|
رد: المراجعة النهائية لمقرر : مهارات كتابة أدارية
مراجعة بسيطة لتثبيت بعض الأمور أثناء المذاكره
الشروط العامة للتقرير : الايجاز - الشمول- الدقة - الوضوح
يتأثر مستوى الآداء بعاملين : القدرة و مستوى الدافع
الخطوة الثامنة والاخيرة من الاتصال المزدوج هي التغذية الامامية
الافعال تتحدث بصوت اعلى من الكلمات احيانا
التقرير يعتبر وسيلة وليس غاية
التقرير الشفوي غالبا يكون بلغة المستقبل و بلغة مفهومة للطرفين
الاتصال له مفهوم ضيق أو مادي وهو يعني : وسائل الاتصال المادية ( التليفونات ، الرسائل ، البرقيات ....إلخ )
مفهوم الاتصال الأوسع والأشمل هو : أي سلوك يؤدي إلى تبادل المعنى
عناصر الاتصال : مرسل - الرسالة - المرسل إليه - قناة الاتصال - التأثير في السلوك
أهمية الاتصال للعاملين :
- قبل الثلاثينات كان اهتمام الباحثين في مجال الإدارة هو ترشيد العملية الانتاجيه عن طريق أفضل الوسائل والاساليب المادية دون مراعاة الاعتبارات الانسانية والاجتماعية في الإدارة .
- في أوائل الثلاثينات تحول الاهتمام للعنصر الانساني وذلك بظهور مدرسة العلاقات الإنسانية فقد نادت بدراسة السلوك البشري وتحليل الدوافع والحاجات الإنسانية والاجتماعية للقوى العاملة .
نموذج الاتصال البسيط : هو نموذج الاتصال ذا الاتجاه الاواحد
أمثلة على نموذج الاتصال ذي الاتجاه الواحد : الرسائل البريدية - الفاكسات - البريد الالكتروني - التقارير المكتوبة - البروشورات والنشرات - الجرائد والمجلات - البث الاذاعي والتلفزيوني
أمثلة على الاتصال المزدوج ذو الاتجاهين : الاتصال الهاتفي - المقابلات الشخصية - المحاضرات- المؤتمرات الاتصال المرئي من خلال الكمبيوتر - الاتصال الهاتفي من خلال الانترنت - المحادثات الكتابية من خلال الانترنت
الطرق الرئيسية للاتصال : الاتصال الكتابي - الاتصال الشفوي - الاتصال غير اللفظي
الاتصال الشفوي: يأخذ هذا الشكل الحوار والاتصال التليفوني والمقابلات الشخصية والمؤتمرات المنقولة بالأقمار الصناعية والاجتماعات وتؤكد الدراسات الحديثة أن حوالي 70 % من المعلومات تتدفق من خلال الاتصال الشفوي .
التقرير يأخذ شكلين : مكتوباً أو شفهياً
التقرير : هو وعاء يحمل بداخله شيء محدد
التقرير وسيلة من وسائل الاتصال الفعال يعرض عرضا تحليلياا مبسطا ،يتضمن دراسة لمشكلة ما
من اهم وسائل الاتصال الهابط : التوجيهات – المعلومات – الاوامر – القرارات
من فوائد التقارير استعمالها في الرقابة وخاصة في رقابة التكاليف
وسائل الاتصال الصاعد : التقارير – المذكرات – الشكاوي – اقتراحات وابحاث
معاونة الادارة في الاداء الوظيفي : التخطيط - الرقابة - التوجيه والاشراف - المتابعة والتقييم - التوثيق والتسجيل - تبادل المعلومات - توفير معلومات مرجعيه
التقرير الناجح هو الذي يستطيع أن يمزج مزجا متوازنا بين كمية الشيء المحدد وبين كيفيته
أهداف التقارير:
- إعلام الغير بأمر من الأمور.
- تحريك سلوك الآخرين عن طريق الإقناع.
- عرض نتائج البحث أو دراسة موضوع معين أو إيجاد حل لمشكلة ما.
مراحل عملية الكتابة : التخطيط - كتابة مسودة - المراجعة الاولية - المراجعة النهائية >> مع ضرورة حفظها بالتسلسل
الكتابة الإدارية هي التي تخدم صاحبها في ايصال طلب او فكرة او منفعة عامة او خاصة
المراجعة الأولية فائدتها تحسين المسودة وحذف التفاصيل الغير ضرورية
تبدأ الكتابة عادة بالتخطيط والتخطيط يعني التفكير فيما يمكن كتابه عن الموضوع باستعمال ورقة وقلم أو حاسوب.
قائمة ترتيب العناصر: المقدمة - موضوعات التقرير - الخاتمة
خطوات إعداد التقرير:
- تحديد المشكلة أو الموضوع
- تصميم جدول عمل
- البحث عن الحقائق
- تنظيم الحقائق
- تفسير الحقائق
- إعداد المسودة الأولى ( التقرير في صورته الأولية )
- كتابة التقرير في صورته النهائية
أهمية تنظيم المعلومات في حالة التقرير الإخباري : هي الوسيلة الوحيدة لضمان عرض التقرير و تقديمه بصورة لائقة.
أهمية تنظيم المعلومات في حالة التقرير التفسيري : تضمن سلامة التفسير من جانب الشخص المكلف بإعداد التقرير
يجب أن يسأل الشخص المكلف بإعداد التقرير نفسه خمسة أسئلة، وهي: من - ماذا - أين - متى - لماذا
هناك أربعة أنواع رئيسية من المعلومات يمكن التصنيف على أساسها وهي:
معلومات نوعية - معلومات كمية - معلومات زمنية - معلومات جغرافية.
يتلخص في إعداد المسودة الأولى للتقرير بمراعاة الأمور التالية:
المقدمة ← بناء هيكل التقرير وتطويره ← الخاتمة
عناصر كتابة مسودة التقرير : المقدمة- بناء هيكل التقرير- الخاتمة.
ينصح أثناء كتابة هيكل التقرير ما يلي:
- التأكد تماما من النقاط التي تريد كتابتها.
- التأكد من الترتيب للنقاط في النص.
- لا تهتم كثيرا بالأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم لأنك سوف تقوم بتصحيحها لاحقا.
- لا تتوقف عن الكتابة لتبحث عن كلمة أو جملة فقط قم بكتابة علامة تذكرك بذلك.
- ضع علامة استفهام بين قوسين على أي نقطة تريد تعديلها.
- ركز اهتمامك على كتابة الأفكار الرئيسة بالإضافة إلى الحقائق التي تدعم أفكارك لأنك سوف تقوم بعمليات التجميل عندما تبدأ عمليات مراجعة التقرير وإعادة الكتابة.
- اترك مسافات بين الكلمات بمقدار حرفين إلى ثلاثة لتتمكن من إدخال أي كلمات تريدها أثناء المراجعة.
المقدمة لابد ان تكون قصيرة بالنسبة لحجم التقرير
الهيكل العام للتقرير : العنوان - صلب الموضوع - نهاية التقرير
الجمل: يجب أن تكون متنوعة في تراكيبها وأطوالها فهل الجمل التي استخدمتها تحقق هذا الشرط.
الفقرة: يجب أن تكون معبرة بالكامل عن المعنى المطلوب.
الخاتمة يجب ان تكون غير مشتملة على افكار جديدة ولا امثلة جديدة
تستخدم الرسوم البيانية في التقارير : لزيادة الايضاح وتقريب المفاهيم وتساعد في موضوع المقارنات
من أمثلة الأشكال والرسوم : الشكل الدائري - الخرائط الزمنية - الرسوم البيانية - الجداول - الرسوم الترابطية
|