التقرير الجيد يتطلب :
- استخدام اللغة الفنية
- استخدام لغة سهلة بسيطة ودقيقة
- استخدام الأسلوب غير المباشر
عندما نختار الأسلوب غير المباشر في الرسائل السلبية نبدأ الرسالة ب :
- توضيح الظروف
- أسباب رفض وخلفيات المعلومات السلبية
- اقتراح مفيد
- حاجز
من بين الحالات التي يستعمل فيها الأسلوب المباشر في الرسائل السلبية :
- إذا كانت الرسالة روتينية
- إذا كانت الرسالة غير روتينية
- إذا كانت الرسالة غير مستعجلة
- إذا كان المرسل لا يعرف جيداً المرسل إليه
من بين العناصر التي يتضمنها الإصغاء :
- التفكير في الإجابة على المتحدث
- تفسير رموز الاتصال
- فهم الناس بصورة أفضل
التركيز على الاتصال غير اللفظي يسمح ب :
- الحكم على نوعية الاستماع عند الآخر
- معرفة النظام التعبيري الأنسب لتوصيل الفكرة
- تمكين المتحدث من معرفة متى يبدأ المحادثة
- تحديد الوقت الذي تغير فيه تفكيرنا
مما ينصح به لضمان فعالية الإصغاء :
- تركيز الانتباه
- الانتباه لطريقة التحدث
نعبر بوضوح عن استمرار اهتمام المنظمة بمصلحة القارئ وخدمته في ..... :
- الإيجابية
- الجوابية
- السلبية
- الحيادية
تبدأ كتابة التقرير ب :
- جمع المعلومات
- تحليل الشخصية
- التخطيط
- تنظيم المعلومات
من فنون اللباقة في الاتصالات الهاتفية :
- تصنيف المكالمات والتعامل معها حسب المتصل
- حينما نطلب شخصاً هاتفياً نطلب منه التعريف بنفسه
- حينما نستقبل مكالمة هاتفية في المنظمة نعرف بالمنظمة
- حينما نستقبل مكالمة هاتفية في المنظمة تعرف بنفسك
مراجعة وضوح المضمون يعني :
- التأكد من أن التصميم ركز على النقاط الأساسية
- التأكد من أن الرسالة مصممه على نحو يسهل قراءتها
- التأكد من أن الرسالة ودية ولبقة
- التأكد من أن ما قيل هو المقصود بالضبط
الحركات الجسمانية الأكثر استخداماً في الاتصال غير اللفظي هي :
- حركات اليدين
- حركات العينين
- وضع الوقوف أو الجلوس
- لا توجد حركات مميزة
المعوقات التنظيمية التي تحد من فعالية الاتصال ترجع إلى :
- المرسل
- المستقبل
- الاختلاف في المركز بين المرسل والمستقبل
- الاختلاف في المكان بين المرسل والمستقبل
الاستعداد الجيد للمقابلة يقتضي :
- تحليل شخصية صاحب العمل
- توقع الأسئلة والإجابات عنها
- التمرن على وضعية العمل
- نقاط قوة وضعف المنافسين على الوظيفة
الرسالة الجوابية تكتب :
- حسب رد الفعل المتوقع للمرسل
- حسب رد الفعل المتوقع للمرسل إليه
- بالأسلوب المباشر بغض النظر عن رد فعل المرسل إليه
- بالأسلوب غير المباشر بغض النظر عن رد فعل المرسل إليه
يبدأ الأسلوب المباشر في كتابة الرسائل ب :
- ما يمكن تحقيقه من إيجابات
- الهدف والموضوع الأساسي
- المقدمة ثم التوضيح
- بالإثباتات والأدلة
تنقسم بنية الرسالة إلى :
- مضمون وشكل
- صياغة وأدلة وبرهان
- أجزاء رئيسية وأجزاء ثانوية
- أجزاء مباشرة وغير مباشرة
في حالة وضوح المبررات الإمكانية استنتاجها من قبل القارئ يذكر القرار :
- بشكل ضمني
- بشكل صريح
- بشكل غير مباشر
- كل ما سبق
نبدأ رسائل طلب البضاعة ب :
- اختيار العبارات حسب رد الفعل المتوقع من البائع
- شكر البائع على الاستجابة السريعة
- التفويض الفوري للقارئ
يتجلى ترابط وتماسك الرسالة من خلال :
- استخدام كلمات الوصل
- استخدام جمل قصيرة
- استخدام كلمات دقيقة
- استخدام كلمات بسيطة
بعد انتهاء المقابلة ينصح ب :
- كتابة رسالة شكر وإرسالها لصاح العمل
التخطيط للاجتماعات يتطلب :
- وضع جداول للتدخلات
- وضع جدول للأعمال
- تفهم أدوار المشاركين
في حالة الشغف تظهر حدقة العين :
- مفتوحة
- نصف مفتوحة
- مغلقة
- لا تتأثر
بيان السيرة الذاتية هو أداة :
- عرض زمني لحقائق معينة عن شخص ما
- الترويج لشهادات طالب الوظيفة
- الترويج للمنظمة
التوجه الأخلاقي للمنظمة مشروط ب :
- تقييم مستويات أداء الأفراد
- تميز أفراد المنظمة
- شفافية الاتصالات
- بناء شبكة من الاتصالات
من بين أغراض استخدام التقارير :
- تقييم مستوى أداء الأفراد
- إقناع الزبائن بالتعامل مع المنظمة
- إقناع الموظفين ببذل المزيد من المجهود
- تقديم النصح والمشورة في العمل
من بين أغراض استخدام المذكرات الداخلية :
- إقناع الموظفين بموقع معين
- التأثير على مواقف الزبائن تجاه المنظمة
- تبليغ التعليمات للعاملين
- رفع الشكاوي إلى المرؤوسين
لتسهيل قراءة الرسالة نبدها ب:
- ذكر ما يجب فعلة
- عبارات واضحة ومباشرة
- الإشارة إلى الإجراءات الهامة جداً