ملتقى طلاب وطالبات جامعة الملك فيصل,جامعة الدمام - عرض مشاركة واحدة

م ـلآكـ آلـ ح ــزن · 2011- 12- 13

أسئلة وأجوبة (شاملة من محتوىالمقرر)

1ـ ما هي خصائص الأهداف ؟
· أن تكون قابلة للقياس الكمي ومحددة بشكل دقيق
· أن تغطي المجالات الرئيسية للعمل
· أن تثير التحدي ولكن يمكن تحقيقها
· أن تكون محددة بفترة زمنية للإنجاز
· أن ترتبط بالمكافآت

2ـ ما مفهوم الإدارة بالأهداف ؟ وكيفية استخدامها ؟
(هو أسلوب إدارة يقوم بواسطته المديرون والعاملون بتحديد أهداف دقيقة لكل من الأقسام والبرامج والأفراد وتعتبر دليل عمل).
· تستخدم الأهداف المحددة للرقابة على الأداء والانجاز

3ـ ما هي مراحل أسلوب الإدارة بالأهداف ؟
1ـ وضع الأهداف وتتم بشكل مشترك بين الإدارة والعاملين.
2ـ تطوير خطط العمل لتحقيق الأهداف المحددة.
3ـ مراجعة التقدم الحاصل وذلك لاتخاذ الإجراءات التصحيحية عند حدوث انحرافات عن ما هو مخطط.
4ـ تقييم الأداء الكلي حيث يتم تقييم مدى انجاز الأهداف بأجمعها للأقسام والأفراد والمجموعات، حيث يتم تعديل نظام المكافآت على أساس النجاح أو الفشل في مجال انجاز الأهداف.

4ـ ما هي أنواع الخطط ؟
1- حسب مستوى الشمولية يوجد :
الخطة الإستراتيجية , والخطة التكتيكية , والخطة التشغيلية.

2- حسب المدى الزمني
- الخطة بعيدة المدى وهي التي تغطي ثلاث سنوات فأكثر، وتتعلق بالمنظمة ككل وتكون الإدارة العليا مسئولة عنها
- الخطة متوسطة المدى وهي تغطي فترة زمنية من أكثر من عام إلى أقل من ثلاثة أعوام، وتكون الإدارة الوسطى هي المسئولة عن هذه الخطط والتي تركز على أنشطة التخطيط في مجالات تحسين الانتاجية والربحية
- الخطة قصيرة المدى والتي تغطي فترة زمنية أقل من عام، وتتعلق بالأنشطة اليومية

أنواع أخرى من الخطط
1- الخطة الموقفية
وهي ناتج عملية تخطيط موقفي لتحديد خيارات بديلة عند ظهور ظروف لم تؤخذ في الحسبان.

2- خطة لأحداث طارئة
وهي تعد لحدث طارئ مستقبلي يتطلب الخروج عن الخطة الرئيسية وذلك لتحقيق فائدة أو تجنب ضرر محتمل، كوضع خطة بمناسبة دورة أوليمبية رياضية.

3- خطة طوارئ
وهي خطة تعد لمواجهة أحداث طارئة وخطيرة مثل خطة مواجهة حريق أو سرقة

5 – ما هي أدوات وأساليب التخطيط ؟
1- التنبؤ
وهو عبارة عن تقدير حصول أحداث مستقبلية بناء على خبرات سابقة أو بيانات تاريخية، مثل التنبؤ بالطلب على المنتجات والتنبؤ الاقتصادي.

2- كتابة السيناريوهات
· هو أسلوب يأخذ في الاعتبار حصول أحداث في الأمد البعيد تمثل خيارات ممكنة ومحتملة الحصول في ظل خطة معينة
· أي ما هي البدائل أو الخطط المحتملة عند حدوث حدث محدد، مثل كيف ستتصرف الدول النفطية عند نضوب النفط، حيث يجب وضع سيناريوهات متعددة لمواجهة هذه الحالة.

3- المقارنات المرجعية
· تقوم على أساس استخدام مؤشرات أفضل أداء في مجال معين لغرض مقارنته مع الأداء في المنظمة
· أي البحث عن الأفضل في مجال التخصص والمقارنة معه
· المقارنات المرجعية تساعد المنظمات على التعلم من المنظمات الأخرى وخاصة المتميزة منها

6 – ما هو مفهوم الرقابة ؟
الرقابة هي أنشطة تنظيمية منهجية تهدف إلى جعل الأنشطة المختلفة والخطط والنتائج منسجمة مع التوقعات والمعايير المستهدفة وعند وجود انحرافات يتم تحديد الأسباب واتخاذ الإجراءات التصحيحية

7 – ما هي العملية الرقابية ؟
· هي عبارة عن عمليات مستمرة لقياس الأداء واتخاذ الإجراءات لضمان النتائج المرغوبة
· العملية الرقابية تراقب الجميع للتأكد من أن الأمور الصحيحة هي التي تحدث بالطريقة الصحيحة وفي الوقت المناسب.

8 – ما الغرض من الرقابة ؟
1- التكيف مع التغيرات البيئية من خلال استباق التغيرات والتعامل معها والتكيف مع الحالة الجديدة
2- تقليل تراكم الأخطاء من خلال معالجة الأخطاء أولا بأول
3- المواكبة والانسجام مع التعقيد التنظيمي، فالرقابة تساهم في فهم هذا التعقيد والتعامل معه
4- تخفيض التكاليف من خلال ضبط عمليات الإنتاج ووضع معايير دقيقة للأداء ونسبة التالف

9 – ما هي مراحل العملية الرقابية ؟
1. تحديد الأهداف والمعايير،
فالخطط تشمل أهداف ولابد من وضع معايير أداء لمجالات العمل الرئيسية
المعيار هو رقم محدد كميا أو حالة نوعية تسعى للوصول إليها
قد يكون المعيار للمخرجات وهو قياس النتائج للمخرجات في إطار كمي أو نوعي أو زمني أو بالتكلفة
كما قد يكون المعيار للمدخلات ويقصد به قياس جهد العمل الداخل في أداء المهام أو العمليات.

2- قياس الأداء الفعلي
وهي قياس ما حدث فعلا من مهام أو أنشطة للعاملين أو الأقسام أو المنظمة بأكملها في مجال المخرجات والمدخلات.

3- مقارنة النتائج بالمعايير والأهداف
حيث يتم مقارنة ما تحقق فعلا بما كان مرجو تحقيقه لتحديد الانحرافات

4- اتخاذ الإجراءات التصحيحية
حيث يتوجب تصحيح الأخطاء و الانحرافات التي اكتشفت في المرحلة السابقة

(( مفهوم الإدارة بالاستثناء : هو عبارة عن ممارسة إدارية يتم فيها التركيز على الأنشطة الحرجة أو الأنشطة ذات المشاكل)).

10 – ما هي أنواع الرقابة ؟
أنواع الرقابة
1- تنقسم الرقابة حسب المستوى إلى:
· الرقابة الإستراتيجية وهي التي تركز على كيفية مراقبة تنفيذ الإستراتيجيات الشاملة للمنظمة و أقسامها الرئيسية ووظائفها
· الرقابة الهيكلية وهي التي تهتم بكيفية انجاز مختلف عناصر الهيكل التنظيمي لوظائفها ومهامها وصولا إلى غاياتها
· الرقابة المالية وتهتم برقابة الموارد المالية للمنظمة
· رقابة العمليات وتهتم بعمليات تحويل المدخلات من الموارد إلى منتجات

2- تنقسم الرقابة حسب موعد إجرائها إلى:
· الرقابة قبل الإنجاز وتسمى الرقابة القبلية لأنها تتم قبل البدء في التنفيذ وتسعى لتجنب الانحرافات قبل وقوعها فهي رقابة وقائية كفحص المواد الأولية وفحص العاملين
· الرقابة المتزامنة مع التنفيذ وهي التي تركز على ما يحدث أثناء التنفيذ والإنجاز كالرقابة الذاتية من جانب الأفراد وإدارة الجودة الشاملة
· الرقابة بعد التنفيذ وهي التي تركز على رقابة المخرجات بعد انتهائه كفحص جودة المنتجات النهائية وتحليل أراء العملاء

3- تنقسم الرقابة حسب المصدر إلى:
· الرقابة الداخلية حيث يمارس العاملون ومجموعات العمل داخل المنظمة الرقابة الداخلية على أنفسهم
· الرقابة الخارجية حيث يمارس المشرفون والمدراء الرقابة على سلوكيات وتصرفات الآخرين
· يمكن أن تكون الرقابة في المنظمة مزيجا من كلا النوعين السابقين

4- تنقسم الرقابة حسب الجهة القائمة بالرقابة إلى:
· الرقيب الداخلي وهو عبارة عن فرد أو جهة في إطار النظام الرقابي في المنظمة يمارس العملية الرقابية على أنشطة وفعاليات المنظمة
· الرقيب الخارجي وهو عبارة عن فرد أو جهة من خارج المنظمة يمارس العملية الرقابية بناء على عقد مبرم معها أو بتخويل من القانون
· من أمثلة الرقيب الخارجي الرقابة على القوائم المالية من جانب الشركات المتخصصة

5- تنقسم الرقابة حسب المجال إلى:
· الرقابة على الموارد المادية وهي الرقابة التي تمارس على الموارد المادية للعمل مثل المخزون والتجهيزات المادية
· الرقابة على الموارد البشرية وهي الرقابة على العاملين في منظمات الأعمال سواء ما يتعلق بالتعيين أو التدريب أو الأجور
· الرقابة على الموارد المعلوماتية وتشمل الرقابة على جميع ما يرتبط بالمعلومات والبيانات في منظمات الأعمال
· الرقابة على الموارد المالية وتشمل الرقابة على جميع ما يتعلق بالجوانب المالية من تدفق نقدي أو التزامات تجاه الغير

11 – ما هو نظام الرقابة الفعال ؟
الهدف الأساسي لنظام الرقابة هو مساعدة المديرين في تأكيد النجاح في النظام الكلي للإدارة من خلال رقابة فاعلة

12 – ما هي خصائص النظام الرقابي الفعال ؟
1- التكامل أي أن يتكامل نظام الرقابة مع نظام التخطيط ، ويعتبر جعل الرقابة جزءا أساسيا من التخطيط أفضل الطرق لخلق هذا التكامل
2- المرونة ويقصد بها الاستجابة للتغيرات التي تحدث في بيئة الأعمال
3- الدقة أي أنه يجب اتخذ القرارات على أساس معلومات دقيقة لتكون صائبة
4- التوقيت ويعني أن تأتي المعلومات في الوقت المناسب وللجهة المستفيدة منها
5- الموضوعية فالنظام الرقابي الذي يعطي تفاصيل كمية محددة أفضل من الذي يقدم آراء عمومية وصفية وغير محددة كميا.

2011- 12- 13	#22
م ـلآكـ آلـ ح ــزن متميزه بإدارة أعمال الملف الشخصي: رقم العضوية : 63765 تاريخ التسجيل: Mon Oct 2010 المشاركات: 3,170 الـجنــس : أنـثـى عدد الـنقـاط : 11961 مؤشر المستوى: 104 بيانات الطالب: الكلية: ┋ جَأِمِعٌة أَلُمَلّڳِ فِيّصّلَ ┋ الدراسة: انتساب التخصص: ┋ أًدّأٌرٌة أٌعٌمًأًلِ ┋ المستوى: خريج جامعي	رد: ,,, مبادئ الاداره من 10 الى 14,,, أسئلة وأجوبة (شاملة من محتوىالمقرر) 1ـ ما هي خصائص الأهداف ؟ · أن تكون قابلة للقياس الكمي ومحددة بشكل دقيق · أن تغطي المجالات الرئيسية للعمل · أن تثير التحدي ولكن يمكن تحقيقها · أن تكون محددة بفترة زمنية للإنجاز · أن ترتبط بالمكافآت 2ـ ما مفهوم الإدارة بالأهداف ؟ وكيفية استخدامها ؟ (هو أسلوب إدارة يقوم بواسطته المديرون والعاملون بتحديد أهداف دقيقة لكل من الأقسام والبرامج والأفراد وتعتبر دليل عمل). · تستخدم الأهداف المحددة للرقابة على الأداء والانجاز 3ـ ما هي مراحل أسلوب الإدارة بالأهداف ؟ 1ـ وضع الأهداف وتتم بشكل مشترك بين الإدارة والعاملين. 2ـ تطوير خطط العمل لتحقيق الأهداف المحددة. 3ـ مراجعة التقدم الحاصل وذلك لاتخاذ الإجراءات التصحيحية عند حدوث انحرافات عن ما هو مخطط. 4ـ تقييم الأداء الكلي حيث يتم تقييم مدى انجاز الأهداف بأجمعها للأقسام والأفراد والمجموعات، حيث يتم تعديل نظام المكافآت على أساس النجاح أو الفشل في مجال انجاز الأهداف. 4ـ ما هي أنواع الخطط ؟ 1- حسب مستوى الشمولية يوجد : الخطة الإستراتيجية , والخطة التكتيكية , والخطة التشغيلية. 2- حسب المدى الزمني - الخطة بعيدة المدى وهي التي تغطي ثلاث سنوات فأكثر، وتتعلق بالمنظمة ككل وتكون الإدارة العليا مسئولة عنها - الخطة متوسطة المدى وهي تغطي فترة زمنية من أكثر من عام إلى أقل من ثلاثة أعوام، وتكون الإدارة الوسطى هي المسئولة عن هذه الخطط والتي تركز على أنشطة التخطيط في مجالات تحسين الانتاجية والربحية - الخطة قصيرة المدى والتي تغطي فترة زمنية أقل من عام، وتتعلق بالأنشطة اليومية أنواع أخرى من الخطط 1- الخطة الموقفية وهي ناتج عملية تخطيط موقفي لتحديد خيارات بديلة عند ظهور ظروف لم تؤخذ في الحسبان. 2- خطة لأحداث طارئة وهي تعد لحدث طارئ مستقبلي يتطلب الخروج عن الخطة الرئيسية وذلك لتحقيق فائدة أو تجنب ضرر محتمل، كوضع خطة بمناسبة دورة أوليمبية رياضية. 3- خطة طوارئ وهي خطة تعد لمواجهة أحداث طارئة وخطيرة مثل خطة مواجهة حريق أو سرقة 5 – ما هي أدوات وأساليب التخطيط ؟ 1- التنبؤ وهو عبارة عن تقدير حصول أحداث مستقبلية بناء على خبرات سابقة أو بيانات تاريخية، مثل التنبؤ بالطلب على المنتجات والتنبؤ الاقتصادي. 2- كتابة السيناريوهات · هو أسلوب يأخذ في الاعتبار حصول أحداث في الأمد البعيد تمثل خيارات ممكنة ومحتملة الحصول في ظل خطة معينة · أي ما هي البدائل أو الخطط المحتملة عند حدوث حدث محدد، مثل كيف ستتصرف الدول النفطية عند نضوب النفط، حيث يجب وضع سيناريوهات متعددة لمواجهة هذه الحالة. 3- المقارنات المرجعية · تقوم على أساس استخدام مؤشرات أفضل أداء في مجال معين لغرض مقارنته مع الأداء في المنظمة · أي البحث عن الأفضل في مجال التخصص والمقارنة معه · المقارنات المرجعية تساعد المنظمات على التعلم من المنظمات الأخرى وخاصة المتميزة منها 6 – ما هو مفهوم الرقابة ؟ الرقابة هي أنشطة تنظيمية منهجية تهدف إلى جعل الأنشطة المختلفة والخطط والنتائج منسجمة مع التوقعات والمعايير المستهدفة وعند وجود انحرافات يتم تحديد الأسباب واتخاذ الإجراءات التصحيحية 7 – ما هي العملية الرقابية ؟ · هي عبارة عن عمليات مستمرة لقياس الأداء واتخاذ الإجراءات لضمان النتائج المرغوبة · العملية الرقابية تراقب الجميع للتأكد من أن الأمور الصحيحة هي التي تحدث بالطريقة الصحيحة وفي الوقت المناسب. 8 – ما الغرض من الرقابة ؟ 1- التكيف مع التغيرات البيئية من خلال استباق التغيرات والتعامل معها والتكيف مع الحالة الجديدة 2- تقليل تراكم الأخطاء من خلال معالجة الأخطاء أولا بأول 3- المواكبة والانسجام مع التعقيد التنظيمي، فالرقابة تساهم في فهم هذا التعقيد والتعامل معه 4- تخفيض التكاليف من خلال ضبط عمليات الإنتاج ووضع معايير دقيقة للأداء ونسبة التالف 9 – ما هي مراحل العملية الرقابية ؟ 1. تحديد الأهداف والمعايير، فالخطط تشمل أهداف ولابد من وضع معايير أداء لمجالات العمل الرئيسية المعيار هو رقم محدد كميا أو حالة نوعية تسعى للوصول إليها قد يكون المعيار للمخرجات وهو قياس النتائج للمخرجات في إطار كمي أو نوعي أو زمني أو بالتكلفة كما قد يكون المعيار للمدخلات ويقصد به قياس جهد العمل الداخل في أداء المهام أو العمليات. 2- قياس الأداء الفعلي وهي قياس ما حدث فعلا من مهام أو أنشطة للعاملين أو الأقسام أو المنظمة بأكملها في مجال المخرجات والمدخلات. 3- مقارنة النتائج بالمعايير والأهداف حيث يتم مقارنة ما تحقق فعلا بما كان مرجو تحقيقه لتحديد الانحرافات 4- اتخاذ الإجراءات التصحيحية حيث يتوجب تصحيح الأخطاء و الانحرافات التي اكتشفت في المرحلة السابقة (( مفهوم الإدارة بالاستثناء : هو عبارة عن ممارسة إدارية يتم فيها التركيز على الأنشطة الحرجة أو الأنشطة ذات المشاكل)). 10 – ما هي أنواع الرقابة ؟ أنواع الرقابة 1- تنقسم الرقابة حسب المستوى إلى: · الرقابة الإستراتيجية وهي التي تركز على كيفية مراقبة تنفيذ الإستراتيجيات الشاملة للمنظمة و أقسامها الرئيسية ووظائفها · الرقابة الهيكلية وهي التي تهتم بكيفية انجاز مختلف عناصر الهيكل التنظيمي لوظائفها ومهامها وصولا إلى غاياتها · الرقابة المالية وتهتم برقابة الموارد المالية للمنظمة · رقابة العمليات وتهتم بعمليات تحويل المدخلات من الموارد إلى منتجات 2- تنقسم الرقابة حسب موعد إجرائها إلى: · الرقابة قبل الإنجاز وتسمى الرقابة القبلية لأنها تتم قبل البدء في التنفيذ وتسعى لتجنب الانحرافات قبل وقوعها فهي رقابة وقائية كفحص المواد الأولية وفحص العاملين · الرقابة المتزامنة مع التنفيذ وهي التي تركز على ما يحدث أثناء التنفيذ والإنجاز كالرقابة الذاتية من جانب الأفراد وإدارة الجودة الشاملة · الرقابة بعد التنفيذ وهي التي تركز على رقابة المخرجات بعد انتهائه كفحص جودة المنتجات النهائية وتحليل أراء العملاء 3- تنقسم الرقابة حسب المصدر إلى: · الرقابة الداخلية حيث يمارس العاملون ومجموعات العمل داخل المنظمة الرقابة الداخلية على أنفسهم · الرقابة الخارجية حيث يمارس المشرفون والمدراء الرقابة على سلوكيات وتصرفات الآخرين · يمكن أن تكون الرقابة في المنظمة مزيجا من كلا النوعين السابقين 4- تنقسم الرقابة حسب الجهة القائمة بالرقابة إلى: · الرقيب الداخلي وهو عبارة عن فرد أو جهة في إطار النظام الرقابي في المنظمة يمارس العملية الرقابية على أنشطة وفعاليات المنظمة · الرقيب الخارجي وهو عبارة عن فرد أو جهة من خارج المنظمة يمارس العملية الرقابية بناء على عقد مبرم معها أو بتخويل من القانون · من أمثلة الرقيب الخارجي الرقابة على القوائم المالية من جانب الشركات المتخصصة 5- تنقسم الرقابة حسب المجال إلى: · الرقابة على الموارد المادية وهي الرقابة التي تمارس على الموارد المادية للعمل مثل المخزون والتجهيزات المادية · الرقابة على الموارد البشرية وهي الرقابة على العاملين في منظمات الأعمال سواء ما يتعلق بالتعيين أو التدريب أو الأجور · الرقابة على الموارد المعلوماتية وتشمل الرقابة على جميع ما يرتبط بالمعلومات والبيانات في منظمات الأعمال · الرقابة على الموارد المالية وتشمل الرقابة على جميع ما يتعلق بالجوانب المالية من تدفق نقدي أو التزامات تجاه الغير 11 – ما هو نظام الرقابة الفعال ؟ الهدف الأساسي لنظام الرقابة هو مساعدة المديرين في تأكيد النجاح في النظام الكلي للإدارة من خلال رقابة فاعلة 12 – ما هي خصائص النظام الرقابي الفعال ؟ 1- التكامل أي أن يتكامل نظام الرقابة مع نظام التخطيط ، ويعتبر جعل الرقابة جزءا أساسيا من التخطيط أفضل الطرق لخلق هذا التكامل 2- المرونة ويقصد بها الاستجابة للتغيرات التي تحدث في بيئة الأعمال 3- الدقة أي أنه يجب اتخذ القرارات على أساس معلومات دقيقة لتكون صائبة 4- التوقيت ويعني أن تأتي المعلومات في الوقت المناسب وللجهة المستفيدة منها 5- الموضوعية فالنظام الرقابي الذي يعطي تفاصيل كمية محددة أفضل من الذي يقدم آراء عمومية وصفية وغير محددة كميا.