المحاضره هذي من شرح اختنا صبا الله يعطيها العافيه
المحاضرة الرابعة عشر
نظام معلومات الموارد البشرية
مفهوم نظم معلومات الموارد البشرية : هي إجراء منظم لجمع وتخزين وصيانة واستخراج البيانات وهو نظام آلي لجمع وتخزين واستخراج البيانات الخاصة بالموارد البشرية و هو نظام يسعى إلى توفير المعلومات التي يحتاجها المديرون لاتخاذ القرارات المتعلقة بفاعلية
نلاحظ من التعريفات السابقة أن العناصر الأساسية لنظام معلومات الموارد البشرية هي نفسها تقريبا العناصر المحددة لنظام المعلومات الإدارية وهي كما يلي:) مدخلات ) رصد الأحداث وتسجيلها في شكل بيانات وحقائق في مختلف الوسائل - (المعالجة) مراجعة وتصنيف وتبويب وتحليل البيانات ومعالجتها.- (المخرجات ) الحصول على المعلومات بصورة سهلة ومفهومة حتى يمكن استخدامها عند اتخاذ القرارات.
النظام اليدوي في بناء معلومات الموارد البشرية : )نظام الملفات ): هي أوعية لحفظ البيانات المتعلقة بالوظائف والموظفين ومختلف المستندات والوثائق. أهم نماذج الملفات 1)ملفات الأفراد 2)ملفات الوظائف 3)الملفات العامة )نظام السجلات) : تستند فكرة السجلات كمصدر للمعلومات على أساس اختصار محتويات ملفات وتدوينها بطريقة مرتبة ومصنفة ولكي يكون السجل فعالا لابد وان يتميز بالوضوح والبساطة وان يكون ملائما للنشاط الذي سيستخدم فيه مثل: سجل الحضور والدوام، - سجل الترقيات- السجل الصحي- سجل التظلمات والشكاوي .- سجل الحركة الوظيفية- سجل التعيين - سجل المسابقات الوظيفية .
ميكنة إدارة الموارد البشرية : حينما تقدم المنظمات على استخدام الانترنت ووسائط التكنولوجيا في دعم عملياتها وأنشطتها الإدارية فإنها عندئذ تكون قد التزمت بتطبيق ما يسمى (بالإدارة الالكترونية لمواردها البشرية). وإن الإدارة الالكترونية للموارد البشرية في المنظمات هي في الواقع نظام تكاملي لجميع الأنظمة والعمليات التي تستند على دعم ما يتوفر لدى المنظمة من معلومات وبيانات وأدوات تساعد على عملية الإدارة عن قرب وعن بعد .
مضامين استخدام مكينة ادارة الموراد البشريه : (تحليل وتصميم الوظائف ) بامكان الموظفين في اماكن جغرافيه متباعده العمل معا (الاستقطاب ) الاعلان عن الوظائف عن طريق الموقع الالكتروني للمنظمه (الاختيار ) قياس قدرات المرشح من خلال الاختبارت الفديو او الانترنت (التدريب ) تقديم برامج تدريبيه عن طريق الموقع (الاجور والحوافز ) بامكان المتقدمين او الموظفين معرفة الاجور من موقعها
أسباب ودواعي استخدام الميكنة في إدارة الموارد البشرية: وسيلة سريعة ودقيقة في رصد المعلومات وتقديمها للمسئولين لمساعدتهم في اتخاذ القرارات.- يحقق لها الوفرة في التكاليف, والسرعة في الوقت,والاختصار في الجهد .- سيساند المنظمة في اتخاذ العديد من القرارات- إن المنظمات اليوم قد سارت خطوات سريعة ومتلاحقة في تطوير أعمالها الإنتاجية والتسويقية وقد تسارعت عملية ميكنة إدارة الموارد البشرية في المنظمات .
التحول إلى ميكنة إدارة الموارد البشرية : ليس عملا سهلا بالنسبة للمنظمات إذ أن هذا يتطلب الكثير من الجهد والوقت والتكلفة والصبر والخبرة وتأييد الإدارة العليا فوق ذلك,وتحتاج عملية التحول إلى دراسة مكثفة عن المسئولين وربما من الجهات الاستشارية الخارجية.
وإجمالا يمكن تحديد مراحل الانتقال من النظام اليدوي إلى النظام الآلي على النحوالتالي :
المرحلة الأولى: (دراسة الجدوى) تشخيص المشكلات وتحديدها - تحديد المعوقات الداخلية والخارجية - تحديد الأهداف من الميكنة - تحديد متطلبات التشغيل - القيام بالدراسة وتقديم التقرير
المرحلة الثانية:/(التصميم الأولى للنظام) عرض تفصيلي مكتوب للصورة المتوقعة للنظام - تحديد بدائل الأنظمة التي تتوافق مع الأهداف - تقويم البدائل - تقديم التوصيات - تحديد المتطلبات الهندسية والفنية -تقدير تأثير النظام المقترح على النواحي الإنسانية والفنية
المرحلة الثالثة:/(الدراسة الهندسية) تفصيلات عن المواصفات الهندسية والفنية للمكونات المادية للنظام - دراسة أوليه عن تحليل التكلفة،والفعالية لأنظمة التصميم الهندسية البديلة - اختيار بديل التصميم المناسب - تقديم التوصية للمسئولين - إذا تمت الموافقة.يقدم عرضا مفصلا بمتطلبات النظام من الأفراد
المرحلة الرابعة:/(اختبار النظام ثم التنفيذ) اختبار الأنظمة الفرعية- اختبار النظام الكلي المقترح لنظم معلومات الموارد البشرية
المرحلة الخامسة:/(مراقبة النظام والتقييم) قياس الأداء - تقويم الأداء- إجراء التعديلات إذا لزم الأمر -التنفيذ بعد التعديل -المتابعة والتقييم المستمر
النتائج المتوقعة من ميكنة إدارة الموارد البشرية : التحديد الواضح لأهداف نظم معلومات الموارد البشرية.- تخفيض حجم المساحات المخصصة لحفظ ملفات وسجلات الأفراد.- ربط نشاطات الموارد البشرية بوظائف التخطيط الاستراتيجي في كامل المنظمة.- تقديم المعلومات التي تساعد في حل المشكلات بسرعة وفاعلية.- تقديم معلومات مفيدة تساعد في تخطيط النمو والمسار الوظيفي للموظفين.- تنفيذ برامج التدريب استنادا على الدراسات تحليليه موسعة على الاحتياجات الفعلية في جميع وحدات المنظمة.- تحسين وسائل الاتصال بين الإدارات التنفيذية والاستشارية.
مجالات استخدام ميكنة إدارة الموارد البشرية :)الاستقطاب والتوظيف) :فحص طلبات التوظيف - تحليل تكلفة مصادر الاستقطاب .- تحليل تكلفة التعيينات لكل وظيفة .-مصادر التوظيف الداخلي المحتملة .- تحليل معدل دوران العمالة.أو الغياب - تحليل برامج الترقية,تكلفة الأجور والرواتب.- إدارة الاختبارات لغرض التوظيف أو تقويم الأداء .- إجراء المقابلات من خلال الفيديو . (سجلات الأفراد) . )إدارة التعويضات ): إعداد ميزانية الأفراد السنوية - تطور الأجور والرواتب لكل فرد من الأفراد.- الربط بين تقويم الأداء وزيادات الأجور - الربط بين معدلات الأجور ودرجات الوظائف ومراتبها.- تخطيط لاحتياجات البشرية والتدريبية :- تقدير الاحتياجات المستقبلية من الأفراد، - تحديد الاحتياجات التدريبية وكذلك تكلفتها.- مراجعة مخزون المهارات البشرية، تخطيط وتطوير المسار الوظيفي للأفراد.- تخطيط الإحلال، وتحليل سجلات الحوادث. (الخدمات ): تكلفة الخدمات بالصحة والعلاج،والتأمين،الحوادث، والمعاشات -متابعة التغيرات والتعديلات في برامج الخدمات .- التعريف والإعلام بالخدمات المختلفة للمواطنين.
مراحل لعملية معالجة البيانات في إدارة الموارد البشرية :
1)مرحلة إعداد البيانات المختلفة في نشاطات الأفراد وبعض النشاطات المرتبطة بهذا الجانب (المدخلات)
2)مرحلة معالجة البيانات أو العمليات حيث يتم اختيار الأساليب والتقنيات المختلفة التي سيتعامل معها الحاسب من اجل تحويل البيانات إلي معلومات جاهزة للاستخدام.
3)الحصول على المعلومات في أي أشكال وتبويبات متعددة في شتى مجالات الموارد البشرية....ومن خلال هذه المعلومات يستطيع المديرون اتخاذ بعض القرارات أو التصدي لبعض المشكلات.
4)الرقابة على أداء النظام سواء في التعديلات المحدثة على المدخلات أو البرامج والأساليب المستخدمة لتحويل البيانات إلى معلومات
5)كيفية الاستفادة من التغذية المرتدة من المعلومات في مجال تطوير البيانات أو البرامج.
ميكنة إدارة الموارد البشرية من الداخل أو من الخارج : إن لكل من هاتين الطريقتين مزاياها وعيوبها.
وعلى أي حال فإنه إذا ما قررت المنظمة التخطيط لشراء خدمات معينة من برامج نظم معلومات الموارد البشري فإن عليها الأخذ في الحسبان الاعتبارات التالية: مصادر توريد الخدمات الخارجية التي تلبي احتياجاتها.- نوع البيانات ومصادرها والتي ستستخدم كمدخلات للنظام.- نوع العمليات المطلوبة سواء في شكل تقارير منتظمة أو حسب الطلب.- نوع العمليات المطلوبة لمعالجة البيانات,,وما قد يطرحه هذا الأمر من عملية التحول هذا الأمر من عملية التحول أو التغيير في بعض الإجراءات الإدارية الحالة في مجال الأفراد.- هل يمكن للبرامج المشتراة أن تتكامل مع بقية البرامج الأخرى سواء من حيث الأجهزة المستخدم أو من حيث مدة وفاعلية الاستخدام. - ما هي طاقة الذاكرة المطلوبة للنظام المطلوب وقدرته الاستيعابية؟ عدد وحجم ملفات الموظفين,تنوع الموضوعات الأخرى,المدة اللازمة لإدخال البيانات في الحاسب, وأخيرا حجم النمو المتوقع في العمل ومدى قدرة النظام على استيعاب النمو ون تعديلات جوهرية - تحديد المسموح له بالدخول على النظام وطلب المعلومات أو إعطائه - ما هي الوظائف المتعددة التي يمكن أن تتواجد على الموقع.- كيف يمكن توسيع الطاقة الاستيعابية للموقع في المستقبل.
مزايا وسلبيات استخدام ميكنة معلومات الموارد البشرية :)المزايا): التخلص من التعب الذي يسببه الاحتفاظ بسجلات مكتوبة ومتراكمة - الوصول السريع إلى البيانات.- استخدام شبكة المعلومات التي تمكن العديد من المواقع البعيدة جغرافيا من الوصول إلى المعلومات وهو ما من شأنه تقليل الرسائل الكتابية والتليفونية التي تجري من مركز العمل (العيوب ): عدم قدرة بعض المنظمات على استخدام هذه الميكنة لأسباب مالية أو فنية أو بشرية بأسلوب حيادي وبسرية كافية لحماية أعمالها وقراراتها وبيانات الأفراد فيها من التدخل في الخصوصية أو استلاب المعلومات - قد يؤدي إلى أن تفقد هذه الوظيفة الجانب الإنساني منها بتعريض معلومات لا يود المتقدمين للعمل لإظهارها لكل موظفي إدارة الموارد البشرية أو خلافهم في المنظمة- قد تعيق أساليب ميكنة نشاطات الموارد البشرية وخاصة في مجال توظيف الأفراد،الأشخاص الراغبين في العمل ممن لا يملكون وسائل الاتصال الالكترونية أو ممن لا يجيدون استخدامها قد تعيقهم من تقديم تقديم وعرض طلبات التوظيف وسيرتهم الذاتية .