من بين ما يمكن أن يستخدم كحاجز :
- تفهم القارئ وتحسس مشكلته
- تبرئة ذمة المنظمة من الرد السلبي
- النصوص القانونية المسند إليها
- الالتزام للقارئ بالمساعدة
تشير الحروف الأولى الاستهلالية في الرسالة إلى :
- الشخص الذي وقع الرسالة
- الشخص الذي كتب الرسالة
- الشخص الذي تسلم له الرسالة
- الشخص المذكور في عنوان المرسل إليه
الرسائل الإيجابية هي التي :
- تحمل معلوما ايجابية للمرسل
- تحمل معلومات جديدة للمرسل اليه
- يتوقع منه رد فعل المرسل اليه
- تحمل معلومات جديدة للمرسل اليه
الهدفان الرئيسان للاجتماعات هما :
- عرض المعلومات والمساعدة على حل المشكلات
- عرض المعلومات وتوفير الجو الودي في المنظمة
- إتاحة فرصة الالتقاء للموظفين والمساعدة في حل المشكلات
- مناقشة المشكلات وتقييم الأشخاص
مما ينصح به لتحسين الاتصال اللفظي :
- تحريك اليدين
- تجنب النظر إلى المتحدث
- إغماض العينين
- هز الرأس من حين لآخر
نبدأ الرسالة الجوابية ب :
- شكر مرسل الرسالة الاستفسارية
- المعلومات المطلوبة
- الأنباء السارة التي تحملها الرسالة
- التعبير عن الاستعداد للمساعد
تنتهي عملية الاتصال بالتغذية الراجعة التي تعود إلى :
- المرسل إليه
- المرسل
- كليهما
- مصدر الضوضاء
كلمة الاتصال مشتقة من الكلمة اليونانية التي تعني :
- يبلغ المعلومة
- يتواصل
- يتبع عملية المشاركة
- يشارك عن طريق الإشاعة
تساهم الرسالة الاتصالية في بناء سمعة حسنة للمنظمة إذا :
- استخدمت صيغة المبني للمجهول
- استخدمت صيغة المبني للمعلوم
- أدت فائدة للقارئ
- كانت مباشرة في الطرح