يجب أن يتضمن سجل الاجتماعات الاشرافية الجماعية على البيانات التالية :
1. البيانات الأولية : رقم الاجتماع ، تاريخه ، زمنه ، عدد الحاضرين ، اسماء الغائبين ، مكان الاجتماع
2. جدول الأعمال : العناصر اللي يدور حولها النقاش
3. محضر الاجتماع : يسجل فيه كل النقاشات والتفاعلات اللي حدثت اثناء الاجتماع
4. الجزء التخطيطي : يحدد فيه المواضيع التي سيتم بحثها في الاجتماع القادم، وخطوات التخطيط لها