المحاضره العاشره
تابع الفصل الثامن
الرقابه
نظام الرقابه الفعال
الهدف الاساسي لنظام الرقابه هو مساعدة المديرين في تاكيد النجاح في النظام الكلي للاداره من خلال رقابه فاعله .
خصائص النظام الرقابي الفعال :
1- التكامل أي ان يتكامل نظام الرقابه مع نظام التخطيط , ويعتبر جعل الرقابه جزءا اساسيا من التخطيط افضل الطرق لخلق هذا التكامل .
2- المرونه ويقصد بها الاستجابه للتغييرات التي تحدث في بيئة الاعمال .
3- الدقه أي انه يجب اتخاذ القرارات على اساس معلومات دقيقه لتكون صائبه .
4- التوقيت ويعني ان تاتي المعلومات في الوقت المناسب وللجهة المستفيده منها .
5- الموضوعيه فالنظام الرقابي الذي يعطي تفاصيل كمية محددة افضل من الذي يقدم آراء عموميه وصفيه وغير محددة كميا .
مؤشرات ضعف النظام الرقابي :
1- كثرة شكاوى الزبائن وتذمرهم من السلع والخدمات المقدمه من قبل منظمة الاعمال .
2- عدم رضا العاملين وكثرة شكاواهم وتذمرهم وتظلماتهم .
3- كثرة توقف وتعطل المكائن والافراد بسبب نقص الخامات والكفاءه الاداريه .
4- كثرة العمل الورقي بسبب تعقد الاجراءات وتضارب وازدواج الادوار .
5- كثرة التالف واعادة التشغيل .
6- علاقات سيئه مع اطراف مؤثره في البيئه الخارجيه .
7- دفع غرامات ومعالجة قضايا مرفوعه ضد المنظمه .
مقاومة الرقابه وسبل التغلب عليها :
كثيرا مايواجه النظام الرقابي مقاومة من العاملين خاصة عندما توجد تعديلات للنظام , وتتمثل اهم اسباب المقاومه فيما يلي :
1- الرقابه المبالغ فيها :
وتحدث عندما يكون نظام الرقابه مركزا على جميع التفاصيل حيث يصبح مزعجا للعاملين , حيث يجب ان يركز النظام على النقاط الحرجه ( الاساسيه ) في العمل .
2- التركيز غير المناسب :
وتحدث عندما يكون النظام مركزا على المعايير الكمية دون تحليلها او تفسيرها .
3- مكافأة غير الكفاءة :
ويحدث عندما يتم محاسبة العاملين على أدائه بشكل مبالغ فيه , حيث يجب مشاركة العاملين في العملية التخطيطية والرقابية وتطوير العملية الرقابية بشكل مستمر .
الفصل العاشر
اتخاذ القرارات ودور تكنولوجيا المعلومات
مفهوم القرار :
القرار يعني اختيار بديل من بين عدة بدائل في سبيل تحقيق هدف معين .
أركان القرار :
1- وجود بدائل متاحة , عندما لايوجد بدائل فلا يوجد قرار .
2- حرية الاختيار , اذا لم تتوافر الحرية وكنا مجبرين على بديل معين فلايوجد قرار .
3- وجود هدف , فوراء كل قرار هدف نسعى لتحقيقه .
حل المشكله وصنع واتخاذ القرار :
· تسعى الاداره لحل المشكلات بهدف تحسين الوضع القائم وتطويره .
· ويعني حل المشكله تشخيصها واتخاذ الاجراء المناسب لحلها .
· صنع القرار يعني مجموعة الاجراءات المرتبطة بتشخيص المشكلة وجمع البيانات وتطوير البدائل ثم تقييمها والتوصية بافضل البدائل .
· تعني عملية اتخاذ القرار الانشطة التي تنصب على اختيار افضل البدائل وتنفيذه ثم تقييمه .
· بينما تعني عملية صنع واتخاذ القرار مجمل الانشطة المرتبطة بصنع القرار واختيار البديل الامثل ووضعه موضع التنفيذ .
· هذا يعني ان عملية صنع القرار تتضمن تحديد الموقف ( المشكله ) وجمع المعلومات وتطوير وتقييم البدائل .
· اما اتخاذ القرار فيتضمن اختيار البديل المناسب وتنفيذ الحل المختار والتغذيه العكسية ( جمع المعلومات حول التنفيذ ) واقرار التنفيذ او اجراء تصحيحات .