يجب البحث عن البدائل المناسبة التي يمكن أن تحقق نفس النتائج للاجتماع و السبب في ذلك :
- الاجتماعات غير فعالة - الاجتماعات تستغرق جهداً ووقتاً طويلاً
عندما يعقد الاجتماع مع وجود بدائل مناسبة ممكن أن تحقق نفس النتائج يكون الهدف من الاجتماع
- تجنب تحمل المسئولية
- تضييع الوقت
يقع على .......... العبء الأكبر أثناء إدارة الاجتماع :
- مخطط الاجتماع
- المسئول عن الاجتماع
بعد الانتهاء من كتابة محضر الاجتماع وقبل طباعته وتجهيزه للتوزيع يجب
مراجعة المحضر مراجعة لغوية دقيقة
- توثيق المحضر
متابعة الموضوعات التي تم طرحها خلال الاجتماع ، ومراقبة ومتابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماعات
- المتابعة
- توزيع محضر الاجتماع