أن تسجيل العمليات المالية في دفتر اليومية لابد وأن يكون من واقع المستندات المؤيدة لتلك العمليات، وكما تعلمون من خلال دراستنا أن المستندات نوعان، مستندات داخلية ومستندات خارجية، ويعتقد البعض أن المستندات الخارجية أقوى من المستندات الداخلية من حيث حجيتها ودرجة موضوعيتها. ما رأيكم في مدى صحة تلك المقولة ولماذا؟
المقوله صحيحه. لأنها تمثل التوثيق في فحص الدفاتر و المستندات التي تدعم المعلومات المدرجة بالقوائم المالية وبما ان لكل عملية مالية مستند واحد على الاقل يدعم هذه العملية فسيكون هناك العديد من المستندات التي تدعم هذه العمليات المالية، وبالتالي يسهل استخدام عملية التوثيق بشكل واسع كادلة اثبات ويوجد نوعان من المستندات هي:
أ- مستندات خارجية: وهي المستندات التي يتم اعدادها خارج المنشأة وقد تستخدم داخل المنشأة و خارجها ، مثل فواتير الشراء.
ب- مستندات داخلية: وهي المستندات التي يتم اعدادها واستخدامها داخل المنشأة مثل مستندات المناولة داخل المخازن.
وتعتبر المستندات الخارجية اكثر تدعيم وصحة من المستندات الداخلية وكذلك المستندات التي تكون داخل فترة المراجعة اقوى من المستندات التي تكون خاج فترة المراجعة ، بالاضافة الى ان هناك شروط للمستندات منها يجب ان يكون المستند اصلاً وليس صورة ، وان يكون المستند موجة للمنشأة محل المراجعة ، و يكون مستوفي الشروط القانونية المعمول بيها داخل المنشأة ولا يحوى اى شطب او محو والله أعلم. دعواتكــــم