المناقشة 11
وضح مفهوم الرقابة مع بيان أبرز أغراضها.
الرقابة: أنشطة منهجية هادفة لجعل الخطط والنتائج منسجمة مع التوقعات والمعايير المستهدفة
أغراضها:
1- التكيف مع التغيرات البيئية: فالنظام الرقابي يساعد المديرين على استباق التغيرات والتعامل معها، والتكيف مع الحالة الجديدة.
2 - تقليل تراكم الأخطاء: من خلال المعالجة المبكرة للأخطاء لتجنب تفاقمها.
3 - المواكبة والانسجام مع التعقيد التنظيمي: حيث أن ضخامة حجم العمل وما ينتج عنه من منتجات عديدة، وتنوع في المدخلات، وزيادة حدة المنافسة، يحتاج إلى نظام رقابي فعال يوضح هذا التعقيد ويساعد الإدارة في التعامل معه.
4 - تخفيض التكاليف: حيث أن النظام الرقابي الفعال يقود إلى تخفيض التكاليف من خلال ضبط عمليات الإنتاج، ووضع معايير دقيقة، وتقليل نسب التالف، وتقليل الوقت الضائع
المناقشة 12
بيّن خصائص النظام الرقابي الفعّال.
1- التكامل: وذلك مع نظام التخطيط من خلال جعل الرقابة جزءاً أساسيا من عملية التخطيط.
2 - المرونة: بهدف التأقلم مع متغيرات البيئة.
3 - الدقة: وذلك من خلال دقة المعلومات وكفايتها عند اتخاذ القرار.
4 - التوقيت: بمعنى أن تأتي المعلومات في الوقت المناسب وللجهة المستفيدة منها فلا فائدة من معلومات تصل قبل أوانها بوقت كبير فتهمل أو بعد أوانها فتصبح غير ذات فائدة.
5 - الموضوعية: أي تقديم تفاصيل كمية ومحددة.