتى يكون مناسبا لأهداف الاجتماع ومريحاً للأعضاء وكافياً لاستيعاب عدد المدعوين
6- تجهيز كافة المواد المطلوبة واللازمة لعقد الاجتماع وتوزيعها في الأماكن المعدة لاستقبال المدعوين حتى لا يضيع الوقت في تجهيزها وتوزيعها أثناء عقد الاجتماع
7- تجهيز الخدمات الضرورية لعقد الاجتماع ( المشروبات- الوجبات الخفيفة)
8- الالتزام ببدء الاجتماع في التوقيت المحدد له سلفاً ومراعاة الثناء على الملتزمين بالحضور في الوقت المحدد
9- إنهاء الاجتماع بعد انقضاء الوقت المخصص له ( الالتزام بالفترة الزمنية المحددة للاجتماع وعدم تمديد الوقت إلا بموافقة جميع الأعضاء)
10- بدء الاجتماع بالترحيب بجميع الأعضاء وتقديم الأعضاء الجدد إذا كان هناك أعضاء جدد
11- عرض جدول الأعمال ومراجعته مع الأعضاء بصورة سريعة، ووضع تصور عنِ النتيجة المطلوب تحقيقها لكل بند من بنود الاجتماع حتى يعمل جميع الأعضاء في اتجاه تحقيق الأهداف المطلوبة
12- الانتقال من بند لأخر من بنود جدول الأعمال بالتسلسل الموضح فيه ، والعمل على توزيع وقت الاجتماع على بنود جدول الأعمال حسب الأهمية النسبية لكل بند من بنود جدول الأعمال
13- الالتزام بجدول الأعمال وعدم السماح للأعضاء بعدم الخروج عن بنود جدول الأعمال
14- عدم السماح لعضو أو مجموعة من الأعضاء السيطرة على المناقشات التي تدور داخل الاجتماع وحث الجميع على المشاركة واستخدام الوسائل المناسبة لتشجيعهم على المشاركة
15- الاهتمام بتسجيل كافة المناقشات التي تدور أثناء الاجتماعات
16- الاستماع باهتمام لكل ما يقال أثناء الاجتماعات
17- الاهتمام بكل ما يصدر عن الأعضاء من رسائل غير لفظية ، فهي تحمل معاني صادقة أكثر مما تحمله الكلمات
18- ضرورة وجود الاحترام المتبادل بين الأعضاء وتجنب الصراع
19- العمل على إيجاد الأجواء التي تسمح للأعضاء بالمشاركة بايجابية والتحدث بصراحة وصدق
20- اختتام الاجتماع بتلخيص ما تم انجازه خلال الاجتماع وتوضيح الخطوات التالية
21- تقديم الشكر لجميع الحاضرين وتثمين ما بذلوه من جهد أثناء الاجتماع والإشادة بما أنجزوه خلال الاجتماع
أنواع الاجتماعات:
هناك تصنيفات متعددة لأنواع للاجتماعات ومنها؛ اجتماعات تبادل المعلومات والهدف منها تبادل المعلومات بين العاملين ، وهناك اجتماعات اتخاذ القرار ويكون اتخاذ القرار هو موضوع وهدف الاجتماع ، وهناك اجتماعات البحث والدراسة وفيها يتم بحث ودراسة مجموعة من الموضوعات من خلال الأعضاء أو من خلال مجموعات عمل ، وهناك الاجتماعات الطارئة وهي التي يتم فيها مناقشة حدث طارئ غير مخطط له ، وهناك الاجتماعات الروتينية والتي تكون جزء من خطة عمل المؤسسة
ومن الأنواع الأخرى للاجتماعات
الاجتماع الفوضوي وهو الاجتماع الذي يسمح فيه لكل عضو أن يتصرف كما يريد ويتحدث كيفما شاء ، وفي أي موضوع وفي أكثر من موضوع في وقت واحد ، أو التحدث دون انقطاع ، وهناك الاجتماع الناجح وهو الذي يتم الإعداد له بعناية ، والذي يتم فيه انجاز الأهداف المحددة له سلفاً.
ومن أنواع الاجتماعات أيضاً ؛هناك اجتماعات النظام الأساسي وهى التي يحددها التنظيم في نظامه الأساسي ، ويحدد مواعيد انعقادها ، والمدعوين إليها وطريقة دعوتهم ، وهناك اجتماعات العمل والتي يتم من خلالها إدارة العمل ، وهناك الاجتماعات الدورية وهي التي يتم عقدها بصفة دورية ومنتظمة ؛ أسبوعيا أو شهرياً أو بأي صفة دورية.

[طيف الا مل]

اسئله المحاضرة الثالثه في الامتحان

-الفترة التي يجتمع فيه مجموعة من الأشخاص في تنظيم معين بشكل رسمي وجهاً لوجه في فترة زمنية محددة تختلف تلك الفترة باختلاف طبيعة الاجتماع ، وفي مكان محدد، ويتم داخله تناول الموضوعات التي تطرح بطريقة نظامية حتى يتم تكوين رأياً معيناً أو موقفاً محدداً:

أ-ادارة الاجتماعات
ب-الاجتماع
ج-علم الاجتماع

2-أحد الوسائل المهمة للاتصال الذي يتيح الفرصة لجميع الأعضاء المشاركين لإبداء مقترحاتهم ، وهو الوسيلة التي يتم من خلاها تحقيق أهداف الاجتماع وجعله فعالاً ، وهو الوسيلة التي تجعل من وقت الاجتماع مهماً ، والتي تؤدي إلى الاستفادة من جميع خبرات المشاركين :

أ-ادارة الاجتماعات
ب-الاجتماع
ج-علم الاجتماع

3-من اهمية الاجتماعات :

أ-الوسيلة المثلى للتوصل إلى القرارات الرشيدة .
ب-وسيلة لتبادل الآراء حول مشكلات التنظيم.
ج-تقديم احدث وأوضح المعلومات من المسئولين للعاملين .
د-جميع ماسبق

4-من العناصر الاساسيه الاجتماعات:

أ-مجموعه لها اهداف
ب-تفاعل بين الاشخاص
ج-وجود قواعد لتنظيم الاجتماع والتزام الاشخاص بالمواعيد
د-جميع ماسبق

5-انواع الاجتماعات:

أ-تبادل المعلومات
ب-اتخاذ القرار
ج-البحث
د-الطارئه
ه-الروتينيه
و-جميع ماسبق

6-وهو الاجتماع الذي يسمح فيه لكل عضو أن يتصرف كما يريد ويتحدث كيفما شاء ، وفي أي موضوع وفي أكثر من موضوع في وقت واحد ، أو التحدث دون انقطاع :

أ-روتيني
ب-فوضوي
ج-ناجح
د-طارئ

7-هو الذي يتم الإعداد له بعناية ، والذي يتم فيه انجاز الأهداف المحددة له سلفاً:

أ-الناجح
ب-الطارئ
ج-تبادل المعلومات

8-وهي التي يتم عقدها بصفة دورية ومنتظمة ؛ أسبوعيا أو شهرياً:

أ-دوريه
ب-اتخاذ قرار
ج-بحث

[طيف الا مل]

http://www.ckfu.org/vb/t498103.html