المحاضرة الرابعة عشر





التقريرهو تصور لموقف اجتماعي أو اقتصادي أو ثقافي، وعادة يهتم بتوضيح الايجابيات والسلبيات المتعلقة


بالمواقف



التقرير هو نشاط تستطيع أن تمارسه وهو مجال من مجالات التفكير لعرض وجهة نظرك وأفكارك للآخرين



التقرير وسيلة من وسائل الاتصال الفعال في منشات الأعمال بين المستويات الإدارية المختلفة



التقرير هوعرض مكتوب لمجموعه من الحقائق الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة



التقرق هو حقائق خاصة بمشكلة معينه، تعرض عرضاً تحليلياً، بطريقه مبسطه



الهدف من التقريرإعلام الغير بأمر من الأمور وتحريك سلوك الآخرين عن طريق إقناعهم بشيء وعرض نتائج بحث أو دراسة لموضوع معين أو مشكله مهمة




ويختلف التقرير باختلاف الهدف منه



أهداف تحققها التقارير


التخطيط ويبنى على معلومات عن أوجه النشاط المختلفة



الرقابة أن جوهر وظيفة الرقابة يكمن في مقارنة الانجاز الفعلي



التوجيه والإشراف لا يستطيع الرئيس أو المسئول أن يمارس وظيفة التوجيه والإشراف دون الحصول على


معلومات عن سير العمل



المتابعة و التقييم


التوثيق والتسجيل


تبادل المعلومات


معلومات مرجعية




فوائد استعمال التقاريرإجراء تغيير في الإجراءات والسياسات وفلسفه المؤسسة والتنبوء بالحاجات ومقارنة الانجاز بمعايير الأداءوتخفيض التكاليف



أنواع التقارير


حسب موضوعاتها إخبارية وتحليلية وسنوية ومالية وتقارير دورية وتقارير إحصائية وتقارير إدارية



تقارير حسب درجتها وشكلها رسمية أو غير رسمية



تقارير حسب صورتها النهائية تقارير شفهية ومكتوبة



التقارير حسب الجهة الصادرة إليها ومنهاتقارير داخلية وخارجية







من ناحية الزمنتقارير دورية:وهي التي تغطي فترات زمنية ثابتة وتقارير غير دورية في اوقاتها غير محدده



من ناحية الهدفمنها تقارير متابعة وتكون مرتبطة بخطه موضوعة أو برنامج وتقارير معلومات: وهي التقارير التي تنقل معلومات



تقارير الدراسات وتقارير تقييم الأداء



من ناحية المحتوى تقارير مالية ومحاسبية وتقارير والأنشطة وتقارير الأفراد




من ناحية الشكل تقارير وصفيه وتقارير سابقة التصميم




من ناحية التوجيه تقارير داخلية و خارجية




خصائص التقرير الجيد:


1. يحتوي على المعلومات اللازمة منظَّمومقسم إلى أقسام بحيث


2. طويل / قصير بالقدرالكافي والمعتاد في المؤسسة


3. لايحتوي على تفاصيل لا علاقة لها بالموضوع


4. مُوَضَّح بتاريخ إعداد التقرير والجهة التي أعدته


5. يستخدم الوسائل التوضيحية المناسبة والمقبولة في المؤسسة


6. مكتوب بأسلوب واضح وبلُغَةٍ سليمة ومفهومة


7. مكتوب بأمانة




خطوات اعدادالتقارير


الشعور بالمشكلة وتحديدها وتحليلها



تحديد هدف التقرير وهيكله العام ويحقق



تنظيم البيانات والمعلومات وتحليلها




ولابد من تحديد مصادر البيانات طرق جمعها وتنظيمها وترتيبهاالعرض البياني للمعلومات



وتفسير البيانات وتحليلها ثم كتابة التقرير وتحديد طريقة العرض




عند كتابة التقرير يجب ان يكون العنوان واضحاً ومحققاً لهدف التقرير عرض المعلومات بصورة متسلسلةوبيان النتائج التي تم التوصل إليها والمقترحات المقدمة وكتابة التقرير وتحديد طريقة عرضه




نصائح للتقرير الفعال


1. أن يكون كاملا، دقيقا وصادقا


2. أن يكون مختصرا وبسيطا


3. أن يكون موضوعياً


4. له بداية ووسط ونهاية


5. له ترتيب وتتابع منطقي وتقسيم وترقيم الأجزاء


6. أن يكتب بلغة واضحة ومباشره


7. أن يقدم في الوقت المطلوب


8. استخدام الإيضاحات البيانية


9. أن تكون له خلاصه تعبر عن معطيات التقرير


10-خاليا من الأخطاء


النهاية