التقرير يأخذ شكلين: (مكتوب) أو (شفوي)
أ- التقرير المكتوب:
مميزاته:
1- موثق.
2- يعتبر مرجعا ومصدرا توثيقاً للمعلومات.
3- يمكن نقله لأكثر من جهة دون تغيير محتواه.
4- يمكن الرجوع إلية أكثر من مرة وحسب الحاجة.
5- يعتبر دليلا للموظفين الجدد.
عيوبه:
1- عرضة للتسريب وافتضاح المحتوى وخاصة إذا كان يحتوي على معلومات سريه.
شروطه:
1- يجب أن يكون مكتوبا بلغة واضحة وسليمة.
2- أن يعطي الوقت اللازم لإعداده وتنفيذه.
3- أن يكون شاملا (أن يقدم ما يتوقع منه أن يقدمه).
4- أن يقدم في وقت مناسب.
ب- التقرير الشفهي:
مميزاته:
1- سهولة عرضة وتقديمه.
2- لا يعتبر مصدرا موثقا للمعلومات.
3- يمكن نقله لأكثر من فئة أو شخص في الوقت نفسه من خلال وسائل الاتصال المناسبة.
4- يكون غالبا بلغة المستقبل وبلغة مفهومة للطرفين.
عيوبه:
1- لا يمكن اعتماده كمرجع إلا إذا تم تسجيله.
2- صعوبة الرجوع إليه مرة أخرى.
3- كثيرا ما يتم الخلط بين التقارير الشفوية وتعليمات العمل.
4- إمكانية تغير المضمون والمحتوى عند عرض التقرير الشفوي.
شروطه:
1- يجب أن يكون بلغة مفهومة وسليمة.
2- يجب أن يراعي حاجات المستقبلين وتوقعاتهم.
3- يجب أن يعرض بطريقة منظمه حتى لا تختلط الأمور على المستقبلين.
4- أن يقدم في وقت ومكان ملائمين.
5- أن تكون طريقة العرض جذابة وغير مُمِلة.