المحاضره الخامسه
التخطيط
اللبنه الاساسيه للعمليه الاداريه
التخطيط و صياغة الاهداف
التخطيط: كيف و لماذا يخطط المديرون
ـ مفهوم التخطيط
ـ المراحل العملية للتخطيط
ـ فوائد التخطيط
ـ انظمة التخطيط الفرعية
الاهداف المنظمية
ـ مفهوم الاهداف و مستوياتها
ـ هرمية الاهداف
ـ خصائص الاهداف و مجالاتها
ـ الادارة بالاهداف
انواع التخطيط
ـ حسب المستوى
ـ حسب المدى الزمني
ـ حسب الاستخدام
ـ انواع اخرى من الخطط
ادوات و اساليب التخطيط
ـ التنبؤ
ـ كتابة السيناريوهات
ـ المقارنة المرجعية
ـ استخدام الكوادر
ـ المشاركة و الاندماج
تعريف التخطيط
ـ التخطيط هو القاعدة الاساسية التي تستند عليها كافة مكونات العملية الادارية من تنظيم و قيادة و رقابة لغرض تحقيق الاهداف
ـ التخطيط هو عملية وضع اهداف المنظمة و تحديد الوسائل اللازمة للوصول اليها بأحسن الاحوال
ـ الخطة هي كشف بالاهداف المرغوب الوصول اليها مع تخصيص الموارد اللازمة لها و تحديد الجدول الزمني لتنفيذ ذلك
ـ الهدف هو حالة او وضع مستقبلي مرغوب فيه تسعى المنظمة للوصول اليه
مراحل العملية التخطيطية
ـ تحديد الاهداف التي تسعى المنظمة لتحقيقها (وضوح الهدف)
ـ تحديد و تقييم الموقف الحالي للمنظمة قبالة هذه الاهداف
ـ تحديد افتراضات التي تستند اليها الخيارات المؤدية لتحقيق الهدف (مثال: لرفع نسبة الارباح نزيد كمية الانتاج من منتج او انتاج منتج جديد)
ـ تحليل و اختيار افضل البدائل الموصلة لتحقيق الاهداف
ـ تنفيذ الخطة و تقييم النتائج
فوائد التخطيط
ـ الشرعية (التخطيط السليم يساهم في اعطاء الشرعية للمنظمة تجاه مختلف الاطراف)
ـ تحسين تركيز المنظمة و مرونتها (القدرة على التغيير و التكيف)
ـ دليل للتصرف و توجيه المنظمة نحو الافعال و التنفيذ (اعطاء اهمية كبيرة للاولويات ذات قيمة مضافة للمنظمة)
ـ تحسين التنسيق (الاهداف تجعل الاقسام المختلفة و فرق العمل تنسق ادائها و ترشد قراراتها)
ـ تحسين ادارة الوقت ( اداء الاعمال حسب الاهمية و موازنة الوقت المتاح)
ـ تحسين عملية الرقابة (قياس الاداء و تحديد الانحرافات)
الاهداف التنظيمية
ـ تشكل الاهداف و صياغتها اساس عملية التخطيط
ـ هناك مفهوم لـ Goals اهداف عامة غير مقاسة (زيادة المبيعات السنة القادمة)
ـ و مفهوم لـ Objectives للدلالة على الاهداف المقاسة و المحددة بفترة زمنية معينة
ـ هناك مستويات مختلفة للاهداف
خصائص الاهداف
ـ ان تكون قابلة للقياس الكمي و محددة بشكل دقيق (زيادة المبيعات بـ 12%)
ـ ان تغطي الاهداف المجالات الرئيسية للعمل (التركيز على الجوانب الاساسية)
ـ تثير التحدي لكنها واقعية (التوازن بين التحدي و الواقعية)
ـ محددة بفترة زمنية للانجاز (سنة، سنتين، خمسة سنوات،...)
مجالات الاهداف
ـ الموقف في السوق (موقف تجاه المنافسين)
ـ الابداع (الالتزام بادخال منتجات و اجراء تحسينات على المنتجات او الخدمات)
ـ الانتاجية (تحديد مؤشرات او اهداف لقياس وزيادة مستوى الانتاجية)
ـ الموارد المالية و المادية (اهداف معدلات الاداء لزيادة فاعلية الادارة)
ـ الربحية (اهداف مرتبطة بالارباح خلال فترات زمنية مختلفة)
ـ المسؤولية الاجتماعية (اهداف تتعلق برفاهية المجتمع و تحسين نوعية الحياة)
ـ التكنولوجيا (اهداف تتعلق بالتطور التكنولوجي داخل المنظمة)
انواع الخطط
حسب مستوى الشمولية و التفصيل
ـ خطة استراتيجية
ـ خطة تكتيكية
ـ خطة تشغيلية
ـ حسب المدى الزمني
ـ بعيدة المدى (اكثرمن 3 سنوات)
ـ متوسطة المدى (من سنة الى 3 سنوات)
ـ قصيرة المدى (اقل من سنة)
ـ حسب الاستخدام
ـ الخطط القائمة (السياسات، الاجراءات، القواعد)
ـ الخطط احادية الاستخدام (البرامج، المشاريع)
ـ الموازنة (الموازنة الثابتة، الموازنة المرنة)
انواع الاخرى من التخطيط
ـ الخطة الموقفية( تحديد خيارات بديلة تتخذ عندما تصبح الخطط الموضوعة الأخرى عديمة الجدوى أو تتقاطع مع أحداث لم تؤخذ بعين الحسبان)
ـ خطة لأحداث طارئة (و تعد لحدث طارئ مستقبلي وهذا لتجنب ضرر محتمل أو الاستفادة منه)
ـ خطة طوارئ (خطة تعد لمواجهة أحداث خطيرة و محتملة الحدوث مثل حريق، سرقة، ...)
ـ خطة لإدارة الأزمات ( خطة للتعامل مع أزمات تقع بسرعة وذات تأثير كبير على المنظمة، مثل تسمم غذائي للمجموعة كبيرة للمستهلكين بسبب منتج)
و ادوات واساليب التخطيط
ـ التنبؤ ( تقدير حصول احداث مستقبلية بناء على خبرات سابقة او بياناتتاريخية)
ـ كتابة السيناريوهات (تحديد خيارات مستقبلية متعددة و خطط تعامل مع كل خيار)
ـ المقارنة المرجعية (استخدام مؤشرات أفضل أداء في مجال معين لغرض مقارنته مع أداء المنظمة وعدم استخدام المؤشرات التاريخية الخاصة بالمنظمة كمعيار)
ـ استخدام الكوادر التخطيطية (تكليف مجموعة من الافراد لمتابعة العملية التخطيطية مع التنسيق المشترك في كل المنظمة)
ـ المشاركة والاندماج (مشاركة جميع العاملين المحتمل ان يؤثروا بالعملية التخطيطية)
طالبه جامعيه E