" المحاضرة العاشرة "




تابع وظائف الإدارة

التنسيق والتسجيل

التنسيق

- هو إيجاد الانسجام والترابط بين أوجه النشاط المختلفة عند توجيهها نحو تنفيذ الأهداف الموضوعة, وهو ظرف يجبان يتوافر في جميع مراحل العمل الإداري





شروط القيام بعملية التنسيق

-1 أن يكون هناك اتساق وتعاون وتوازن بين برامج العمل وسياساته

-2 أن تكون هناك وسائل اتصال سليمة

-3 أن يكون هناك دافع بين العاملين في المنظمة للتنسيق حتى يقوموا من تلقاء أنفسهم بالتنسيق بين أعمالهم


التنسيق في مجال الإدارة

أهداف التنسيق في مجال الإدارة

• منع ازدواج وتضارب العمل

• تكامل اختصاصات الوظائف وتكامل اختصاصات وحدات التنظيم

• خلق روح التماسك والتضامن والتعاون بين العاملين في سبيل تنسيق أنشطتهم



وسائل تحقيق التنسيق

تحديد اختصاصات ومسئوليات كل الوظائف تحديداا تفصيلياا مع تحديد علاقتها بالوظائف الأخرى

تحديد اختصاصات كل وحدات التنظيم وربطها بكل اختصاصات الوحدات الأخرى مع تحديد العمليات الإجرائية

ورغم هذا التحديد فإننا كثير ما نصادف صعوبة في تحديد المسئولية نحو ظاهرة معينة تشترك في

مسئولياتها أكثر من وظيفة



التنسيق على المستوى الإقليمي والمستوى القومي

التنسيق بين أنشطة الجمعيات والمؤسسات )الأهلية( في مجالات مختلفة

التنسيق بين الجمعيات والهيئات الأهلية والحكومية

يعد سجل تبادل المعلومات من وسائل التنسيق والتنظيم في المؤسسات الاجتماعية

توجد مؤسسات قومية عديدة في المجتمعات المختلفة تقوم بعملية التنسيق


ثانيا التسجيل

يقوم الموظف الإداري بتسجيل المعلومات والخبرات السابقة

يستقي المسئول الإداري معلوماته إما من الذاكرة أو من السجلات التي تحتويها المؤسسة أو منظمات أخرى لها

علاقة بطبيعة العمل والأغرا التي تقوم بها

ونظرا لقيام الإداري بأعمال متعددة فمن الشائع اقتصار التسجيل على المذكرات والمراسلات ومحاضر

الاجتماعات والجلسات المهمة


مفهوم التسجيل

ويعني التسجيل كتابة الحقائق والمعلومات كما هى بأمانة بقصد الاحتفاظ بها, واللجوء إليها في حالة الحاجة إليها في

المستقبل؛ إذا اقترنت المعلومات بغرض موضوع معين , أو إبداء الرأي في مشكلة معينة , أو غير ذلك من.


أنواع التسجيل

يمكن التمييز بين نوعين من التسجيل

التسجيل الإداري مثل تسجيل محاضر الجلسات والتقارير الدورية وتقارير المتابعة والميزانية

تسجيل العمليات المهنية وتختص بالتفاعلات والاتجاهات بين مختلف المبادئ المهنية والمؤسسات الداخلة

في إطار مجالات الرعاية الاجتماعية ويدخل التسجيل في صميم عمل الشخص المهني


عناصر تسجيل العملية المهنية

عمل الأعضاء الجمعي داخل الجماعات واللجان المختلفة مع الإشارة إلى أنماط شخصياتهم إذا كان لها تأثير على عملهم

تسجيل العلاقات بين الأفراد والجماعات لأنها تنعكس على مشاركتهم في العمل

التفاعل بين أعضاء الجماعة وداخل الجماعات المختلفة

تسجيل الأخصائي لأدواره وخاصة في عمليات الدراسة والتشخيص وتقديم المساعدة


ويذهب تريكر إلى أن الأخصائي يجب أن يهتم بالإجابة على الأسئلة التالية

-1 من هم أعضاء الجماعة ؟

-2 وماهى الأعمال التي يؤدونها ؟

-3 ماهى الطرق التي يسلكونها في القيام بالأعمال؟

عناصر تسجيل العملية المهنية


شروط عملية التسجيل

إن يميز القائم بعملية التسجيل بين الأحداث ويختار منها ما يستحق التسجيل

وضع الأحداث في شكل منظم حتى يسهل بعد ذلك تحليلها وتفسيرها واستخلاص النتائج منها تمهيداا

لاستخدامها في العمل وفي محاضر الجلسات التالية


نموذج لتسجيل محاضر الاجتماعات

أ- المجال :

- اسم الجماعة - الغرض من الاجتماع

- تاريخ وموعد الاجتماع - أسماء الأعضاء الحاضرون

- أسماء الأعضاء المتخلفون - أسلوب الدعوة للاجتماع


ب- أهداف الإداري وتوقعاته قبل الاجتماع

• أهداف الاجتماع من وجهة نظر الإداري

• توقعات الإداري لنتائج الاجتماع

نموذج لتسجيل محاضر الاجتماعات



ج- الأحداث

# قبل الاجتماع

ذكر أي أحداث ذات بال وقعت قبل الاجتماع : وذلك بذكر أي أحداث وقعت منذ دخول أول عضو قبل افتتاح الجلسة



# أثناء الاجتماع

- سرد أي وقائع حدثت داخل الاجتماع ) من قال ماذا لمن ( ويشرح طبيعة المناقشات التي دارت في الأعمال

والخطط المستقبلية


د- التحليل ويتضمن:


- تفسير النتائج :ماهى العوامل التي أدت إلى الوصول إلى تلك النتائج ؟

- القيادة والتبعيةفي الجماعة وقدرة الجماعة على معالجة المشكلات التي تواجهها

- التفاعل:شرح نمط التفاعل الذي ظهر أثناء الاجتماع

- الأهداف المهنية: إلى أي مدى تحققت الأهداف المهنية للأخصائي من خلال الاجتماع, وإلى أي حد قام بالدور

الذي توقع أن يقوم به وكيف , ولماذا , والمعوقات التي قابلته


جوانب تقدير المنظمة

-1 عمر المنظمة

-2 عدد الأعضاء الذين تخدمهم المنظمة

-3 نوع العضوية:

أ-أعضاء فقط بصفتهم الوظيفية

ب - ممثلين عن هيئات ومنظمات أخرى ت - ممثلين عن أفراد

-4 مدة عضوية مجلس الإدارة

-5 نوع عمل الأعضاء )فني- إداري- يدوي ومهارات(

-6 ميزانية المؤسسة) من الحكومة – التبرعات- كلاهما(

-7 نوعية العملاء ) من الحضر –الريف – من كلا هما(

-8 من الذي يقوم باتخاذ القرار ) في الاجتماعات المفتوحة – اجتماعات الأعضاء(

-9 تبعية المنظمة )أهلية - حكومية – جزء من منظمة حكومية (

-11 الموظفون الذين يقدمون الخدمات ) طول الوقت – جزء من الوقت – متطوعون(

-11 الخليفة العلمية وخبرات الموظفين

-12 مصادر أجور العاملين ) الجهة الممولة للمؤسسة – الحكومة – التبرعات (

-13 موقع ومكان المنظمة

-14 عدد سكان المنطقة التي تخدمها المنظمة

-15 من هم المنتفعون من خدمات المنظمة

-16 المستوى الاقتصادي للمستفيدين )أقل من الحد الأدنى لمستوى المعيشة – مساو للمستوى الأدنى لمستوى

المعيشة - فوق مستوى الفقر(

-17 أنشطة المؤسسة

-18 كيف تضع المؤسسة خططها














الاسئلة للمحاضرة العاشرة



إيجاد الانسجام والترابط بين أوجه النشاط المختلفة عند توجيهها نحو تنفيذ الأهداف الموضوعة ..
- التنسيق
- التنظيم
- وحدة الاوامر


التنسيق عملية يجب أن تكون في كل المراحل الادارية ..
- صح
- خطا

من شروط القيام بعملية التنسيق ..
- أن يكون هناك اتساق وتعاون وتوازن بين برامج العمل وسياساته
- أن تكون هناك وسائل اتصال سليمة
- أن يكون هناك دافع بين العاملين في المنظمة للتنسيق
- جميعها صحيح


كتابة الحقائق والمعلومات كما هي بأمانة بقصد الاحتفاظ بها, واللجوء إليها في حالة الحاجة إليها في
المستقبل ..
- التنسيق
- التسجيل
- الترقية



من أمثلته تسجيل محاضر الجلسات والتقارير الدورية وتقارير المتابعة والميزانية ..
- التسجيل الاداري
- التسجيل العملي
- تسجيل العمليات المهنية


تختص بالتفاعلات والاتجاهات بين مختلف المبادئ المهنية والمؤسسات الداخلة في إطار مجالات
الرعاية الاجتماعية ويدخل التسجيل في صميم عمل الشخص المهني ..
- التسجيل الاداري
- التسجيل العملي
- تسجيل العمليات المهنية

التنسيق بين أنشطة الجمعيات والمؤسسات )الأهلية( في مجالات مختلفة و التنسيق بين الجمعيات
والهيئات الأهلية والحكومية من أمثلة التنسيق على المستوى ..
- المحلي
- القومي
- الاقليمي
- الاجابة الصحيحة ب + ج

يكتب الاداري ألاهداف والتوقعات من الاجتماع قبل الاجتماع من وجهة نظر ..
- الجماعة
- الاداري نفسه
- كلاهما

من شروط عملية التسجيل ..
- إن يميز القائم بعملية التسجيل بين الأحداث ويختار منها ما يستحق التسجيل
- وضع الأحداث في شكل منظم
- كل ما ذكر


يذهب ........ إلى أن الأخصائي يجب أن يهتم بالإجابة على الأسئلة التالية: من هم أعضاء الجماعة ؟
وما هي الأعمال التي يوأدونها ؟ ما هي الطرق التي يسلكونها في القيام بالأعمال؟ ..
- برنارد
- التون
- تريكر









نحن لا نحتاج لـ بعثة إلى الغرب كي نثقف عقولنا نحن نحتاج لـ بعثة إلى القرآن والسنة النبوية كي نطهر قلوبنا
اللهم اجعل القرآن ربيع قلوبنا
.
.
.