إن أي عمل يحتاج لاستمراريته ونجاحه الى أدوات وتقنيات تتفق مع فحـواه
عندما يرتبط العمل التطوعي بمسألة التنمية الشاملة اقتصاديا وسياسيـا واجتماعيـا وثقافيـا فيجـب أن يكـون هنـاك إعـلام كثيـف متواصل
- تحديد الحاجة الى المتطوعين :
يكتسب اختيار المتطوعين بعدا خاصا مهما لعدة أسباب منها : أن اختيار المتطوعين يساعد على توضيح المفهوم المشترك لكل من الطرفين من حيث : -
* الإطار الذي سيعمل من خلاله .
* الفوائد على المدى القصير والطويل .
* الالتزامات المختلفة لكل فريق والحقوق والواجبات .
إن الاختيار الصحيح للمتطوعين يسهم في :
أ - تقنين الجهود في التوظيف السليم لطاقات ومهارات المتطوع .
ب - تخفض تكلفة الإعداد من توعية وتدريب .
ج - التعجيل بتحقيق الأهداف .
د - منع التضارب في المصالح ويحول دون سيطرة الإحباط على التطوع .
هـ - عدم تحميل المتطوع أكثر من جهده .
و - تفهم المتطوع لأهداف وغايات المؤسسة .
عادة ما يحتاج المتطوعين الى نوع من التأهيل أو التدريب من أجل التوظيف والاستفادة من جهودهم وطاقاتهم وتختلف المدد الزمنية المؤهلة للمتطوع من فرد لآخر ومن مهمة الى أخرى .
وللتدريب أهدافاً أساسية تتصل بما يلي :
أ - قناعة المتطوعين من جدوى التدريب سواء على المستوى الشخصي أو مستوى العمل .
ب - مدى الدرجة المطلوبة لتعميق خبراتهم القائمة .
ج - المستوى المطلوب لإكسابهم مهارات جديدة .
إن أهداف برامج التدريب والتأهيل للمتطوعين يجب أن تغطـي كافـة المجالات حيـث إن التـدريب سـوف يحـدد موقـف المتطوع ويساعده على إنجاز العمل المطلوب بكفاءة أعلى . ويؤدي التدريب دورا بارزا في : -
أ - جذب المتطوع الى المؤسسة ومجالات عملها .
ب - استدامة تطوعه لأطول مدة ممكنة .
ج - حسن استغلال طاقاته بشكل أفضل .
إن الشكل التنظيمي الذي يعتمد على الهيكلة العلمية لتحديد الأدوار المختلفة في أداء الأعمال التطوعية من ضروريات هذا العمل 0 لذا يجب تأصيل العمل التطوعي بتنظيمه
كما أن العمل الجماعي يكسب المتطوعين المزيد من الاحترام والقوةوالقدرة على مواجهة الصعوبات وتخطي العقبات
إن التحفيزيؤدي درواً بارزاً في استمرارية المتطوع واستثمار طاقاته وخبراته المستجدة سواء على مستوى الجماعة أو المؤسسة ولذا يجب أن يكون العمل التطوعي محفزاً للإفراد على المشاركة فيه من خلال
- ومن أهم مجالات التحفيز ما يلي :
أ - المشاركة : تعني أن يكون المتطوع ضمن فريق العمل الذي تعمل به المؤسسة أو الجماعة وليس مجرد أداة مؤقته .
ب - الشفافية : أن يكون عمل المؤسسة أو الجماعة واضحا ولا توجد أهداف مستترة .
ج - الاعتراف : يجب الاعتراف دائما بإنجازات المتطوع وعطاءاته .
د – إقامة الحوار : يجب إتاحة الفرصة لمشاركة المتطوع من خلال إقامة الحوارات وأخذ آرائهم في كافة الموضوعات .
هـ - يجب العمل دائما على إزالة مختلف العقبات من أمامه لتشجيعه على مواصلة العمل .
و - الشكر والتقدير : من خلال الاعتراف للمتطوع بمدى إسهاماته الفاعلة في تحقيق أهداف العمل الذي شارك فيه .
ومن المفيد أن يتم تقييم جهود المتطوعين تقييما علميا منصفا كما لابد من أن يشترك المتطوعون في هذه العملية من أجل ما يلي:
أ - الوقوف على أهميتها وشفافيتها .
ب - التقييم الذاتي من خلال التعرف على النتائج المحققة .
ج - لمعرفة المساعدة الفعلية الي قدمت للمؤسسة أو الجماعة .
يجب أن يكون لدى المؤسسة أو الجماعة تصور واضح لكيفية الاستفادة من المتطوعين خاصة بعد أدائهم لمهماتهم المحددة وهـذا لـن يأتي إلا مـن خـلال نظام متابعـة يتـم من خلاله التواصل معهم وإشعارهم دائما أنهم جزء مهم من فريق العمل.