المحاضرة الثانية عشر
الفصل الحادي عشر
أساسيات التنظيم
مفهوم التنظيم
التنظيم هو مجمل الأنشطة المتعلقة بترتيب استخدام مختلف موارد المنظمة لغرض تحقيق أهدافها عن طريق تجميع الأفراد والموارد المادية في وحدات محددة
مراحل العملية التنظيمية
1) تحديد الأهداف التي تسعى المنظمة لتحقيقها
2) تحديد الخطط التي ترمي إلى تحقيق الأهداف
3) تحديد المهام (الأنشطة) المطلوبة لتحقيق الأهداف
4) تقسيم المهام الرئيسية إلى مهام فرعية
5) تخصيص الموارد وإعداد التوجيهات اللازمة
6) تقييم نتائج تنفيذ العملية التنظيمية .
مفهوم الهيكل التنظيمي
هو النظام الذي تحدد في إطاره المهام والعلاقات بين الوحدات و روابط الاتصالات بين أجزائه .
يتكون الهيكل التنظيمي من جانبين هما:
1- الهيكل الرسمي وهو الهيكل المعتمد من جانب الإدارة ويحوي في إطاره العلاقات الرسمية والأدوار والصلاحيات
الخريطة التنظيمية هي مخطط بياني يوضح العلاقات الرسمية والترتيب الرسمي لوحدات العمل داخل المنظمة
الخريطة التنظيمية تمثل أبعاد الهيكل الرسمي
2- الهيكل غير الرسمي: هو مجموعة العلاقات غير الرسمية بين أعضاء المنظمة، ولا يمكن رسمه أو ملاحظته بسهولة .
تحليل الخريطة التنظيمية يمكن أن يعكس أساسيات التنظيم المتمثلة فيما يلي:
- تقسيم العمل
- العلاقات الإشرافية (من يرأس من، ومن يراقب)
- قنوات الاتصال
- الوحدات الرئيسية (الإدارات والأقسام)
- مستويات الإدارة .
التخصص الوظيفي وتصميم الوظائف
- تصميم الوظيفة يعني تحديد المسؤوليات الفردية المرتبطة بوظيفة معينة
- أما التخصص الوظيفي فيعني الدرجة التي تقسم بموجبها المهام في المنظمة إلى مكونات أو مهام أصغر وتسند إلى أفراد مختلفين .
فوائد التخصص الوظيفي
1- أداء العامل لمهمة محددة تجعله محترفا فيها
2- أداء العامل لمهمة محددة يقلل من ضياع الوقت
3- إمكانية تدريب عمال بديلين بتكاليف أقل لمحدودية المهمة
عيوب التخصص الوظيفي
1- تصبح الوظيفة المتخصصة جدا مملة وخالية من الإبداع والتحدي
2- عدم اهتمام العامل بجودة الأداء تؤدي إلى انخفاض جودة العمل .
بدائل التخصص الوظيفي
التدوير بالوظائف ويعني أن يتم تحريك العاملين من وظيفة لأخرى في إطار نفس التخصص بشكل منهجي ومنظم
توسيع الوظيفة وتعني زيادة عدد المسؤوليات والمهام لوظيفة معينة بما يسهم في زيادة رضا العاملين
إغناء الوظيفة وتعني زيادة عدد المسؤوليات والمهام لوظيفة معينة بالإضافة إلى زيادة الصلاحيات الرقابية الخاصة بالوظيفة .
أسس تجميع الوحدات التنظيمية
عملية تجميع الأفراد والوظائف في وحدات تنظيمية تسمى التقسيم أو إقامة الدوائر .
يوجد عدد من الأسس لتقسيم و تجميع الوحدات التنظيمية هي كما يلي:
1- الأساس الوظيفي
حيث يتم تجميع الأفراد المتشابهين في مهاراتهم ووظائفهم في وحدات تنظيمية، والشكل التالي يوضح خريطة تنظيمية على الأساس الوظيفي:
2- أساس المنتج
حيث يتم تجميع الأنشطة والأفراد على أساس نوع المنتجات، والشكل التالي يوضح خريطة تنظيمية على أساس المنتجات لشركة (Avon):
-3أساس العملاء (الزبائن
حيث يتم تجميع الأفراد والوظائف في وحدات تنظيمية اعتمادا على نوعيات العملاء، والشكل التالي يوضح خريطة تنظيمية على أساس العملاء:
4- الأساس الجغرافي
حيث يتم تجميع الأفراد والوظائف حسب المناطق الجغرافية، والشكل التالي يوضح خريطة تنظيمية على الأساس الجغرافي:
5- أساس العملية الإنتاجية
حيث يتم تجميع الأفراد والأنشطة في وحدات تنظيمية تبعا للمراحل الإنتاجية، والشكل التالي يوضح خريطة تنظيمية على أساس العملية الإنتاجية:
6- الأساس المختلط
حيث يستخدم أكثر من أساس من الأسس السابقة في بناء الخريطة التنظيمية كما يتضح فيما يلي