|
رد: المراجعة النهائية لمقرر : مهارات كتابة أدارية
الفصل السادس عشر
- تدوين محاضر الاجتماعات
تعتبر المحاضر مستندات قانونية مهمة للقرارات والإنجازات التي قامت بها الشركة أو المجموعة، أدوات معلوماتية مهمة
- تعطى مسؤولية كتابة المحاضر إلى : الأشخاص المؤهلين والموثوقين من قبل المنشأة
- عناصر المحاضر:
1/ مقدم المحضر: تأتي في مقدمة الصفحة تحتوي أهم المعلومات الواردة في المحضر مثل: زمن ومكان واغراض الاجتماع ،اسم ووظيفة رئيس الاجتماع، عدد الحضور، أسماء الحضور وشركاتهم ووظائفهم
2/ صلب المحضر: يحتوي على ما تم تداوله في الاجتماع بالضبط: القرارات التي تم اتخاذها والاقتراحات والمعلومات التي وردت
* أفضل طريقة لكتابة صلب المحضر-->اتباع تسلسل الموضوعات كما جاءت في جدول أعمال الاجتماع
* جدول الأعمال -->البنود التي سوف يتم مناقشتها في الاجتماع
* من يحضرها -->رئيس الشركة أو من يفوضه بذلك
في بعض الحالات يحتوي صلب المحضر على الآتي: أسماء ووظائف الذين قدموا تقارير في الاجتماع وإرفاقه، أسماء المتحدثين الآخرين، تسجيل نتيجة التصويت وأعدادهم
3/ الخاتمة: 1/ زمن نهاية الاجتماع 2/ اسم ووظيفة وتوقيع كاتب المحضر 3/ اسم طابع المحضر 4/ تواقيع الأعضاء الذين حضروا الاجتماع
- خطوات وإجراءات تدوين المحاضر:
1/ جهز جدول أعمال الاجتماع
2/ ابدأ بتسجيل المعلومات المهمة الخاصة بمقدمة التقرير
3/ اكتب كل بند وعنوانه
4/ اكتب النقاش الذي تم في كل بند
- يتم في الاجتماعات عادة عمل شيئين: توصيل المعلومات واتخاذ القرارات
توصيل المعلومات -->يجب إضافة شكل محدد للمحضر ولكت لا يضمن للمحضر
اتخاذ القرارات -->يجب كتابة المقرر المتخذ (ما هو)، المسؤوليات الموكلة (لمن)، التاريخ المحدد لإكمال المهمة (متى)
- كتابة كل ما يدور من نقاشات في الاجتماع: أمر غير مفيد، في غاية الصعوبة، التفاصيل الغير ضرورية مضيعة للوقت، لا تضيف شيء مهم للقرار
5/ في حال التصويت الشفهي يكتب بإيجاز " تمت الموافقة على الاقتراح" أو "رفض"
6/ كتابة مسودة بعد انتهاء الاجتماع مباشرة
7/ أن يكون المحضر موجز ومناسب
8/ ختم المحضر بطريقة مهنية بالكتابة المختصرة لمعلومات مهمة
- توزيع مسودة المحضر للمراجعة من قبل الرئيس ( وهذه الخطوة غير ضرورية )
|