|
رد: شعبة مهارات كتابة ادارية
الفصـل السادس: خطوات إعداد التقرير
خطوات إعداد التقرير: التحديد الواضح والدقيق للمشكلة - تحليل المشكلة - وضع خطة - القيام بالأبحاث والدراسات اللازمة
تنظيم الحقائق - تفسير الحقائق إذا كان التقرير تفسيرياً - إعداد المسودة الأولى - كتابة التقرير في صورة النهائية.
أولاً: تحديد المشكلة أو الموضوع:
- التفويض هو بداية تحديد المشكلة ولكنه لا يكفي لتحديد المشكلة تحديداً دقيقاً
التحديد الدقيق لمشكلة أو موضوع التقرير يستلزم إتباع ما يأتي:
1- قراءة مستند التفويض بعناية.
2- إذا لم يكن مستند التفويض كافياً لإعطاء صورة واضحة، فيجب على الشخص المكلف مناقشة الشخص الذي طلب منه إعداد التقرير
3- يجب استشارة المتخصص عند اللزوم
4- يجب أن يسأل الشخص المكلف بإعداد التقرير نفسه خمسة أسئلة، وهي: * من * ماذا * أين * متى * لماذا
وبهذه الأسئلة يكون الموضوع قد تحدد تحديداً دقيقاً.
ثانياً: تصميم جدول عمل:
يجب أن يحدد الشخص المكلف بالتقرير ما يلي:
1- الوقت المطلوب فيه التقرير في صورته النهائية.
2- الإمكانات البشرية التي يمكن الاستعانة بها .
3- الإمكانات الفنية المتاحة .
ثالثاً: البحث عن الحقائق
رابعاً: تنظيم الحقائق
- تنظيم الحقائق و المعلومات يعني تصنيفها في مجموعات
هناك أربعة أنواع رئيسية من المعلومات يمكن التصنيف على أساسها وهي:
معلومات نوعية - معلومات كمية - معلومات زمنية - معلومات جغرافية.
- أهمية تنظيم المعلومات في حالة التقرير الإخباري ؛ هي الوسيلة الوحيدة لضمان عرض التقرير و تقديمه بصورة لائقة.
- أهمية تنظيم المعلومات في حالة التقرير التفسيري ؛ تضمن سلامة التفسير من جانب الشخص المكلف بإعداد التقرير.
خامساً: تفسير الحقائق
أسباب الوصول نتائج خاطئة (الأخطاء التي يقع فيها الكثير من كاتبي التقارير):
وضع افتراضات خاطئة ← الوصول إلى توصيات متسرعة ← الإعتماد على إحصائيات عير سليمة ←
افتراض أسباب خاطئة لبعض ظواهر موضوع البحث والملاحظة ← إهمال بعض العوامل والمتغيرات عند تفسير الحقائق والمعلومات.
سادساً: التقرير في صورته الأولية
تتلخص هذه الخطوة في إعداد المسودة الأولى للتقرير بمراعاة الأمور التالية:
المقدمة ← بناء هيكل التقرير وتطويره ← الخاتمة
سابعاً: كتابة التقرير في صورته النهائية
|