المحاضره التاسعه
الفصل الثامن
الرقابه
مفهوم الرقابه :
الرقابه هي انشطه تنظيميه منهجيه تهدف الى جعل الانشطه المختلفه والخطط والنتائج منسجمه مع التوقعات والمعايير المستهدفه وعند وجود انحرافات يتم تحديد الاسباب واتخاذ الاجراءات التصحيحيه .
العمليه الرقابيه :
· هي عباره عن عمليات مستمره لقياس الاداء واتخاذ الاجراءات لضمان النتائج المرغوبه .
· العمليه الرقابيه تراقب الجميع للتاكد من ان الامور الصحيحه هي التي تحدث بالطريقه الصحيحه وفي الوقت المناسب .
اغراض الرقابه :
1- التكيف مع التغييرات البيئيه من خلال استباق التغيرات والتعامل معها والتكيف مع الحاله الجديده .
2- تقليل تراكم الاخطاء من خلال معالجة الاخطاء اول باول .
3- المواكبه والانسجام مع التعقيد التنظيمي , فالرقابه تساهم في فهم هذا التعقيد والتعامل معه .
4- تخفيض التكاليف من خلال ظبط عمليات الانتاج ووضع معايير دقيقه للاداء ونسبة التالف .
مراحل العمليه الرقابيه :
1- تحديد الاهداف والمعايير , فالخطط تشمل اهداف ولابد من وضع معايير اداء لمجالات العمل الرئيسيه .
المعيار هو : رقم محدد كميا او حاله نوعية تسعى للوصول اليها .
- قد يكون المعيار للمخرجات وهو قياس النتائج للمخرجات في اطار كمي او نوعي او زمني او بالتكلفه .
- كما قد يكون المعيار للمدخلات ويقصد به قياس جهد العمل الداخل في اداء المهام او العمليات .
2- قياس الاداء الفعلي :
وهي قياس ماحدث فعلا من مهام او انشطه للعاملين او الاقسام او المنظمه باكملها في مجال المخرجات والمدخلات .
3- مقارنة النتائج بالمعايير والاهداف :
حيث يتم مقارنة ماتحقق فعلا بما كان مرجو تحقيقه لتحديد الانحرافات .
4- اتخاذ الاجراءات التصحيحيه :
حيث يتوجب تصحيح الاخطاء والانحرافات التي اكتشفت في المرحله السابقه .
· مفهوم الاداره بالاستثناء هو عباره عن ممارسة ادارية يتم فيها التركيز على الانشطه الحرجه او الانشطه ذات المشاكل .
انواع الرقابه :
1- تنقسم الرقابه حسب المستوى الى :
· الرقابه الاستراتيجيه وهي التي ترتكز على كيفية مراقبة تنفيذ الاستراتيجيات الشامله للمنظمه واقسامها الرئيسيه ووظائفها .
· الرقابه الهيكليه وهي التي تهتم بكيفية انجاز مختلف عناصر الهيكل التنظيمي لوظائفها ومهامه وصولا الى غاياتها .
· الرقابه الماليه وتهتم برقابة الموارد الماليه للمنظمه .
· رقابة العمليات وتهتم بعمليات تحويل المدخلات من الموارد الى منتجات .
2- تنقسم الرقابه حسب موعد اجرائها الى :
· الرقابه قبل الانجاز وتسمى الرقابه القبليه لانها تتم قبل البدء في التنفيذ وتسعى لتجنب الانحرافات قبل وقوعها فهي رقابه وقائيه كفحص المواد الاوليه وفحص العاملين .
· المراقبه المتزامنه مع التنفيذ وهي التي تركز على مايحدث اثناء التنفيذ والانجاز كالرقابه الذاتيه من جانب الافراد وادارة الجوده الشامله .
· الرقابه بعد التنفيذ وهي التي تركز على رقابة المخرجات بعد انتهائه كفحص جودة المنتجات النهائيه وتحليل آراء العملاء .
3- تنقسم الرقابه حسب المصدر الى :
· الرقابه الداخليه حيث يمارس العاملون ومجموعات العمل داخل المنظمه الرقابه الداخليه على انفسهم .
· الرقابه الخارجيه حيث يمارس المشرفون والمدراء الرقابه على سلوكيات وتصرفات الآخرين .
· يمكن ان تكون الرقابه في المنظمه مزيجا من كلا النوعين السابقين .
4- تنقسم الرقابه حسب الجهة القائمة بالرقابة الى :
· الرقيب الداخلي وهو عباره عن فرد او جهه في اطار النظام الرقابي في المنظمه يمارس العمليه الرقابيه على انشطة وفعاليات المنظمه .
· الرقيب الخارجي وهو عباره عن فرد او جهة من خارج المنظمه يمارس العمليه الرقابيه بناء على عقد مبرم معها او بتخويل من القانون .
· من امثلة الرقيب الخارجي الرقابه على القوائم الماليه من جانب الشركات المتخصصه .
5- تنقسم الرقابه حسب المجال الى :
· الرقابه على الموارد الماديه وهي الرقابه التي تمارس على الموارد المادية للعمل مثل المخزون والتجهيزات المادية .
· الرقابه على الموارد البشريه وهي الرقابه على على العاملين في منظمات الاعمال سواء مايتعلق بالتعيين او التدريب او الاجور .
· الرقابه على المواردالمعلوماتيه وتشمل الرفابه على جميع ما يرتبط بالمعلومات والبيانات في منظمات الاعمال .
· الرقابه على الموارد الماليه وتشمل الرقابه على جميع مايتعلق بالجوانب الماليه من تدفق نقدي او التزامات تجاه الغير .
·