1-اسلوب محدد لتنظيم المعلومات يبسط كيفية ادخالها و تعديلها و استخراجها في صورة ملائمة و مفهومة للمستخدم لمجموعة مشتركة من البيانات المترابطة والمتجانسة منطقيا
قواعد البيانات
نظام ادارة قواعد البيانات
البيانات
المعلومات
2-في هذا النوع من الملفات يتم تخزين سجلات البيانات بشكل متسلسل بنفس ترتيب وصولها للملف سجل بعد سجل. ولاسترجاع البيانات تجري عملية قراءة السجلات من اول سجل الى اخر سجل و بشكل متسلسل لحين الوصول للسجل المطلوب
ملف مضغوط
ملف تتابعي
ملف مفهرس
ملف عشوائي
3-من مشاكل الملفات
مشاركة فعالة بين البرامج المختلفة و ملفات البيانات
سهولة الصيانة اي تعديل لملف يلزم تعديل كافة البرامج الخاصه به
امن سرية المعلومات تكون على نطاق واسع
تكرار البيانات