1- لتسهيل قراءة الرسالة نبدؤها بـ :
- ذكر ما يجب فعله
- عبارات واضحة ومباشرة
- ذكر النتائج المرغوبة
- الإشارة إلى الاجراءات الهامة جدا
2- من فنون اللباقة والكياسة في الاتصالات الهاتفية :
- تصنيف المكالمات والتعامل معها حسب المتصل
- حينما نطلب شخصا هاتفياً نطلب منه التعريف بنفسه
- حينما نستقبل مكالمة هاتفية في المنظمة نعرف بالمنظمة
- حينما نستقبل مكالمة هاتفية في المنظمة نعرف بأنفسنا
3- مراجعة وضوح المضمون يعني :
- التأكد من أن التصميم ركز على النقاط الأساسية
- التأكد من أن الرسالة مصممة على نحو يسعل قراءتها
- التأكد من أن الرسالة ودية ولبقة
- التأكد من أن ما قيل هو المقصود بالضبط