المرحلة الاولى
- عدم وجود بدائل للاجتماع قبل الدعوة
- الحاجة لعقد الاجتماع
- التخطيط لعقد الاجتماع
- تحديد الاهداف قبل بدء الاجتماع
-توجية الدعوةالخاصة
- الشروط الواجب توافرها في المدعوين
-اعداد التقاير والاوراق
- الاستعداد للاجتماع
-اعداد مكان الاجتماع
-التاكد من تغطية بنود الاجتماع
....................
المرحلة الثانية
- الافتتاحية
-اختيار لجنة لتسجيل وقائع الاجتماع
- اتاحة الفرصه للاعضاء للتحدث
عدم تجاوز الوقت المحدد للجلسة
- تحديد دور الاعضاء في الاجتماع
- تحديد دور المسؤول عن ادارة الاجتماع
- التقييم ( بعد انتهاء الاجتماع وقبل مغادرة المدعوين للجلسة )
............................
المرحلة الثالثة
- كتابة محضر
- توزيع المحضر
- المتابعة
-