[ẤĽSЙΪфRẪΉ]

بسم الله الرحمن الرحيم ..

عـلى بركه الله نبدأ ..

مـهـارات الاتصال ..

(1) السؤال رقم 1: ماهي الحالات التي تكون فيها الاتصالات الشفهية اكثر اهمية والاتصالات الكتابية والعكس؟

الاتصالات الكتابية تشمل الرسائل ، المذكرات ، التقارير ، النشرات : تمثل بمستندات دائمة, آداة للتوثيق, تتضمن كم غزير من المعلومات, تسمح بالقراءه في الوقت المناسب, اقل تكلفه, تمنح الوقت لتخطيط الرساله وتنظيمها جيدا, اما الاتصالات الشفهيه تشمل الاتصالات المباشره وجها لوجه او بالهاتف والنقاشات الجماعيه اول المؤتمرات : تتيح التعبير عن المشاعر اكثر, تسمح بإستخدام الاتصال غير اللفظي, تسمح بالاستفسار الفوري, تتيح التعرف على رد الفعل فوراً, هي الافضل في حالات ضرورة التفاعل, الوسيلة الوحيدة التي يمكن استخدامها مع الاميين, تكون الافضل في حالة المعلومات السرية

(2) السؤال رقم 2: ماهو الدور الذي تلعبه الاتصالات في تشكيل ثقافة المنظمة؟

تبادل المعلومات والافكار والاراء والمشاعر والاتجاهات والمقترحات والمشورة والخطط والسياسات وغيرها ..

(3) السؤال رقم 3: ما هي العوامل التي تجعل الرسالة جذابة وتجعل قارئها لا يتوقف عن قراءتها حتي ينهيها كاملة .؟

تسهيل قراءة الرساله : الموضوع : صياغته بشكل واضح ومشوق بداية الرسالة : واضحة ومباشره وضع الاستنتاجات في البداية او النهاية حسب اهتمامات وموقف القارئ ، مصداقية المرسل نهاية الرسالة يجب ان تكون ذات اثر قوي العناوين : توضح العلاقه بين الافكار ، المعنى والادله وتوازي العناوين الوسائل الفنية ومنها: استخدام المسافات البيضاء, الجمل والفقرات القصيره, التفاصيل غير الضروريه, كل جملة تتضمن فكرة واحده, الحرص على ترابط الافكار, استخدام النبرة واللهجه غير الرسميه وغير الجافه, تنوع الكلمات, اللغه السليمة ( احترام قواعد اللغه)

(4) السؤال رقم 4:ماهي خصائص الرسالة الادارية الناجحة؟

تخطيط الرساله بتحديد الهدف من الرساله وتحليل القارئ(المرسل اليه) وتحليل الموقف.جمع المعلومات تحليل وتنظيم المعلومات اما بالاسلوب المباشر الاستدلالي او بالاسلوب الغير مباشر الاستقرائي صياغه وكتابه الرساله مراجعه الرساله وتنقيحها تدقيق وتحرير الرساله تقييم الاستجابه والتغذيه الراجعه

(5) السؤال رقم 5: متى يفضل الأسلوب المباشر في الرسائل ومتى يفضل الأسلوب الغير مباشر ؟
الاسلوب المباشر يفضل في الرسائل الايجابية والتي تحمل اخبار سارة وفي رسائل الطلب والاسلوب الغير مباشر يفضل في الرسائل السلبية ورسائل الاقناع ورسائل الائتمان

(6) السؤال رقم 6: ما هي محتويات الأجزاء الرئيسية في الرسائل الايجابية؟؟
الاجزاء الرئيسية في الرسائل الايجابية
1/البداية وتتضمن موضوع الرسالة ،هدف الرسالة ، الفكرة الرئيسية او المعلومات المفضلة لدى القارئ
2/الوسط : يشمل على التوضيحات التي تناسب الحالة مثل تفاصيل ضرورية ، معلومات تعليمية ارشادية ، معلومات تكرار البيع او الترويج الرسالة .
3/النهاية :تكون ايجابية ودية متضمنة عبارة واضحة عن الاجزاء المرغوب من المستقبل وتحفيزه على العمل .

(7) السؤال رقم 7: ما هي اوجه الاختلاف بين الرسالة الايجابية والرسالة السلبية ؟
الرسائل الايجابيه هي : التي تحمل معلومات إيجابيه او اخبار ساره للقارئ ويترتب عنها توقع رد فعل ايجابي من القارئ ..
الرسائل السلبيه هي : رسالة او مذكرة داخليه تحمل أنباء سيئه وغير ساره للقارئ ويتوقع عنها رد فعل سلبيه وأن يشعر بالحزن والاسى وعدم السرور تتطلب قدرا كبيرا من الخيال والمواهب والمهارات ..
في الرسائل الايجابيه نستخدم الاسلوب المباشر .. والرسائل السلبيه نستخدم اسلوب غير مباشر.

(8) السؤال رقم 8: اكتب رسالة بيع تعرض فيها منتجات شركة معينة على نحو يضمن رد الفعل الايجابي لمستلم الرسالة ؟
يسر ( الشركة السعودية لأجهزة التبريد ) أن تقدم لكم أحدث موديل من مكيفات هيونداي و التي تتميز بقوة تبريد عالية جدا وفي نفس الوقت هدوء تام بالصوت مايضمن لك ولجميع افراد اسرتك الاستمتاع بالهدوء والجو البارد معا , ونقدم لك ايضا ضمان لمدة خمس سنوات لثقتنا بجودة منتجاتنا . و يسعدنا أن نقدم لك هدية مجانية ( مكنسة كهربائية ) مقابل شراء عدد 4 مكيفات هيونداي . نأمل أن تشرفنا بزيارتك لمعرضنا لمشاهدة عروضنا مباشرة , انت لست مرغما على الشراء ولكننا متأكدون بأننا سوف نكسبك زبونا مميزا بمجرد زيارتك لنا .. وشكر

(9) السؤال رقم 9: ماهي الأجزاء الرئيسية لبيان السيرة الذاتية ولماذا ينصح بكتابة المعرفون؟
الاجزاء الرئيسية لبيان السيرة الذاتية , هي : 1. المعلومات الشخصية 2. تحديد هدفالمسار المهني 3. التعليم 4. الخبرة العلمية 5. الانجازات 6. مؤهلات/ مهارات خاصة 7. شهادات التقدير والجوائز 8. عضوية الجمعيات المهنية 9. النشاطات 10. الاهتمامات 11. الرخص والتسجيل 12. معلومات شخصية 13. المعرفون ينصح بكتابة المعرفون حتى يؤكدو ويدعموا ماكتبته في السيرة الذاتية , في حال احتاج صاحب العمل الرجوع اليهم وطلب معلومات اكثر

(10) السؤال رقم 10: لماذا ينصح بعدم زخرفة بيان السيرة الذاتية ؟
حتى لا تخرج عن طابع الرسمية , وحتى لا تقلل الزخرفة من وضوح السيرة وسهولة قرائتها

(11)ماهو دور التقارير في المنظمة ولماذا تصنف ضمن الرسائل الايجابية؟

للتق ارير اهمية كبيرة ودرو كبير بالمنظمات فهو ساعد على التالي :
-اطلاع المسؤولين على سير العمل والانجاز في المنظمة
-تقييم مستويات أداء الأفراد والجماعات والادارات والنشاطات المختلفة
-عرض نتائج دراسة/ بحث موضوع معين أو مشكلة معينة تتعلق بالمنظمة
-عرض مقترحات / توصيات / مشورة للمساعدة في التوصل إلى قرارات
-تغيير اتجاهات وميول وسلوك الآخرين من خلال إقناعهم بتبني / تطبيق ممارسات معينة في العمل.
-توفير المعلومات والبيانات اللازمة عن الأوضاع الحالية والمستقبلية للمساعدة في إعداد الاستراتيجيات والخطط والسياسات
-تقديم الاقتراحات والتوصيات والمشورة الهادفة إلى مواكبة التطورات العلمية
-تحقيق درجة عالية من التعاون والتنسيق والتكامل فيما بين الوحدات
ويتم تصنيفه ضمن الرسائل الايجابية
لكونه حيادي وستعمل فقط للابلاغ عن الحقائق

(12) ما هو دور الاصغاء في عملية الاتصال بالمنظمة؟
للاصغاء دور مهم وفعال لعملية الاتصال بالمنظمة فالاصغاء ليس مجرد السمع واعارة الاذن فقط بل هو عبارة عن اعارة الاذن وباقي الحواس والتركيز والاستفادة مما يقول الملقي
فمهارة الاستماع هي الوجه الاخر لمهارة الحديث ويمثل الاستماع او الاصغاء وسيلة اساسية للحصول على المنبهات الخارجية وترجع الاهمية فيه بانه اسبق حواس العقل الى وصل الانسان بالكون ويتسم بالقدرة على الشمول والاحاطة ويساعد على حسن الكلام مع الاخرين

(13)لماذا ينصح بالتحكم في لغة الجسد وما دورها في المنظمة؟
ويقصد بها الوسائل غير اللفظية مثل حركات الجسم والإيماءات ، وحركات العينين واليدين ، وطريقة الجلوس والمشي وغيرها ، وهي مهمة جداً في عملية الاتصال ، ويكون لها في بعض الأحيان تأثير أقوى من الرسائل اللفظية حيث يميل الناس إلى تصديقها عندما يتعارض الاثنان .

(14) اذكر مجموعة من السلوكات غير المحبذة التي لاحظتها أو حدثت معك في واقع اتصالاتك الهاتفية.
غموض الهدف :
بمعنى أن المرسل لا يعرف بالضبط هدفه من الاتصال ، فقد يركز على مجرد الفضفضة عن نفسه أو ( إراحة شئ من على صدره ) فلديه شعو رغامض بأن إقامة رابطة من نوع ما سوف تخدم الهدف بشكل ما ، وأحد الأغراض التى تنبئ عن وجود هذا الشعور الغامض هى أن يبدأ المرسل هذه البداية : ( علينا أن نعقد اجتماع أو يجب أن نصدر كتاب ) ، ( آن الأوان لتطبع نشرة أخرى )


..