|
رد: المراجعة النهائية لمقرر : مهارات كتابة أدارية
الفصل الثاني عشر
- تعريف المذكرة : 1/ نوع من أنواع التقارير 2/ صغيرة الحجم 3/ لاتتعدى الصفحة أو الصفحتين
4/ شائعة الإستخدام في مختلف المنشآت الحكومية والتجارية
5/ عادة ماتعد هذه المذكرات لكي ترفع إلى من يشغلون المناصب الإدارية الأعلى
- موضوعات المذكرة :
1/ توصيل المعلومات لمن يشغلون المناصب الإدارية الأعلى
تنتهب بـ " رجاء التكرم بالعلم " ، " رجاء الإحاطة " ، " الرجاء بالإحاطة "
2/ تعرض مشكلة ويقترح الكاتب حلاً لها
وتنتهي بـ " رجاء التكرم بالموافقة " أي الموافقة على ما جاء من رأي وحلول بخصوص المشكلة التي تتعامل معها المذكرة "
3/ تعرض موقف معين أو مشكلة معينة
ترفع إلى / الرئيس
تنتهي بـ : " رجاء التكرم باتخاذ اللازم " أو " رجاء التوجية فيما يجب أتخاذه في مثل هذه الحالة "
- الشكل العام للمذكرة :
1/ اسم وشعار الشركة
2/ المقدمة : 1/ مرسل المذكرة 2/ مرسل المذكرة 3/ المخاطب 4/ التاريخ والرقم 5/ الموضوع المرفقات
3/ صلب الموضوع : صلب المذكر أو موضوعها 1/ تتكون من عدة أسطر 2/ صفحة كاملة أو أكثر
4/ الإجراء المطلوب
5/ التحية : 1/ مع التحية ، ودمتم ، تقبلوا تحياتي
6/ التوقيع : يسار الورقة
- المذكرة التفسيرية : 1/ تصحب قرارات مجلس الإدارة 2/ القرارات الوزارية والقوانين التي تصدر
وهي تشرح وتفسر ما أوجز بالقرارا الوزاري أو القانوني
- ترفع المذكرة إلى : شخص مختص – جهة معينة – لجنة – تنظيم معين له وضع قانون كمجلس الإدارة
- خصائص المذكرة الجيدة : ( 12 خاصية )
1/ يبدأ كتابة المذكرة بعد دراسة الموضوع
2/ استخدام اللغة المناسبة ، توضيح الأفكار
3/ العدد المناسب من الكلمات
4/ استخدام الشائع من الكلمات
5/ أن تكون المذكرة سهلة القراءة ومتسلسلة ومقسمة إلى بنود وأفكار أو معلومات معينة
6/ أن تكون المذكرة مكتفية اكتفاء ذاتياً
7/ أن يفصل رأيه الشخصي عن الحقائق والمعلومات
8/ خالية من الأخطاء اللغوية الإملائية
9/ أن تتضمن المذكرة في نهايتها توجيه للمطلوب أتخاذه
10/ كتابة المذكرة على الحاسوب
11/ الاستعداد لمناقشة أفكار المذكرة ، الدفاع عن الأفكار ، توثيق مصادر المعلومات
12/ أن تقدم المذكرة بزمان ومكان مناسبين
|