المحاضره ال13
وظائف الإدارة
1. التخطيط .. هو التفكير المنظم اللازم لتنفيذ عمل ما، والذي ينتهي باتخاذ قرارات متعلقة بما يجب عملة؟ ومتى يعمل؟ وكيف يعمل؟
أو هو العملية التي تحدد الإطار العام للأعمال المطلوبة أو الأغراض المنشودة، والوسائل اللازمة لتنفيذها في سبيل تحقيق الأهداف.
التخطيط هو العملية التي تحدد ما يجب عمله في المستقبل ؟ و كيف يعمل ؟ وما الإمكانات اللازمة لتنفيذه ؟ فالتخطيط يكون للمستقبل وليس للماضي , و يتم من خلالها رسم الصورة التي تطمح المؤسسة أو المنظمة الوصول إليها من خلال أتباع خطوات محددة .
—أهمية التخطيط :أن التخطيط يأتي كمنهج يرسم صورة العمل في شتى المجالات و يحدد المسار , ويعني في حالة غياب التخطيط عن المنظمة أو المجتمع في دولة من الدول لا تهتم بالتخطيط يؤدي إلى ترك الأمور و شأنها فسوف تتم الأمور بطريقة عشوائية و تصبح الأفعال أفعال ارتجالية و تلقائية ينتج عنها تخبط في الجهود و انحراف المسار السليم و انعدام الروابط عن الأداء ..
حدد بعض الكتاب أن التخطيط يساعد في ..
1. تحديد الأهداف المراد تحقيقها بوضوح .
2. يساعد في تحقيق الارتباط المنطقي بين القرارات .
3. يساعد على تحديد خطوات العمل و مراحله .
4. يساعد على ضبط النفقات و ترشيدها .
5. يحقق الأمن النفسي و الاطمئنان لدى العاملين .
—الفرق بين الخطة و التخطيط :
الخطة هي نتاج التخطيط , فبعد أن تقوم عملية التخطيط كاملة يكون نتاجها ( الخطة ) , فمراحل التخطيط التي نقوم بأتباعها و جمع البيانات و غيرها هي مراحل من أجل رسم الخطة
فالخطة .. هي تلك الإجراءات المتفق عليها داخل المنظمة من أجل تحقيق الأهداف التي يسعى الجميع إلى تحقيقها و تحقيق التطور و الازدهار فهي نتاج للتخطيط و التخطيط الذي لا ينتج خطة يعد تخطيط غير ناجح .
—أنواع التخطيط :
أ. حسب مستوى التخطيط ..
فيكون التخطيط تنموي وطني أو قومي .. وهو ذلك التخطيط الذي يعد على مستوى الدولة و مثالة في المملكة ( خطط التنمية الخمسية) و هناك تخطيط الوطني و تخطيط على مستوى القطاعات ( تخطيط تعليمي - تخطيط أمني - تخطيط عسكري )
ب. حسب الزمن ..
هناك تخطيط طويل المدى , ومتوسط المدى , و قصير المدى , وبعض الكتاب يكتفي بقصير المدى و طويل المدى ..
فقصير المدى مدته الزمنية من سنة فأقل .. و متوسط المدى من أكثر سنة إلى ثلاث سنوات .. و طويل المدى أكثر من ثلاث سنوات أو خمس سنوات ..
تطبيقات هذه على التخطيط على واقع الإدارة التربوية ..
&;المدرسة غالباً خططها قصيرة المدى لمدة سنة و تحقق لنا خطط إدارة التربية و التعليم
&;أما خطط إدارة التربية و التعليم متوسطة المدى و تحاكي الخطة الرئيسية للوزارة
&;أما خطط الوزارة طويلة المدى وهي تحاكي الخطة الخمسية للدولة .
— مبررات الأخذ بالتخطيط و دواعيه في التعليم :
· القناعة الزائدة بالتخطيط و قيمته في التعامل مع المستقبل و استشرافه لمواجهة المواقف و تجاوزها .
· الحاجة إلى التعامل مع الزيادة السكانية و التي تسبب لنا ضغط كبير في الزيادة في طلب التعليم .
· حاجة المجتمع إلى التوسع بأنواع التعليم و مستوياته لمواجهة متطلبات اقتصاد المعرفة و الذي يعتمد على نتاجات العقول و مورد اقتصادي يعتمد على التعليم في إنتاجه .
· الاهتمام العالمي للتخطيط و اعتباره منهج لإعداد التغير و التطوير .
· ربط التعليم بالتنمية فلا يمكن أن نفصل التعليم عن الاقتصاد أو عن ما يتم في المجتمع من سلوكيات الاجتماعية فأصبح التعليم مرتبط بالتنمية الاقتصادية و الاجتماعية فلا يمكن تحقيق ارتفاع في الاقتصاد أو الإنتاج ما لم يقابل ذلك ارتفاع في مستوى العنصر البشري من خلال معرفة و إدراكه و مهاراته وذلك لا يمكن رفعه إلا من خلال مؤسسات التعليم و لا يمكن رفعه من خلال مؤسسات التعليم الا من خلال التخطيط المنظم لتحقيق الأهداف المرجوة .
— مراحل التخطيط :قسمت هذه المراحل من أجل الدراسة فقط و قد يكون هناك مراحل متداخلة بصعب الفصل بينها فهي عملية مستمرة و متواصلة, كما أنه ليس من المنطق التخطيط في وقت واحد فهو يحتاج إلى وقت مناسب لتحديد أهدافه , لذلك حددت خطوات لتسهيل الدراسة و الاستفادة منها في التطبيق و هذه المراحل هي ...
; اولا مرحلة الإعداد للتخطيط ..
بعض الكتاب يسميها مرحلة ( التخطيط للتخطيط ) أو مرحلة ( التحضير و الأعداد ) , بمعنى . أن نخطط كيف نخطط ؟
ماذا يتم في هذه المرحلة ؟
يتم من خلالها تشخيص الوضع الراهن لهذه المؤسسة من مدرسة أو منظمة , و العوامل المؤثرة في عمل هذه المؤسسة سلباً أو إيجابا , وتحديد نقاط القوة و الضعف بالمحافظة على نقاط القوة و تعزيزها و نقاط الضعف بمعالجتها و تجاوزها و تجنبها , وحصر الاحتياجات اللازمة للخطة التي سوف يتم التوصل إليها من خلال هذا التخطيط سواء كان من قوة بشرية أو إمكانات مادية أو ميزانيات مالية و ينتج عن هذه المرحلة تصور كامل و مفصل للواقع المراد تخطيطه مع مجموعة من المؤشرات التي يمكن تحديد الأهداف من خلالها .
وتبنى الأهداف بعد تشخيص الواقع مثل واقع المدرسة .. بدراسة نتائج الطلاب واقع المبنى و التجهيزات و جميع ما يدور في البيئة التعليمية و بعدها نحدد الأهداف .. فيدخل ضمن هذه المرحلة مرحلة( التشخيص )
& ثانيا مرحلة تحديد الأهداف ..
و هي مرحلة وعملية دقيقة , لأن من خلالها يتم تحديد مسار عملية التخطيط و النتائج المرغوب الوصول إليها و من تحديد الأهداف يتم رسم كافة الإجراءات التابعة لهذه المرحلة , ويتم القياس و التقويم من خلالها , لذا يتطلب تحديد الأهداف بوضوح و ترتيبها حسب الأهمية و يجب مراعاة الفترة الزمنية للتنفيذ .
&; ثالثا مرحلة أعداد الخطة .. الذي هو الإطار العام أو الوثيقة التي يتم اعتمادها و العمل بها .. وتتضمن هذه المرحلة ..
- تحديد السياسات و البرامج المحققة للأهداف .
- تحديد الأهداف الفرعية و التفصيلية للأهداف العامة .
- تحديد البرامج التي تحقق كل هدف و كيفية تنفيذه و الجهة المنفذة و التكلفة المادية .
مع ضرورة أن نراعي في خططتنا فلسفة المجتمع و تقاليدنا و التعليمات الرسمية المنظمة للعمل
&; رابعا مرحلة إقرار الخطة ..
و هذه مرحلة الالتزام بما خطط له و يتم من أعلى جهة في المنظمة ,و ذلك بدراسة الخطة بدقة , وذلك يتطلب مراجعتها لتحقيق الأهداف , وعلى مستوى الدولة يتم عرضها على لجان متخصصة مثل مجلس الشورى أو مجلس الوزراء بعد مراجعتها و تدقيقها بعد أعدادها من قبل وزارة التخطيط و الاقتصاد .
&; خامسا مرحلة التنفيذ .. يتم توجيه الجهة المسئولة عن التنفيذ بإكمال المطلوب بشأن التنفيذ في الواقع مع ضرورة التأكد من قدرة العاملين في المنظمة على التنفيذ و إلمامهم بأهدافه و المعايير التي يتم من خلالها قياس الأداء .
&; سادسا مرحلة المتابعة و التنفيذ ..
لا تنهي عملية التخطيط بتنفيذ الخطة بل تمتد إلى المتابعة و التقويم المستمر وتتم المتابعة بملاحظة التنفيذ و تحديد خطواته و درجة نجاحه أو انحرافه عن الخطة المحددة حتى يمكن تلافي حدوث أي انحراف و كذلك معالجة أي مشكلة تعترض فريق التخطيط .
— مكونات عملية التخطيط و مصطلحاتها :
• تحديد الأهداف.هي الغايات أو النتائج المطلوب تحقيقها التي تتحقق بانتهاء تنفيذ و تحقيق الخطة واقعيا .
• السياسات.هي مجموعة المبادئ و القواعد التي تحدد أسلوب التصرف نحو تحقيق الأهداف و الغايات المرجوة فهي وسيلة من وسائل تحقيق الأهداف .
• الإجراءات.هي الخطوات التي يجب أتباعها لتحقيق أهداف معينة و كذلك تسلسلها و كيفية تنفيذها و من سينفذها .
• طرق العمل.هي الخطوة التي تلبي تنفيذ الاحتياجات و يتم فيها وضع و تحديد طرق العمل التي تحدد كيفية أداء كل خطوة و الخطوات التي تتضمنها و الإجراءات اللازمة لتحقيقها .
• البرامج والأنشطةتتضمن تحديد كافة الأنشطة التي يتم العمل بتنفيذها في الخطة لتحقيق الأهداف .
— الشروط الواجب توفرها لنجاح الخطة :
• 1 -الواقعية.تكون مناسبة للإمكانات المتاحة و الممكنة مع الأهداف المطلوبة .
•2- الشمول.يجب مراعاة النمو المتوازي و عدم التركيز على جزء و ترك بقية الأجزاء و تركز على جميع الأطراف المتعلقة في عملية التخطيط , فمن متطلبات الخطة أن تنظر بشمولية .
• 3-المرونة.هي القدرة على مواجهة الظروف التي قد تمنع تحقيق هدف من الأهداف مما يتطلب أن تكون قادرة على معالجتها .
•4- الدقة والوضوح.كلما كانت الخطة واضحة دقيقة خالية من التعقيدات كلما كانت سبب لنجاحها , وكلما كان فيها تؤيل و عدم وضوح و تعقيد أصبح هناك تباين في التنفيذ و صعوبة في تحقيق الأهداف و وجود كثير من الارتباك و العشوائية المصاحبة للتنفيذ .
•5- المشروعية.يجب عدم مخالفة الخطة للأنظمة و اللوائح و التعليمات الصادرة من الجهات المختصة و كذلك مراعاتها لقيم المجتمع ومبادئه .
• 6-المشاركة في وضع الخطة.و ذلك بإتاحة الفرصة للعاملين في المنظمة في المساهمة في أرائهم و أفكارهم عند وضع الخطة و أن تكون المساهمة فعلية مع الاستفادة من المقترحات .
•7- سهولة التنفيذ.أن لا تكون الخطة يصعب تنفيذها خطواتها صعبة و متطلباتها صعبة تحتاج إلى كثير من التقنيات الغير متوفرة , فيجب أن تكون خطة سهلة و متابعتها سهلة .
— مشكلات التخطيط على مستوى المدرسة :
1. نقص البيانات اللازمة للتخطيط وجود البيانات , فقواعد البيانات في المدارس قد لا تكون كافية , و التخطيط يحتاج إلى كم من المعلومات و البيانات اللازمة لإعداد الخطة .
2. عدم وجود أرشيف منظم يسهل الوصول إليه في أغلب المدارس و الرجوع إليه عند الحاجة يكون من أسباب مشكلات التخطيط على مستوى المدرسة .
3. ضعف كفاءة العاملين في المدرسة في مهارات التخطيط و ذلك لضعف التأهيل العلمي و عدم وجود دورات تساهم في سد العجز في الميدان برفع تلك المهارات .
4. قلة المخصصات المالية , فيجب أن يكون التخطيط وفق ما يمكن توفيره من إمكانات .
5. عدم قناعة مدير المدرسة في التطوير أو التغير, و اقتناعه بسلامة الواقع و يصعب وجود أفضل من الحال من وجه نظره , مما يتطلب حصر تلك القيادات و العمل على تصحيح اتجاهاتها نحو التخطيط .
2. التنظيم ..
— مفهوم التنظيم:
- تقرير النشاطات المطلوب القيام بها لتحقيق أهداف المنظمة وتعيين الأفراد المناسبين للقيام بهذه الأنشطة.
- الكيفية التي يتم بمقتضاها تعبئة الجهود لتيسير تحقيق هدف متفق عليه عن طريق توزيع الاختصاصات وتحديد المسؤوليات.
— أهمية التنظيم :
أ. تقسم العمل.كل موظف في المؤسسة يعلم العمل المطلوب منه حتى يراعي عندما يقوم بالواجبات المطلوبة منه أن ذلك من ضمن الواجبات عليه , فهو يهتم بتقسيم العمل و أعطاء كل شخص العمل الذي يفترض أن يقوم به .
ب. إعداد أساليب تنفيذ الإعمال بشكل متكرر.أي العمل النمطي المتكرر الذي يتم بنمطيه واحده .
ج. تنظيم كيفية إرسال واستقبال القرارات الصادرة و الواردة .من خلال التنظيم يحدد مسار القرار و اتجاهه داخل المنظمة , ومن هو صاحب الصلاحية في إصدار القرار .
د. يكفل تهيئة الاتصالات الرسمية و الغير رسمية بين أجزاء المنظمة .
هـ . يكفل العاملين تدريب للمستقبل و تزويدهم بما يحتاجونه حتى يكونوا قادة نافعين في منظمتهم و في مجتمعهم .
— أنواع التنظيم :
&; التنظيم الرسمي ..هو التنظيم الذي يتخذ من المنظمة أو الإدارة الشكل الرسمي لذلك , بمعنى الموظفين داخل المنظمة و عملهم بصفة رسمية هذا تنظيم رسمي , فهو ذلك التنظيم الذي يرتبط بالهيكل التنظيمي و عمل المنظمة .
&; التنظيم غير الرسمي .. فهو العلاقات الإنسانية و العلاقات التفاعلية التي تتم بين العاملين وقت الاستراحة في رحلاتهم خارج وقت اللقاء الرسمي و في اللقاءات الأخوية .
و النوعين من التنظيم تساعد على تحقيق الأهداف , فمن خلال التنظيم الرسمي يمكن أن يقوم أحد العاملين في المنظمة بتحقيق أهداف عمله من خلال لقاء غير رسمي مع زميل أخر , و التنظيم الرسمي يقوم على مجموعة من القواعد و الأنظمة القانونية المكتوبة و يقوم على وجود الجماعة تحت تنظيم رسمي ( الإدارة التي يعملون بها ) و عادة التنظيم الرسمي يأخذ شكل هرمي في العلاقة من أعلى إلى الأسفل .
الفرق بين التنظيم الرسمي وغير الرسمي
التنظيم الرسمي
- مجال التنظيم يركز على الوظائف و أهداف العمل فقط
-العضوية< مفروضة و إجبارية
-الاتصال< من القمة إلى القاعدة
-السلطة< السلطة في القمة و يتم تفويضها
-الاستقرار<مستقر
التنظيم غير الرسمي
-مجال التنظيم يركز على الأفراد و الأشخاص
-العضوية< غير مفروضة و غير رسميه
-الاتصال< أفقي و رأسي و في جميع الاتجاهات
-السلطة <السلطة في القاعدة ( نظرية قبول السلطة ) تعتبر المنهج الذي يتم فيها
-الاستقرار<غيرمستقر
— مبادئ التنظيم :
&; وحدة الهدف / بوجود هدف واضح محدد يجب العمل من أجله .
¡ وحدة القيادة / و هي المسئولية التي يجب أن تتولى إدارة هذا التنظيم .
¡ نطاق الإشراف / كمبدأ من المبادئ و هو الدائرة التي يتم من خلالها الأشراف على العاملين .
&; تكافؤ السلطة و المسئولية / أن يمنح الموظف المسئوليات المطلوب من تحقيقها و عملها وأن يمنح السلطة التي تمكنه من تنفيذ تلك المسئولية .
&l; تدرج السلطة / يجب أن يكون مبدأ التدرج واضح و كذلك المسئوليات لكل عنصر من عناصر التنظيم .
&i; تفويض السلطة / و هو نقل أو تنازل الرئيس عن جانب من سلطة إلى أحد موظفي التنظيم
¹ مفهوم التفويض :
· تنازل المدير أو القائد عن جانب من سلطته لمساعديه.
· أو تحويل أو نقل جزء من السلطة الرسمية إلى شخص آخر.
· العملية التي يقوم الرئيس أو المدير أو القائد بإعطاء الآخرين جزء من عمله لكي يقوم به.
— أهداف التفويض :
• تمكن المدير من انجاز أكبر للأعمال.-
• تنمية العاملين على اتخاذ القرارات.
• إيجاد جيل ثاني من الإدارة –
• تخفيف العبء على المدير.
• تسهيل الإجراءات على المراجعين.-
• تقليل الوقت اللازم لاتخاذ القرارات.
— الأعمال التي ينبغي تفويضها :
• الأعمال التي تتكرر ( الأعمال الدورية ) مثل موضوع الأجازة و تعريف الراتب و غيرها . القرارات السهلة التي تصنع باستمرار.
• الأعمال التي تحتاج مهارات لا يملكها المدير.
— معوقات التفويض :
• المرؤوسون يفتقدون الخبرة الكافية.
• أن يؤدي التفويض إلى استغراق أداء العمل لوقت أطول من أداء المدير للعمل بنفسه.
• أن الخطأ من قبل المرؤوسين قد يكون مكلفا للغاية.
• المرؤوسون لديهم أعمال كثيرة ولا يحتاجون للمزيد.