الثالثه بشكل سريع
- تنظيم المشروع: هو تصميم البناء التنظيمي الداخلي للمشروع عن طريق توزيع الواجبات والمسؤليات والسلطات على العاملين بالمشروع وتحديد القواعد والاصول واجراءات العمل الرسميه بتحقيق افضل صيغه للوصول للاهداف بطريقه كفوة وفعاله.
- الاشكال التنظيميه للمشروع: - المشروع كجزء من التنظيم الوظيفي- تنظيم المشروع المستقل- تنظيم المصفوفه.
- المشروع كجزء من التنظيم الوظيفي: يكون المشروع تابع لاحد الاقسام الوظيفيه الاساسيه بالشركة – تنفيذه على القسم الذي يكون اكثر تخصص في طبيعه المشروع المطروح للتنفيذ.
- ايجابيات ان يكون المشروع جزء من التنظيم الوظيفي: -مرونة عاليه باستخدام العاملين- الانتفاع من الخبرات الضروريه في اكثر من مشروع- سهوله تبادل الخبرات والمعرفه بين الخبراء لانهم في نفس القسم- تطوير المسار الوظيفي للافراد من خلال وظائفهم داخل القسم.
- السلبيات: -المشروع لايكون محور الاهتمام وبؤرة التركيز لان العاملين لديهم مسؤليات اخرى- حصول تشويش في الادوار وفي تحمل المسؤليات بسبب عدم وجود شخص واحد مسؤل بكل المشروع- تباطئ في الاستجابه بمتطلبات العميل بسبب وجود مستويات اداريه متعدده تؤدي لمشاكل باتخاذ القرار- ضعف التحفيز لاسباب تنظيميه- عدم صلاحية هذا الشكل للمشاريع الضخمه.
- تنظيم المشروع المستقل: يكون المشروع منفصل عن بقية اقسام المنظمة وبشكل وحده مستقله بطاقم فني واداري مستقل مرتبط بالمنظمة الام فقط عبر التقارير الدوريه وعن طريق مدير المشروع- تتفاوت درجة الاستقلاليه من مشروع لاخر من المجال المالي والاداري والمحاسبي.
- ايجابيات المشروع المستقل: - لمدير المشروع السلطه الكامله عالمشروع- جميع افراد المشروع مسؤلون مباشرة امام مدير المشروع –عمليه اتصال اسرع- خبره مستمرة للعاملين في نفس النوع للمشاريع- تكوين هوية قويه لفريق المشروع- وجود سلطة مركزيه على مستوى المشروع فيعزز القدرة على اتخاذ قرارات سريعه- الهياكل بسيطه ومرنه مما يسهل الاستجابه للمتغيرات البيءيه الداخليه والخارجيه.
- السلبيات: - ازدواجية وظائف الدعم في حال تقديم الدعم لعدة مشاريع في فترة زمنيه واحده- تخزين المستلزمات: بهدف ضمان المشروع يحتاج المدير الى الاحتفاظ بالخبرات والافراد والمعدات مما يؤدي لتجميد هذه الطاقات- بعض الاحيان لايستطيع مدير المشروع المستقل الاستفادة من الخبرات المتوفره على مستوى الام- تحدث صراعات بين افراد المشروع المشروع المستقل وافراد المنظمة الام بسبب الامتيازات فتعيق تحقيق الاهداف- وجود قلق بين اعضاء فريق المشروع بسبب الخوف من مستقبلهم الوظيفي بعد المشروع.
- انوواع تنظيم المصفوفه:
- 1- المصفوفه القويه: وتسمى مصفوفه المشروع- وتكون خصائصها اقرب للمشروع المستقل مع بقاء العلاقه مع المنظمة الام(القوة والسلطة اكبر بيد مدير المشروع) 2- المصفوفه الوظيفيه: تسمى المصفوفه الضعيفه خصائصها اقرب للمشروع الوظيفي ويتمتع بجزء من استقلاليه المشروع المستقل(تكون القوة والسلطه بيد المدير الوظيفي) 3- المصفوفه المتوازنة: خصائصها تقع بين النوعين السابقين(الصراع شديد بين الطرفين).
- مزايا تنظيم المصفوفه: -يكون المشروع هو نقطة التركيز بسبب وجود مدير متفرغ للمشروع والافراد يعملون تحت مسؤليته لتحقيق الاهداف- متاح له استخدام مخزن الخبرات والكفاءات الموجود على مستوى الاقسام الوظيفيه- العاملين يتم انتدابهم من وظائفهم للمشروع فانهم اقل احساس بالقلق على مستقبلهم بعد المشروع – يساعد في تحقيق وحده الهدف وتقليل الصراعات.
- السلبيات: وجود مشكلة توازن القوى بين مدير المشروع والمدير الوظيفي- تثير عمليه تحريك الموارد من مشروع لاخر بعض الصراعات السياسيه الداخليه بالشركه لان كل مدير يريد الاستحواذ على الموارد لتحقيق اهداف خاصه بالمشروع- يؤدي هذا النوع من التنظيم الى وجود مشاكل في مبدأ وحده القياده بسبب تشتت العاملين بين اوامر المدير الوظيفي واوامر مدير المشروع.
- اختيار الصيغه التنظيميه للمشروع: لايوجد صيغه يمكن اعتبارها الامثل لاختيار الشكل التنظيمي للمشروع لان ذلك يعتمد على عده عناصر مثل: طبيعه المشروع والتوجه الثقافي للمنظمة الام والموارد المتاحه.
- عدد من المعايير يمكن الاعتماد عليها لاختيار الشكل التنظيمي: - تعريف المشروع عن طريق صياغه الاهداف التي تحدد نوع المخرجات المرغوبه- تحديد المهام الاساسيه االمرتبطه بكل هدف وتحديد الاقسام الوظيفيه في المنظمة الام التي تصلح لانجاز هذه المهام- ترتيب المهام حسب تتابع التنفيذ وتجزئتها لحزم عمل – تحديد الوحدات التي ستقوم باداء حزم العمل في المنظمة الام وتحديد الوحدات التي ستعمل معها- اعداد قائمة الخصائص المميزة والاقتراحات المتعلقه بالمشروع مثل مستوى التقنيه المطلوب وطول مدة المشروع وحجم المشروع والمشاكل المتوقع تواجه المشروع.