|
رد: المراجعة النهائية لمقرر : مهارات كتابة أدارية
الفصل الثالث عشر
- تعريف الخطاب ( الرسائل ): أهم وسائل الاتصال التي تلجأ إليها المنشأة للاتصال بالغير و اتصال جمهور المنشأة الخارجي بالمنشأة
- الخطاب الجيد: الاختصار – الوضوح – السهولة – الذوق واللياقة
- الأصول التي يجب مراعاتها عند كتابة الخطابات :
1/ توفر البيانات و المعلومات قبل البدء بالخطاب
2/ عند الرد على خطاب معين يجب الإشارة إلى الخطاب الذي تتعلق الإجابة به
3/ الرد على الخطاب بنفس ترتيب المواضيع التي تم ورودها في الخطاب الأصلي
4/ عند الكتابة لابد من الانتهاء من الموضوعات المطلوب تغطيتها أولاً بأول
5/ عدم تكرار المعلومات أو الأفكار بالخطاب
6/ أن لا يتضمن الخطاب صيغة أمر عند الطلب
7/ استخدام الكلمات الشائعة غير الصعبة
- أنواع الخطابات : تقسم خطابات إلى
* حسب الجهة الموجة إليها :خطابات موجة لأفراد و جهات خارج المنشأة ،خطابات موجه لأفراد داخل المنشأة
*حسب صفتها : خطابات تجارية ، خطابات حكومية ، خطابات شخصية
* حسب الموضوع الذي تتعامل معه الخطابات ( 13 خطاب )
1/ خطاب طلب بضاعة : إعطاء بيانات عن البضاعة وعرضها وذكر كمياتها واسعارها وارقامها وشروط التسليم والدفع المطلوب
2/ خطاب الإشعار بوصول بضاعة او تسليم قيمتها : استخدام بطاقة مطبوعة أو خطاب فردي ، ارفاق مايثبت وصول البضاعة
3/ خطاب الإرفاق
4/ خطاب الاستفسار : قصير و مركز على النقاط المطلوبة
5/ خطاب الرد على الاستفسار: الرد على جميع الاستفسارات في الخطاب الأصلي وإضافة البيانات المرتبطة بالأسئلة
6/ خطاب إعطاء التوجيهات والتعليمات : توضيح المطلوب بدقة وشرحه وإعطاء المعلومات والبيانات الكافية
7/ خطاب الشكوى : يتضمن الذوق واللياقة ، ذكر الحقائق بوضوح ، لا يذكر معلومة لا يستطيع إثباتها
8/ خطاب الاعتذار : الرد على جميع نقاط الشكوى ، عدم الإكثار من الاعتذار
9/ خطاب التقديم أو التزكية : ذكر اسم شخص موضوع التوصية ، ذكر مؤهلاته وخبراته ومميزاته ، مدى معرفة الشخص الكاتب بالمستفيد
10/ خطاب الدعوة : ذكر بوضوح الوقت و اليوم والمكان بوضوح
11/ خطاب الرد على الدعوة: الاعتذار بذكر السبب والاعتذار من الأمور المهمة للأشخاص ذوي الشخصيات المهمة أو المطلوبة
12/ خطاب طلب وظيفة: ذكر عمره ، تعليماته ومؤهلاته ، خبراته السابقة ، الظروف الأسرية له ، هواياته ، أسماء للحصول على معلومات إضافية عنه
13 / الخطابات الدورية: الهدف منها توصيل المعلومات إلى أكبر عدد من الأفراد ، إقناع المتلقين لهذه الخطابات بموضوع أو أمر
|