المحاضرة الخامسة:

-مكونات العملية الإدارية: التخطيط، التنظيم، القيادة، الرقابة.

-التخطيط: عملية وضع "أهداف" المنظمة وتحديد "الوسائل" اللازمة للوصول إليها.

-الخطة: هو كشف بـ"الأهداف" مع تخصيص "الموارد" اللازمة لها وتحديد "الجدول الزمني" لتنفيذها.

-التخطيط ومكونات العملية الإدارية: هو القاعدة الأساسية التي تستند عليها كافة مكونات العملية الإدارية.

#####

-الهدف: حالة مستقبلية مرغوبة تسعى المنظمة للوصول إليها؛ صياغة الأهداف هي أساس عملية التخطيط.

-أنواع الأهداف التنظيمية: أهداف عامة غير مقاسة Goals (مثل: زيادة المبيعات السنة القادمة)، الأهداف المقاسة والمحددة بفترة زمنية محددة Objectives (مثل: زيادة المبيعات بكمية كذا وبالوقت كذا).

-مستويات الأهداف: رسالة المنظمة (المستوى الأعلى)، الأهداف الاستراتيجية (الإدارة العليا)، الأهداف التكتيكية وهي تجزئة للأهداف الاستراتيجية (الإدارة الوسطى)، الأهداف العملياتية أو التشغيلية (الإدارة الاشرافية أو القاعدية).

-مثال "مستويات الأهداف": صنع إطارات السيارات (رسالة المنظمة)؛ نمو سنوي 5%، تجنب تسريح العمال، خدمة متميزة (أهداف استراتيجية، من الرئيس المدير العام، الإدارة العليا)؛ بيع 900 ألف وحدة بسعر 50 دولار، انتاج 900 ألف وحدة بسعر 30 دولار، الاحتفاظ بسيولة مناسبة (أهداف تكتيكية؛ من مدير التسويق، مدير الانتاج، مدير الشؤون المالية؛ الإدارة الوسطى)؛ بيع 50 ألف وحدة، انتاج 200 ألف وحدة بسعر 27 دولار، اصدار اشعارات التسديد خلال 5 أيام (أهداف تشغيلية، من مدير مبيعات منطقة الرياض، المشرف على وحدة انتاج رقم 7، مسؤول تحصيل الديون؛ الإدارة الإشرافية).

-خصائص الأهداف: قابلة للقياس الكمي ومحددة بشكل دقيق (مثل: زيادة المبيعات بـ12%)، أن تغطي المجالات الرئيسية للعمل، تثير التحدي لكن بواقعية، محددة بفترة زمنية للانجاز، مرتبطة بالمكافآت (ربط إنجاز الأهداف بمكافآت ملائمة للعاملين).

-مجالات الأهداف (حسب Drucker): الموقف في السوق (تجاه المنافسين)، الابداع، الانتاجية، الموارد المادية والمالية، الربحية، المسؤولية الاجتماعية (ليست فقط للأرباح)، التكنولوجيا.

#####

-مراحل العملية التخطيطية: تحديد الأهداف (الحالة المستقبلية المرغوبة)، تحديد الموقف(الحالة) الحالي للمنظمة، تحديد الافتراضات لتحقيق الهدف، تحليل واختيار أفضل البدائل لتحقيق الهدف، تنفيذ الخطة وتقييم النتائج.

-فوائد التخطيط: الشرعية (يعطي الشرعية للمنظمة تجاه الأفراد العاملين وتجاه السوق)، تحسين تركيز المنظمة ومرونتها (التكيف مع بيئة المنظمة)، دليل للتصرف وتوجيه المنظمة نحو الأفعال والتنفيذ (تحديد الأولويات)، تحسين التنسيق (يحدد أهداف الأقسام وفرق العمل ويرشد القرارات)، تحسين إدارة الوقت، تحسين عملية الرقابة (تحسين الإنحرافات إن وجدت).

-أنواع الخطط (حسب مستوى الشمولية والتفصيل): استراتيجية، تكتيكية، تشغيلية.

-أنواع الخطط (حسب المدى الزمني): بعيدة المدى (أكثر من 3 سنوات)، متوسطة المدى (من سنة إلى 3 سنوات)، قصيرة المدى (أقل من سنة).

-أنواع الخطط (حسب الاستخدام): الخطط القائمة (السياسات، الاجراءات، القواعد)، الخطط أحادية الاستخدام (البرامج، المشاريع)، الموازنة (الموازنة الثابتة، الموازنة المرنة).

-أنواع "أخرى" من الخطط: الخطة الموقفية (خيارات بديلة في حال أن الخطط الموضوعة كانت عديمة الجدوى)، خطة لأحداث طارئة (لتجنب ضرر مستقبلي محتمل)، خطة طوارئ (مثل: حريق، سرقة)، خطة لإدارة الأزمات (تسمم غذائي لمستهلكين بسبب منتج).

-أدوات وأساليب التخطيط: التنبؤ (تقدير حصول أحداث مستقبلية بالاعتماد على بيانات تاريخية وتجارب سابقة)، كتابة السيناريوهات (تحديد خيارات مستقبلية متعددة وخطط تعامل مع كل خيار)، المقارنة المرجعية (استخدام مؤشرات أفضل أداء ومقارنته مع أداء المنظمة)، استخدام الكوادر التخطيطية، المشاركة والاندماج (مشاركة جميع العاملين المحتمل أن يؤثروا بالعملية التخطيطية).

#####

انتهت المحاضرة الخامسة.