يجب البحث عن البدائل المناسبة التي يمكن أن تحقق نفس النتائج للاجتماع و السبب في ذلك :
الاجتماعات تستغرق جهداً ووقتاً طويلاً
يعد من أهم عوامل نجاح أي عمل << التخطيط
كلما كان الاجتماع كبيراً و تضمن العديد من الموضوعات كلما استغرق التخطيط له :
وقتاً طويلاً
يرى العلماء والعاملين في مجال الإدارة أن نجاح الاجتماع يتحدد بدرجة كبيرة قبل انعقاده الاجتماع
لشروط الواجب توافرها في المدعوين للاجتماع:
أن يكون المدعو للاجتماع له صلة بموضوعات الاجتماعات
أن يكون المدعو للاجتماع لديه خبرة سابقة بموضوع الاجتماع
أن يكون المشاركين لديهم الرغبة للمشاركة في الاجتماع
أن يكون المدعو للاجتماع قادرا على العمل الفريقي والعمل الجماعي
أن يكون المدعو للاجتماع من النوع الذي يبدي رأيه ويتقبل آراء الآخرين
أن يكون المدعو للاجتماع لديه القدرة على الحديث أمام الآخرين
يجب أن يتوفر في المكان المعد للاجتماع عدة شروط منها :
يكون المكان كافيًا لعدد المدعوين للاجتماع
ان يكون مريحًا و جيد الإضاءة
ان يكون جيد التهوية و بعيدًا عن مصادر الإزعاج
تتوافر فيه الأدوات المساعدة اللازمة لعقد الاجتماع
يتم إعداد المكان المعد للإجتماع بشكل يسمح بمواجهة الأعضاء لبعضهم البعض و ذلك من أجل :
يتيح فرصة للتفاعل بين المشاركين