10 – ما هي أنواع الرقابة ؟
أنواع الرقابة
1- تنقسم الرقابة حسب المستوى إلى:
· الرقابة الإستراتيجية وهي التي تركز على كيفية مراقبة تنفيذ الإستراتيجيات الشاملة للمنظمة و أقسامها الرئيسية ووظائفها
· الرقابة الهيكلية وهي التي تهتم بكيفية انجاز مختلف عناصر الهيكل التنظيمي لوظائفها ومهامها وصولا إلى غاياتها
· الرقابة المالية وتهتم برقابة الموارد المالية للمنظمة
· رقابة العمليات وتهتم بعمليات تحويل المدخلات من الموارد إلى منتجات
2- تنقسم الرقابة حسب موعد إجرائها إلى:
· الرقابة قبل الإنجاز وتسمى الرقابة القبلية لأنها تتم قبل البدء في التنفيذ وتسعى لتجنب الانحرافات قبل وقوعها فهي رقابة وقائية كفحص المواد الأولية وفحص العاملين
· الرقابة المتزامنة مع التنفيذ وهي التي تركز على ما يحدث أثناء التنفيذ والإنجاز كالرقابة الذاتية من جانب الأفراد وإدارة الجودة الشاملة
· الرقابة بعد التنفيذ وهي التي تركز على رقابة المخرجات بعد انتهائه كفحص جودة المنتجات النهائية وتحليل أراء العملاء
3- تنقسم الرقابة حسب المصدر إلى:
· الرقابة الداخلية حيث يمارس العاملون ومجموعات العمل داخل المنظمة الرقابة الداخلية على أنفسهم
· الرقابة الخارجية حيث يمارس المشرفون والمدراء الرقابة على سلوكيات وتصرفات الآخرين
· يمكن أن تكون الرقابة في المنظمة مزيجا من كلا النوعين السابقين
4- تنقسم الرقابة حسب الجهة القائمة بالرقابة إلى:
· الرقيب الداخلي وهو عبارة عن فرد أو جهة في إطار النظام الرقابي في المنظمة يمارس العملية الرقابية على أنشطة وفعاليات المنظمة
· الرقيب الخارجي وهو عبارة عن فرد أو جهة من خارج المنظمة يمارس العملية الرقابية بناء على عقد مبرم معها أو بتخويل من القانون
· من أمثلة الرقيب الخارجي الرقابة على القوائم المالية من جانب الشركات المتخصصة
5- تنقسم الرقابة حسب المجال إلى:
· الرقابة على الموارد المادية وهي الرقابة التي تمارس على الموارد المادية للعمل مثل المخزون والتجهيزات المادية
· الرقابة على الموارد البشرية وهي الرقابة على العاملين في منظمات الأعمال سواء ما يتعلق بالتعيين أو التدريب أو الأجور
· الرقابة على الموارد المعلوماتية وتشمل الرقابة على جميع ما يرتبط بالمعلومات والبيانات في منظمات الأعمال
· الرقابة على الموارد المالية وتشمل الرقابة على جميع ما يتعلق بالجوانب المالية من تدفق نقدي أو التزامات تجاه الغير
11 – ما هو نظام الرقابة الفعال ؟
الهدف الأساسي لنظام الرقابة هو مساعدة المديرين في تأكيد النجاح في النظام الكلي للإدارة من خلال رقابة فاعلة
12 – ما هي خصائص النظام الرقابي الفعال ؟
1- التكامل أي أن يتكامل نظام الرقابة مع نظام التخطيط ، ويعتبر جعل الرقابة جزءا أساسيا من التخطيط أفضل الطرق لخلق هذا التكامل
2- المرونة ويقصد بها الاستجابة للتغيرات التي تحدث في بيئة الأعمال
3- الدقة أي أنه يجب اتخذ القرارات على أساس معلومات دقيقة لتكون صائبة
4- التوقيت ويعني أن تأتي المعلومات في الوقت المناسب وللجهة المستفيدة منها
5- الموضوعية فالنظام الرقابي الذي يعطي تفاصيل كمية محددة أفضل من الذي يقدم آراء عمومية وصفية وغير محددة كميا.
13 – ما هي مؤشرات ضعف النظام الرقابي ؟
مؤشرات ضعف النظام الرقابي
1- كثرة شكاوى الزبائن وتذمرهم من السلع والخدمات المقدمة من قبل منظمة الأعمال
2- عدم رضا العاملين وكثرة شكاواهم وتذمرهم وتظلماتهم
3- كثرة توقف وتعطل المكائن والأفراد بسبب نقص الخامات والكفاءة الإدارية
4- كثرة العمل الورقي بسبب تعقد الإجراءات وتضارب و إزدواج الأدوار
5- كثرة التالف وإعادة التشغيل
6- علاقات سيئة مع أطراف مؤثرة في البيئة الخارجية
7- دفع غرامات ومعالجة قضايا مرفوعة ضد المنظمة
14 – ما كيفية مقاومة الرقابة وسبل التغلب عليها ؟
كثيرا ما يواجه النظام الرقابي مقاومة من العاملين خاصة عندما توجد تعديلات للنظام.
وتتمثل أهم أسباب المقاومة فيما يلي
1- الرقابة المبالغ فيها
وتحدث عندما يكون نظام الرقابة مركزا على جميع التفاصيل حيث يصبح مزعجا للعاملين، حيث يجب أن يركز النظام على النقاط الحرجة (الأساسية) في العمل.
2- التركيز غير المناسب
وتحدث عندما يكون النظام مركزا على المعايير الكمية دون تحليلها أو تفسيرها
3- مكافأة غير الكفاءة
ويحدث عندما يتم مكافأة البعض اعتمادا على المعايير الكمية دون تحليل أسبابها، حيث يعتبر ذلك غير موضوعيا
4- المحاسبة المبالغ فيها
وتحدث عندما يتم محاسبة العاملين على أدائه بشكل مبالغ فيه، حيث يجب مشاركة العاملين في العملية التخطيطية والرقابية وتطوير العملية الرقابية بشكل مستمر
15 – ما هو مفهوم القرار ؟
القرار يعني اختيار بديل من بين عدة بدائل في سبيل تحقيق هدف معين