الفصل الثاني عشر: إعداد المذكرات الإدارية وصياغتها
إعداد المذكرات الإدارية وصياغتها: تعريف المذكرة - موضوع المذكرة - الشكل العام للمذكرة - خصائص المذكرة الجيدة.
الشكل العام للمذكرة:
- اسم وشعار الشركة - المقدمة - صلب الموضوع - المطلوب - التحية - التوقيع
قد ترفع المذكرة إلى: شخص مختص - جهة معينة - لجنة تنظيم معين له وضع قانوني كمجلس الإدارة.
خصائص المذكرة الجيدة:
- ألاّ يبدأ كتابة المذكرة إلا بعد دراسة الموضوع دراسة وافية
- أن يجعل كاتب المذكرة القارئين نصب عينيه ، فعليه أن يستخدم اللغة المناسبة.
- أن يستخدم في المذكرة العدد المناسب من الكلمات فلا تطويل ممل ولا تقصير مخل.
- أن يستخدم في المذكرة الشائع من الكلمات.
- يمكن تقسيم المذكرة إلى بنود كل بند يتضمن فكرة أو معلومة ويجب ان يكون تسلسل في عرض الأفكار.
- أن تكون المذكرة مكتفية اكتفاء ذاتيا بالنسبة للقارئ.
- أن يفصل كاتب المذكرة رأيه الشخصي بالنسبة للمسائل التي تعرضها المذكرة.
- أن تكون المذكرة خالية من الأخطاء اللغوية والإملائية.
- أن تكتب المذكرة كتابة جيدة على الحاسوب.
- أن يكون كاتب المذكرة مستعدا لمناقشة أفكار المذكرة
- أن تقدم المذكرة في وقت مناسب من حيث الزمان والمكان للجهة المقدمة لها.