|
رد: شعبة مهارات كتابة ادارية
الفصل الخامس عشر مجرد امثله لذلك شطحنا من فوقه
الفصل السادس عشر: تدوين محاضرات الاجتماع
تدوين محاضر الاجتماع: تعتبر المحاضر مستندات قانونية مهمة للقرارات والانجازات التي قامت بها الشركة أو المجموعة
- الإضافة إلى أنها أدوات معلوماتية مهمة وعادة ما تعطى مسؤولية المحاضر للأشخاص المؤهلين والموثقين من قبل المنشأة.
عناصر المحاضر: للمحاضر ثلاث عناصر رئيسية هي:
1- مقدمة المحضر: تأتي دائماً في مقدمة الصفحة وتحتوي على أهم المعلومات الواردة في المحضر.
2- صلب المحضر: يحتوي صلب المحضر على ما تم تداوله في الاجتماع. القرارات التي تم اتخاذها والاقتراحات والمعلومات التي وردت
- وفي بعض الحالات يحتوي صلب المحضر على الآتي:
- أسماء ووظائف كل الذين قدموا تقارير في الاجتماع مع تلخيص لتقاريرهم
- أسماء المتحدثين الآخرين مع ملخص لأقوالهم.
- تسجيل نتيجة التصويت وعدد الذين صوتوا وعدد الممتنعين عن التصويت.
3- الخاتمة: تحتوي على أربع معلومات مهمة هي: - زمن نهاية الاجتماع. - اسم ووظيفة وتوقيع كاتب المحضر.
- وإذا تمت طباعة المحضر بواسطة شخص أخر يجب كتابة اسمه أيضا.
- تواقيع الاعضاء الذين حضروا الاجتماع.
خطوات وإجراءات تدوين المحاضر:
- جهز جدول اعمل الاجتما
- ابدأ بتسجيل المعلومات المهمة الخاصة بمقدمة المحضر
- اكتب لكل بند عنوانه حتى يتسنى للقارئ الوصول إلى البند الذي يريده بسهوله
- اكتب النقاش الذي تم عن كل بند ثم القرار الذي تم اتخاذه
لكن لا يضّمن المحضر اما اذا كان الموضوع اتخاذ قرارات فيجب كتابة الآتي:
1- القرار المتخذ(ما هو).
2- المسؤوليات الموكلة(لمن).
3- التاريخ المحدد لإكمال المهمة(متى).
- اكتب المسودة بعد انتهاء الاجتماع مباشرة
- يجب أن يكون المحضر موجزاً ومناسباً
- اختم المحضر بطريقة مهنية بالكتابة المختصرة المعلومات
- يجب أن يقوم الرئيس بتوزيع مسودة المحضر للمراجعة وبعد ذلك
تحول إلى محامٍ قبل توزيعها النهائي للمصادقة عليها (هذه الخطوة ليست ضرورية في جميع الأحوال).
|