اعتقد هذا حل المناقشة العاشرة
أولاً: الرسائل الايجابية:
1)مفهوم الرسائل الإيجابية:
-التي تحمل معلومات ايجابية او اخبارا سارة للقارئ
-يترتب عنها توقع رد فعل ايجابي من المقارئ
2)خطة تنظيم الرسائل الإيجابية:
يسهل عادة كتابة الرسائل الإيجابية والحيادية بالنظر لطبيعة ما تحمله من أخبار يمكن إستخدام ما يعرف بخطة التنظيم المباشرة او الأسلوب المباشر حينما تكون الأخبار سارة وإيجابية, كما يمكن إستخدام الأسلوب المباشر أيضاً إذا كانت الرسالة تتضمن أساساً أخباراً إيجابية مع تضمنها في ذات الوقت لأخبار سيئة ويأخذ هذا الأسلوب الشكل التالي:
a.البداية: تتضمن موضوع الرسالة، هدف الرسالة، الفكرة الرئيسية او المعلومات المفضلة لدى القارئ.
b.الوسط: يشتمل على التوضيحات التي تناسب الحالة مثل: تفاصيل ضرورية، معلومات تعليمية ارشادية، معلومات تكرار البيع والترويج للرسالة.
[ الجزء الوسط في الرسائل الايجابية والرسائل الحيادية هو الجزء الرئيس ]
c.النهاية: تكون ايجابية ودية متضمنة عبارة واضحة عن الاجراء المرغوب من المستقبل وتحفيزه على العمل.
ثانيا: الرسائل السلبية
1)مفهوم الرسالة السلبية:
الرسالة السلبية هي رسالة أو مذكرة داخلية تحمل أنباء سيئة وغير سارة للقارئ ويتوقع أن يكون رد فعله عنها سلبيا وأن يشعر نتيجتها بالحزن والأسى وعدم السرور.
2) إرشادات عامة لكتابة الرسائل السلبية:
إن صياغة وكتابة رسالة تحفظ العلاقة الجيدة في ذات الوقت الذي وتحمل معه أنباء غير سارة، هو أمر يتطلب قدرا كبيرا من الخيال والمواهب والمهارات.
وعليه وفضلا عن خصائص الرسالة الفاعلة ، فإنه يجب مراعاة ما يلي:
-جعل القارئ محور اهتمامك.
-تجنب الاشارة الى أنظمة وقوانين وسياسات الشركة بدون توضيح ذلك
-افترض أن القارئ يرغب أن يقوم بعمل الشيء الصحيح رغم خطئه مثلا "نتفهم أنك....., لديك كل الحق أن تتوقع...."
-في حالة الثناء استخدم المفرد، وفي حالة النقد استعمل صيغة الجمع.
•ثالثاً: الرسائل الحيادية:
a.مفهومها:هي تلك الرسالة التي تتضمن أنباء او معلومات لا تعتبر سارة ولا غير سارة بالنسبة للقارئ.
مثلاً: رسائل الإعلان عن تغيير عنوان الجهة المرسلة - الإعلان عن سياسات أو إجراءات أو ترقيات معينة في الشركة المرسلة.
b.منهجيتها وإستخداماتها:
-تكتب بمنهجية الرسائل الايجابية (الأسلوب المباشر) حيث تبدأ الرسالة بالفكرة الرئيسية أوالغر ض أوالموضوع الأساسي، يلي ذلك توضيحات محددة ودقيقة حول الفكرة الرئيسية/ الغرض، واخيراً تختم الرسالة بصورة ايجابية ودية تناسب الموقف/ الحالة.
-تستخدم المنظمات أحياناً "التعليمات" لإعلام مستخدميها مثلاً بما قرر من سياست واجراءات وهنا يجب مراعاة:
1)أن تكون الجمل والعبارات واضحة جدا لجميع مستويات العاملين.
2)تجنب نبرات/ لهجات التهديد والوعيد والكبرياء