يعتمد النجاح في مرحلة (أثناء الاجتماع) على :
ما تم فعله في مرحلة ما قبل الاجتماع
مدى تفهم المشاركين لأدوارهم

أهم الإجراءات التي يجب اتخاذها في أثناء الاجتماع :
الافتتاحية
اختيار لجنة للقيام بتسجيل وقائع الجلسة بالاتفاق بين الأعضاء
إتاحة الفرصة للأعضاء للتحدث
عدم تجاوز الوقت المحدد للجلسة
تحديد دور الأعضاء في الاجتماع
تحديد دور المسئول عن إدارة الاجتماع
التقييم



يقع على "- المسئول عن الاجتماع " العبء الأكبر أثناء إدارة الاجتماع


يرى بعض العلماء والباحثين أن نجاح الاجتماعات يعتمد على توافر مجموعة من المهارات منها ما يلي :
مهارة التخطيط للاجتماعات والإعداد لها
مهارات تنظيم الاجتماعات من حيث الموضوع والمكان وطريقة النقاش
مهارة القيادة في المسئولين عن إدارة الجلسات
مهارات إدارة الوقت
مهارات الإنصات والاستماع لكل الأفكار التي يطرحها المشاركون
مهارات التعامل مع الاختلافات الموجودة بين المشاركين في الاتجاهات والأفكار ومكونات الشخصية