تختلف الاجتماعات التي تتم في المؤسسة عن أي نوع من أنواع الأحاديث والمناقشات الفردية والجماعية بین الأفراد من خلال :

يُعد لها مسبقاً ويكون لها أهداف محددة
يتم الإعداد للاجتماعات قبل انعقادها بفترات زمنية طويلة
يتم إرسال الدعوات للمشاركين في الاجتماع وإعلامهم بموعد ومكان انعقاد الاجتماع


من مبررات عقد الاجتماع :
توزيع المهام والواجبات على الأفراد والتنسيق فيما بينهم
تدريب الأعضاء و زيادة مهارتهم
تنشيط الأفكار والمقترحات والخبرات بين العاملين
حل المشكلات الطارئة و التي تحتاج لمتابعة و نقاش