جميع اسئلة النقاش واجوبتها لمهارات الاتصال من 2-14 (عشر درجات حلوه)

[zaid177]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

حبيت يكون لي نصيب في فائدتكم ...

لاني لفيت ولا حصلت الاجابات فقلت اجعها لكم ..

ومابي الا دعوه خالصة From the soles of your heart

اترككم مع الاسئلة واجوبتها

---------------------------------------------------------

السؤال الثاني

ما هو دور الاتصالات داخل المنظمة في تحفيز الموظفين؟ وهل يدعم التنظيم غير الرسمي الاتصالات في المنظمة؟

دور الاتصالات داخل المنظمة في تحفيز الموظفين دور كبير حيث ينبثق عن الاتصالات المباشرة و غير المباشرة الرسمية و غير الرسمية علاقات تبادل المعلومات المفيدة للعمل و يتولد عن ذلك أفكار ابتكاريه لتطوير الأداء في العمل من خلال الأحاديث الجانبية أو التي تتكون نتيجة العلاقات بين الموظفين الخارجية مما يؤدي إلى تحفيز الموظفين لأداء أعمالهم بشكل أفضل وهذا ينعكس إيجابا على أداء المنظمة .
التنظيم غير الرسمي يدعم الاتصالات في المنظمة في نواحي عدة منها السرعة في الاتصال و تحسين نوعيته إمكانية تبادل المعلومات المفيدة للعمل خارج منظومة المنظمة في الاستراحات أو المناسبات غير الرسمية و خلق روح الفريق بين العاملين و كذلك إيجاد رقابة جماعية على بعض الأعمال و العمال يدفع إلى تحسين إنتاجية المنظمة .

السؤال الثالث

ما هي العوامل التي تجعل الرسالة جذابة و تجعل قارئها لا يتوقف عن قراءتها حتى ينهيها كاملة ؟
أولا : تسهيل قراءة الرسالة:
1) الموضوع:صياغته بشكل واضح ومشوق.
2) وضع الاستنتاجات في البداية أو النهاية حسب اهتمامات وموقف القارئ.
3) مصداقية المرسل.
4) نهاية الرسالة: يجب أن تكون ذات اثر قوي:
أ‌- تكرار النقاط الرئيسية.
ب‌- ذكر النتائج المرغوبة.
ت‌- اقتراح ما يجب فعله.
ث‌- اقتراح الخطوات التالية.
5) العناوين: توضح العلاقة بين الأفكار، المعنى والدلالة، توازي العناوين
6) الوسائل الفنية

ثانياً: الأسلوب سهل القراءة
1. استخدام المسافات البيضاء
2. الجمل والفقرات القصيرة
3. التفاصيل غير الضرورية
4. كل جملة تتضمن فكرة واحدة
5. الحرص على ترابط الأفكار
6. استخدام النبرة واللهجة غير الرسمية وغير الجافة
7. تنويع الكلمات
8. اللغة السليمة (احترام قواعد اللغة)

السؤال الرابع

اكتب رسالة إدارية تتبع فيها تعليمات كتابة الرسائل الناجحة؟

شركة التحدي المساهمة

مدير إدارة المشاريع

المملكة العربية السعودية / ص.ب: 111 الخبر
هاتف:1234567 / فاكس:7654321
السيد: محمد احمد
مدير التوريد والإمداد

شركة التصنيع للحديد والصلب
ص.ب:222 الرياض
المملكة العربية السعودية
التاريخ:27/10/2011
المرجع: 3ف/ج
تحيه طيبه والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد
الموضوع: توريد عشرة آلاف طن حديد.
نأمل منكم توريد الكميه المتفق عليها والمقدرة بعشرة آلاف طن حديد من الحجم العشرون إلى شركة التحدي المساهمة حسب ألاتفاقيه المبرمة بين شركتكم ألموقره وبين شركة التحدي ألمساهمه في التاريخ المتفق عليه بيننا وهو الثلاثون من حزيران للعام ألفين وإحدى عشر ميلادي وتكون الكميه حسب المواصفات المتفق عليها بين الشركتين في الاتفاقية الموقعة.

هذا وتقبلوا فائق التحية والاحترام

المرفقات: صوره من الطلب والاتفاقية ألمبرمه

التوقيع: مدير المشاريع في شركة التحدي المساهمة

نسخه إلى: مدير مجلس الإدارة
الأرشيف
إدارة المشتروات

السؤال الخامس

ما هي أنواع الرسائل التي يوظف فيه الأسلوب المباشر وما هي أنواع الرسائل التي يفضل فيها الأسلوب غير المباشر؟

أنواع الرسائل هي:
1) الإخبار السارة
2) توقع رد فعل ايجابي
3) كون الرسالة محايدة

السؤال السادس

لماذا يفضل كتابة الرسائل الحيادية و الايجابية بالأسلوب المباشر ؟ اذكر أمثلة عن عبارات الأسلوب المباشر ؟

الرسائل الايجابية: هي التي تتضمن أخبار سارة للمستقبل و يفضل أن تكون الرسائل ايجابية مباشرة ودية متضمنة عبارة واضحة عن الإجراء المرغوب من المستقبل وتحفيزه على العمل .
الرسائل الحيادية :هيتلك الرسالة التي تتضمن أنباء أو معلومات لا تعتبر سارة ولا غير سارة بالنسبة للقارئ.
• تكتب بمنهجية الرسائل الايجابية (الأسلوب المباشر).
• تبدأ الرسالة بالفكرة الرئيسية أو الغر ض أو الموضوع الأساسي، يلي ذلك توضيحات محددة ودقيقة حول الفكرة الرئيسية/ الغرض ، وأخيرا تختم الرسالة بصورة ايجابية ودية تناسب الموقف /الحالة
• تستخدم الرسائل الحيادية لكتابة التعليمات للعاملينمثلا:
• أن تكون الجمل والعبارات واضحة جدا لجميع مستويات العاملين.
• تجنب نبرات/لهجات التهديد والوعيد والكبرياء

أمثلة :
هل يمكن أن تزويدنا بتفاصيل عن منتجاتكم البلاستيكية من قنوات وأنابيب؟
1- ما هي الأحجام المتوافرة لديكم؟
2- هل تستطيعون تزويدنا بأحدث قائمة للأسعار؟
3- ما هي الخصومات التي تقدمونها؟
4- أيمكنك إرسال عينات من مختلف المواد الخام التي تستعملونها؟

السؤال السابع

لماذا يفضل كتابة الرسائل السلبية بالأسلوب غير المباشر؟ اذكر أمثلة عن عبارات الأسلوب غير المباشر؟

الرسالة السلبية هي رسالة أو مذكرة داخلية تحمل أنباء سيئة وغير سارة للقارئ ويتوقع أن يكون رد فعله عنها سلبيا وأن يشعر بالحزن والأسى وعدم السرور
صياغة وكتابة رسالة تحفظ العلاقة الجيدة/ وتحمل أنباء غير سارة، تتطلب قدرا كبيرا من الخيال والمواهب والمهارات.
وعليه يجب مراعاة:
• جعل القارئ محور الرسالة.
• تجنب الإشارة إلى أنظمة وقوانين وسياسات الشركة بدون توضيح ذلك.
• افترض أن القارئ يرغب أن يقوم بعمل الشيء الصحيح.
• في حالة الثناء استخدم المفرد، وفي حالة النقد استعمل صيغة الجمع.

أمثلة :
نشكركم جزيل الشكر على شحن (25) غسالة نوع "سوبر" موديل 817، التي طلبناها بموجب رسالتنا طلب بضاعة بتاريخ 15 مارس2008.
نأسف لإبلاغكم بان خمس غسالات من بين أل(25) غسالة، قد لحق بها أضرار بالغة وحين تسلمنا البضاعة كان واضحا أن الصناديق التي احتوت الغسالات بدت بحالة جيدة لذلك قمت بتسلم الغسالات شخصيا وبعناية فائقة، وأستطيع أن افترض أن الضرر قد حصل في مرحلة من التغليف.

السؤال الثامن

اكتب رسالة إقناعية تعرض فيها منتوجاً جديد على أحد الزبائن؟

السيد/.....................
تحية طيبة وبعد
الموضوع: عرض منتج جديد خاص وحصري
رغبة منا وحرصنا على تزويدكم بكل ما هو جديد وحديث من إصدارات شركتنا وبما أنكم من كبار عملاءنا المميزين فإننا نعرض عليكم منتجنا الجديد والذي لم ينزل بعد إلى الأسواق التجارية رغبة منا في إطلاعه وعرضه عليكم قبل الجميع.
ويسرنا أن نرفق لكم مع خطابنا هذا نموذجا منه مع وصف شامل وكامل لكيفية استخدامه ومحتوياته كاملة
ونعلمكم بأنه يوجد لكم خصم خاص جدا إذا قررتم اقتناء هذا المنتج ونال على رضاكم.
متمنين أن تحوز منتجاتنا وإصداراتنا عظيم استحسانكم وإعجابكم

وتقبلوا فائق التحية والتقدير

مدير عام التسويق

محمد أحمد عبدالله

السؤال التاسع

ما هو دور خطاب طلب التوظيف وهل يغني عن بيان السيرة الذاتية؟

· رسالة تكتب من قبل طالب الوظيفة.
· يبدي فيه الرغبة في التوظيف.
· كثيرا ما تطلبه المنظمات بخط اليد.
· يعطي انطباع قويا عن المترشح خصوصا حينما يكتب فورا.
· لا يغني عن بيان السيرة الذاتية حيث أنها عادة يرفق مع السيرة الذاتية.

السؤال العاشر

ما هو دور كل فقرة من الفقرات الرئيسية في بيان السيرة الذاتية ؟

1) المعلومات الشخصية ( كتابة الاسم – تاريخ الميلاد – السكن )
2) تحديد هدفالمسار المهني ( كتابة هدف للحصول على وظيفة )
3) التعليم ( المستوى العلمي و الشهادات )
4) الخبرة العلمية ( الخبرة في مجال العمل المطلوب التقديم علية )
5) الانجازات ( الانجازات الشخصية )
6) مؤهلات/ مهارات خاصة ( كتابة المؤهلات و المهارات الخاصة )
7) شهادات التقدير والجوائز ( كتابة شهادات التقدير و الجوائز )
8) عضوية الجمعيات المهنية
9) النشاطات ( النشاطات التي يقوم بها إنسانية أو خيرية )
10) الاهتمامات ( كتابة الاهتمامات لمقدم الطلب )
11) الرخص والتسجيل
12) معلومات شخصية ( العناوين التي يمكن الوصول منها إلى مقدم الطلب )
13) المعرفون

السؤال الحادي عشر

قارن بين المذكرات الداخلية والرسائل الحيادية من حيث الموضوع والهدف وكيفية التنظيم ؟

1- المذكرة الداخلية : هي ورقه مطبوعة مخصص لها حقول معينه تحدد جهة صدورها وجهة الاستلام والتاريخ والموضوع والتوقيع وهي أصغر نوع من أنواع التقارير .
الإيجابيات :
أ‌- تعرض المعلومات بأقل عدد من الصفحات .
ب‌- سرعة الاستيعاب .
السلبيات :
أ‌- الخشية من عدم استيفاء المعلومات .
ب‌- التركيز على جانب واحد فقط وتجاهل الجوانب الأخرى (التقرير المالي يتجاهل النواحي التسويقية .


2- الرسالة الحيادية : هي الرسالة الوصفية التي تعرض الشيء كما هو في الواقع جون أن تقرنه برأي كاتبه أو مقدّمه ودون أن تضمنه أية مشاعر أو أحاسيس . مثل الأفلام الوثائقية.
تكتب بمنهجية الرسائل الايجابية (الأسلوب المباشر).
تبدأ الرسالة بالفكرة الرئيسية أو الغرض أو الموضوع الأساسي ، يلي ذلك توضيحات محددة ودقيقة حول الفكرة الرئيسية/ الغرض، وأخيرا تختم الرسالة بصورة ايجابية ودية تناسب الموقف/ الحالة.
تستخدم الرسائل الحيادية لكتابة التعليمات للعاملين مثلا:
أن تكون الجمل والعبارات واضحة جدا لجميع مستويات العاملين.
تجنب نبرات/ لهجات التهديد والوعيد والكبرياء

السؤال الثاني عشر

لماذا يبدو الإصغاء أهم من الكلام رغم أن توصيل المعلومة لا يكون بالإصغاء؟

1) يعد حسن الإصغاء من أهم المكونات الأساسية في عملية التواصل .
2) عندما نشترك في أحد الحوارات فانه من السهل جدا عدم الانتباه لما يقال فقد ننشغل بالعديد من الأفكار أو بما يدور من حولنا أو ربما ننشغل بما سيتوجب علينا قوله بعد قليل يتكون التواصل و تبادل الأفكار من أربعة عناصر و هي الإصغاء الذي يشكل 40% و التحدث الذي يشكل 35% و القراءة التي تشكل 16% و الكتابة التي تشكل 9% و من هذا يمكننا أن نرى أن الإصغاء هو أحد المهارات الأساسية التي يتوجب علينا تعلمها .
3) الإصغاء لمن نحب يعطيهم الشعور بالتقدير و الاحترام و عندما نقوم بعملية الإصغاء فإننا نعزز هذه المهارة لدى الآخرين و ذلك عبر تقديم خير مثال في حسن الإصغاء .
4) يعتقد البعض بأنهم يصغون بصورة جيدة إلا أنهم في الواقع غير ذلك حيث أظهرت التجارب بأن الإنسان العاقل البالغ يقوم بالإصغاء لثلث الكلام الذي يقال فقط .
5) جميعنا نقوم بعملية الإصغاء و لكن بطرق مختلفة و بأوقات مختلفة حيث يصغي البعض بصورة جيدة جدا أثناء العمل إلا انه لا يقوم بذلك عندما يعود لمنزله مثلا .
6) هناك ثلاث مستويات مختلفة في فن الإصغاء و كلا منها يتطلب مستوى معينا من الحس و التركيز و قد تندمج هذه المستويات مع بعضها البعض طبقا للموقف أو الشخص أثناء عملية المحادثة و أن الانتقال من المستوى الأول إلى المستوى الثالث يعزز قدراتنا في الفهم لتحقيق تواصل فكري ناجح و فعال .
7) تتطور قدرة الإصغاء لدينا منذ سن مبكر و بالتقدم في العمر فان أسلوب الإصغاء لدينا يتطور تدريجيا.
ولهذا فإنه يتضح جليا بأن المنصت والمصغي قد يكون بهذا يستطيع إيصال معلومة بشكل أو بآخر للطرف المتكلم حتى وان لم يتحدث أو ينقلها للطرف الأول وهنا تكمن الأهمية.

السؤال الثالث عشر

متى تظهر أهمية لغة الجسد في اتصالات المنظمة؟

من أهم وسائل لغة الجسم:-
1) الاتصال النظري
إن استمرار نظرات العين بينك وبين المستقبل يدعم الثقة بينكما، وهنا ينبغي أن تراعي ما يلي:-
أ‌- أن يستمر الاتصال النظري بين 4، 5 ثوان.
ب‌- أن تكون عادلاً في توزيع نظراتك بين الحضور.
ت‌- أن توجه بعض الرسائل غير اللفظية من خلال نظراتك المعبرة.
2) تعبيرات الوجه.
تجنب الوجه الجليدي عند التقديم ولا تفرط في نفس الوقت من التعبيرات المسرحية.
3) المظهر.
ينبغي أن يتميز مظهرك بالاعتدال والنظافة والتناسق والجاذبية.
4) إشارات اليد.
ينبغي أن تكون إشارات اليد مستخدمة عند الاتصال بالجسم بحيث تكون:
أ‌- معبرة دون مغالاة.
ب‌- تعلو الوسط جذب الانتباه.
ت‌- استخدام اليدين لا توحي بقيم سلبية.

5) الوقوف
إن انتقال المرسل على خشبة المسرح أو مكان الإلقاء مع إبقاء مساحة معقولة وتلقائية ونشاط وثقه تلائم مستوى الحضور والحدث، هو من أهم عناصر لغة الجسم ويبقى أن يحذر من:-
أ‌- وضع اليدين بالجيب.
ب‌- تشبيك الذراعين.
ت‌- الإفراط بالنظر لأسفل أو لأعلي.
التغذية المرتدة : إن كنت مرسل في عملية الاتصال فإنه لابد من إرسال تغذية للمستقبل ، وكذلك العكس في حالة إذا كنت المستقبل فلابد من فهم رسائل التغذية المرتدة التي تأتي من المرسل ، وهذه التغذية قد تكون إيجابية أو سلبية : -
1) تغذية مرتدة إيجابية :
أ‌- ابتسامة .
ب‌- سلم بحرارة .
ت‌- جلوس معتدل .
ث‌- النظر لمن يحادث .
ج‌- إيماءة تقدير .
ح‌- تعبيراً ترد به .

2) تغذية مرتدة سلبية :
أ‌- تكشيرة .
ب‌- سلام باسترخاء .
ت‌- جلوس متراخ .
ث‌- النظر في مكان آخر .
ج‌- قرع بالأصابع .
ح‌- النظر إلى الساعة .

السؤال الرابع عشر

اذكر مجموعة من السلوكيات غير المحبذة التي لاحظتها أو حدثت معك في واقع اتصالاتك الهاتفية؟

هناك العديد من السلوكيات الخاطئة في الاتصالات الهاتفية اذكر منها على سبيل المثال:
1) وضع جهاز الهاتف المتنقل أو الجوال على الوضع العام خلال اجتماع أو لقاء رسمي .
2) وضع نغمات موسيقية لا تليق وخصوصا إذا كان الشخص في مسجد أو مصلى .
3) التحدث بصوت مرتفع وعالي أمام مجموعة من الناس .
4) التحدث بكلمات نابية تخدش الذوق العام .

فالكم العشر درجات

اتمنى للجميع التوفيق والنجاح

تقبلوا كل الود