يجب من التأكد من أنه لا يوجد بدائل يمكن أن تؤدي الغرض من الاجتماع ، ويمكن أن تحقق الأهداف التي يمكن أن يحققها الاجتماع ، ويرجع ذلك إلى أن الاجتماعات تستغرق وقتا وجهدا كبيرا
.......
من الخطوات الأساسية في عقد الاجتماعات التأكد من أن الاجتماع هو الوسيلة المثلى لتحقيق الأهداف المطلوب تحقيقها
.........
إذا كانت الدعوة تمت قبل فترة زمنية طويلة من عقد الاجتماع فلابد من تأكيد الموعد عندما يقترب تاريخ الاجتماع