- ثانياً:تنظيم الرسالة السلبية:
- إن الهدف الرئيس لكل رسالة سلبية هو جعل القارئ يعتبرك عادلا ومعقولا ويستمر صديقا لمنظمتك.
- إن اختيار الأسلوب المباشر أو غير المباشر في تخطيط وتنظيم الرسالة السلبية يتوقف على عدة اعتبارات منها: الغرض من الرسالة والرد المتوقع من القارئ وعلاقتك به وما تتضمنه كل حالة من حقائق ومعلومات.
1) الأسلوب غير المباشر:
يتبع بصورة عامة الأسلوب غير المباشر على النحو التالي:
- الحاجز
- توضيح الظروف وتحليلها
- القرار، صريح مباشر او ضمني، متضمنا اقتراحات مفيدة
- خاتمة/ نهاية إيجابية لطيفة
A. الحاجز أو مخفف الصدمة (Buffer): يمكن بداية الرسالة بأحد الحواجز التالية:
- الموافقة: وافق على شيء ما طلبه القارئ.
- التقدير: وجه الشكر للقارئ موضحا سبب ذلك.
- التوكيد: اكد للقارئ اهتمامك الكبير في النظر بعناية في جميع الحقائق والمعلومات المتوافرة عن المشكلة.
- الثناء: امدح القارئ بسبب اشياء جيدة تتعلق بطلبه او سجله الماضي.
- التعاون: اظهر للقارئ رغبة صادقة في مساعدته.
- انباء سارة: تبدي موافقتك على منح القارئ جانبا من طلبه، اذا امكن ذلك
- التفهم: بين للقارئ انك تتقهمه وتتحسس مشكلته.
لباقة حيادية: ابدأ الرسالة بعبارة لا تعطي معنى محددا ولا تتضمن التزاما