رد: مراجعة....مهارات الاتصال
التقرير المكتوب:
# مميزاته :
1- موثق
2- يعتبر مرجعا و مصدرا توثيقا للمعلومات
3- يمكن الرجوع إليه أكثر من مره أثناء التنفيذ
4- يمكن نقله لأكثر من جهة دون تغيير محتواه
5- قد يعتبر دليلا للموظفين.
# عيوبه:
1- عرضة للتسريب وافتضاح المحتوى في حالة عدم الحرص عليه خصوصا إذا كان يحتوى معلومات سرية .
# شروطه:
1- يجب ان يكون مكتوبا بلغة واضحة و سليمة وخط مقروء.
2- أن يعطى الوقت اللازم لإعداده وتنفيذه .
3- ان يكون شاملا (أن يقدم ما يتوقع منه أن يقدمه).
4- أن يقدم في وقت مناسب.
أهداف التقارير في الإدارة :-
1- معاونة الإدارة في الأداء الوظيفي :
التخطيط:
يبنى على معلومات عن أوجه النشاط المختلفة، ترد إلى الإدارة في شكل تقارير تمثل الانجازات السابقة والإمكانيات المتاحة ووجهات نظر وتوصيات القائمين على الانشطة المختلفة للإدارة، مما يساعد على إصدار خطط موضوعية وعلمية وقابله للتنفيذ و تتوفر لها مقومات النجاح.
الرقابه :
ان جوهر وظيفة الرقابة يمكن في مقارنة الانجاز الفعلي بما كان يجب أن يتم في ضوء الخطة الموضوعة وحسب معايير الأداء المتفق عليها، وحتى تتمكن الإدارة من إجراء هذه المقارنة فانه يلزمها دائما معلومات في شكل تقارير عن الانجازات التي تمت.
2- التوثيق و التسجيل:
تعتبر التقارير وسيلة للتوثيق والتسجيل، فهي تعبر عن نشاط وانجازات وأعمال تمت ونتائج تم التوصل إليها، ومشكلات واجهت العمل وأساليب معالجتها.
3- تبادل المعلومات:
تعتبر التقارير وسيله لتبادل المعلومات بين الوحدات و ألانشطة المختلفة داخل المنشاة، و بالتالي التأثير على خطط و برامج هذه الوحدات بما يكفل تحقيق أهداف المنشاة.
4- توفير معلومات مرجعية :
هناك بعض التقارير التي تتضمن معلوما نحتاج دائما للرجوع إليها.

|